Leden van wereldwijde ‘virtuele teams’ werken nog wel eens langs elkaar heen of de verkeerde kant op. Raymond Opdenakker bedacht een model om zo’n team toch op koers te houden.
Wat is het probleem?
“In en tussen organisaties wordt steeds meer gewerkt met virtuele teams, waarvan de leden zich op grote geografische afstand van elkaar bevinden. Zo’n team communiceert met alle moderne middelen, maar amper face-to-face. Voor managers blijkt het moeilijk om zulke onzichtbare medewerkers aan te sturen. Miscommunicatie en gebrek aan onderlinge coördinatie kunnen leiden tot een verminderde effectiviteit.”
Wat kunnen we eraan doen?
“Ik heb gekeken hoe je in zo’n virtueel team strategisch momentum tot stand brengt, een soort vliegwieleffect, dat ervoor zorgt dat de mensen van het team dusdanig gemotiveerd zijn dat ze net zo lang blijven doorgaan tot het doel bereikt is. Het blijkt dat mensen vooral moeten weten wat de doelen zijn en hoe ze bereikt kunnen worden. Ze moeten bovendien de middelen hebben die nodig zijn om de doelen te bereiken én de bevoegdheid om die naar eigen inzicht in te zetten.”
Dat lijken, met alle respect, voor de hand liggende voorwaarden.
“In de praktijk is dat helaas niet zo. Onderdelen van een team begrijpen elkaar niet of werken zonder het van elkaar te weten aan verschillende dingen. Je kunt dat voorkomen door ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk teamleden betrokken zijn bij de totstandkoming van het projectvoorstel. En je moet de verschillen in de culturele en professionele achtergronden van de leden zo klein mogelijk houden.”
Strategisch momentum, vliegwieleffect, dat klinkt abstract. Waarom denkt u dat uw model werkt?
“Het is juist heel concreet. Het model zegt tegen managers: luister, als jullie effectief willen werken met virtuele teams, is het zaak dat verschillen in achtergrond worden weggewerkt en dat er niet één dominante figuur is die zijn zin doordrijft. Bij aanvang van een project zorg je voor een face-to-face meeting, zodat de teamleden van elkaar weten wie ze zijn en wat ze aan elkaar hebben. En tijdens een project zorg je voor feedback, zodat mensen tijdig weten of ze al dan niet goed bezig zijn. Dat zijn allemaal concrete tips die de kans op effectievere virtuele teams kunnen vergroten.”
Raymond Opdenakker promoveert hierop op 11 april aan de TU Eindhoven.
> Dit artikel is afkomstig uit MT Magazine. Klik hier om het magazine online te bestellen.
