Reorganisatie? Zo vindt u draagvlak

31 augustus 2011 31-08-2011 3,5 minuten

Kosten besparen is nooit leuk, maar in economisch slechte tijden bijna onvermijdelijk. Zo vertelt u het uw medewerkers.

Drie jaar na de het instorten van de financiële sector zit de Europese economie opnieuw in het slop. De regeringen van de eurolanden slagen er maar niet in de schuldencrisis effectief aan te pakken. De Europese toezichthouder waarschuwt dat diverse Europese banken over te weinig kapitaal beschikken om economische klappen te kunnen opvangen. De beurs keldert en het vertrouwen van producenten en consumenten daalt.

'Of we te maken krijgen met een dubbele dip is niet te voorspellen, maar de onzekerheid over de economie heeft grote invloed op het bedrijfsleven', zegt William Koot, partner bij KPMG Advisory. Hij merkt de laatste maanden bij zijn klanten dat bedrijven afwachtend zijn. 'Veel klanten hebben er last van dat afnemers terughoudender worden. Iedereen is in onzekerheid'. Koot heeft nog niet gezien dat bedrijven nu al gaan reorganiseren, maar sluit niet uit dat dat deze herfst wel degelijk gaat gebeuren. 'Het eerste wat bedrijven doen is uitgaven bevriezen. Er wordt geen personeel meer geworven en sociale events worden uitgesteld. Maar er is sinds de crisis van 2008 weinig vet meer op de botten. De kosten zijn toen al ver teruggebracht, dus de kaasschaaf hanteren is veelal geen oplossing meer. Als er dit najaar maatregelen moeten worden genomen, zal dat in veel gevallen neerkomen op een (beperkte) reorganisatie.'

September wordt volgens Koot een spannende maand. 'Dan zijn managers terug van vakantie en worden de budgetten voor 2012 gemaakt. In 2008 begonnen de problemen ook in het najaar. In september werd de balans opgemaakt, en vanaf oktober werden maatregelen genomen.'

Duidelijkheid en transparantie

Voor managers die deze herfst slecht nieuws te melden hebben aan het personeel heeft Koot een aantal adviezen. 'Duidelijkheid en transparantie zijn het allerbelangrijkst. Vertel eerlijk hoe het ervoor staat. Medewerkers slikken geen halve waarheden. Ze verwachten openheid, anders verlies je het vertrouwen.' Dat de crisis in heel Europa woedt en algemeen bekend is, maakt de communicatie misschien iets gemakkelijker. 'De boodschap is makkelijker te brengen als het met andere bedrijven ook slecht gaat. Mensen zien zelf ook wel dat het een moeilijke tijd is.'

Beperk onzekerheid

Op het moment dat wordt vastgesteld dat een bedrijf of een afdeling moet reorganiseren is vaak nog lang niet alles duidelijk. Misschien is er zelfs alleen een financiële doelstelling. Het is dan onmogelijk om alle plannen en gevolgen aan het personeel uit te leggen. Volgens Koot is het zaak om zo snel mogelijk informatie te geven, zelfs als u zelf nog niet alle details kent. 'Noem alvast het bedrag waarvoor gesneden moet worden, ook al weet je nog niet hoe dat gaat gebeuren. Laat leidinggevenden maar ook medewerkers meedenken over maatregelen. Dat heeft niet alleen een psychologisch effect, maar mensen blijken ook echt bereid te zijn om bij te dragen aan een oplossing.'

Belangrijk is ook om de periode van onzekerheid zo kort mogelijk te houden. Niet alle belanghebbenden (aandeelhouders, medewerkers, klanten) kunnen tegelijk worden geïnformeerd. De directie en eventuele aandeelhouders horen het nieuws als eerste, daarna volgen vakbonden en ondernemingsraad, dan het management en de medewerkers en tot slot klanten en eventueel de pers. Zorg ervoor dat die groepen snel na elkaar op de hoogte worden gebracht. Vaak is het noodzakelijk met de groepen die het eerst aan de beurt zijn een embargo af te spreken, zodat het nieuws niet voortijdig gaat rondzingen. Koot: 'Grote bedrijven moeten een communicatieplan opstellen, als er een reorganisatie aankomt.'

Moment kiezen

Koot adviseert om medewerkers altijd mondeling te informeren over ingrijpende maatregelen. 'E-mail is onpersoonlijk, en maakt het verwoorden van de boodschap lastig. Bovendien willen mensen over de maatregelen praten. Als daar geen gelegenheid voor is krijg je een ongekanaliseerde discussie. Tijdens een bijeenkomst kun je ook ingaan op (boze) reacties. Geef mensen de gelegenheid hun frustratie te uiten, maar hou het wel binnen de perken.'

Vaak wordt gekozen voor een dag midden in de week om belangrijk nieuws te brengen. Dan hoeven medewerkers de vervelende boodschap niet 'mee het weekend in te nemen.' Maar volgens Koot is de keuze voor een bepaalde dag meestal pragmatisch bepaald. 'Je kijkt wanneer de meeste mensen aanwezig zijn. Maar ook de beursgevoeligheid van de informatie kan een rol spelen.'

Noodzaak helder maken

Als u een bezuinigingsronde of reorganisatie aan uw medewerkers moet uitleggen, is het belangrijk om de noodzaak duidelijk te maken. 'Laat zien waar de pijn zit', zegt Koot. 'Zijn de prijzen gedaald? Zijn er minder orders? Rijzen de kosten de pan uit?' Dan is het voor mensen beter te begrijpen en te accepteren dat pijnlijke maatregelen onvermijdbaar zijn.

Bij het brengen van een slechte boodschap hoort ook het bieden van perspectief. Misschien is de schade te beperken, of worden er op termijn betere tijden verwacht. 'Maar wees daar wel voorzichtig mee. Als je morgen opnieuw moet zeggen dat het slecht gaat, verlies je je geloofwaardigheid.'