Antonio Nieto-Rodriguez is dé wereldwijde expert op het gebied van projectmanagement. Hij heeft er zo’n 25.000 bestudeerd, en schreef er vorig jaar nog een handboek over voor HBR. Dat hij de chief operation officer nu voor dood verklaart, is best wel opmerkelijk.
Om te begrijpen waarom hij er zo over denkt, eerst een stukje geschiedenis van zijn hand. ‘We zijn allemaal opgegroeid in een wereld waar het runnen van een bedrijf, de operations, het belangrijkste was. De meeste organisaties hebben geleerd om succesvol te zijn door te focussen op efficiëntie, volume en kosten.’
‘Projecten waren nice to have, een optie, alleen belangrijk voor de projectmanagers, de rest van het bedrijf kon het niets schelen. Maar we zijn veel beter geworden in produceren, we lieten van alles maken in China, en dus waren er voor operations minder mensen nodig.
De revolutie in bedrijven
De operations managers raakten daardoor gefrustreerd, en om de tijd te doden werden ze op projecten gezet. Ze gaan van een paar naar heel veel projecten naast hun dagelijkse werk. Vandaag weten de meeste ceo’s niet eens meer hoeveel projecten ze in hun organisatie hebben lopen. Ze hebben meer projecten dan werknemers.’
De gig economy speelt zich af binnen bedrijven: je bent nu een Uber-chauffeur
Dat is in een notendop de evolutie, laat Nieto-Rodriguez zijn publiek op de Deense Presidents Summit weten. Op naar de disruptie: artificiële intelligentie en robots veranderen de manier waarop we ons werk uitvoeren. ‘Operations wordt volledig van de kaart geveegd, maar ook experts in finance en marketing zijn niet langer nodig, omdat AI dit werk kan doen.’ Die mensen gaan… juist, ook naar projecten.
En zo komen we bij zijn projectrevolutie: de gig economy speelt zich af binnen bedrijven. ‘Je bent nu allemaal Uber-chauffeurs geworden. Je beweegt je door de organisatie op basis van waar ze je nodig hebben in projecten. Je hebt ook geen functiebeschrijving meer, want je verhuist toch elke zes maanden naar je volgende opdracht.’
De toekomst van werk is projecten
Projecten waren vroeger tijdelijk, maar nu worden ze permanent. Operations houden je organisatie nog wel even boven water, maar verandering is de constante. Anticiperen, managen en die verandering aansturen, zijn nu de focus geworden. De toekomst van werk is projecten, zorg dus dat je die goed managet, geeft hij mee.
Niemand is zo slecht in projecten als executives en ceo’s
De visie is geschetst, maar zijn we hier al klaar voor? Nee, zegt Nieto-Rodriguez. De uitdaging is dat iedereen getraind moet worden op het werken in projecten, ook en vooral de C-suite. ‘Niemand is zo slecht voorbereid op het managen van projecten, het coördineren en de sponsoring als executives en ceo’s. Ze hebben er geen idee van hoe het werkt.’
Organisaties zijn bovendien enorm slecht in projecten, weet de expert. ‘Bijna 70 procent van de projecten faalt en dat is enorm slecht. Stel je voor dat in een ziekenhuis zo’n 70 procent van de patiënten doodgaat, of dat 70 procent van de vliegtuigen crasht.’
Falen gegarandeerd
Om te slagen in een wereld die gerund wordt door efficiëntie, moet je je bedrijf op een bepaalde manier inrichten. De meest gebruikelijke hiervoor is command & control. En dat is nu net het probleem, volgens Nieto-Rodriguez.
‘Je kan geen projecten runnen in hiërarchieën, dat werkt niet. Je kan geen verandering of transformatie voor elkaar krijgen in silo’s. Dat zijn we nu al meer dan twintig jaar aan het proberen. Als je een grote digitale transformatie in een hiërarchie wil leiden, dan is falen gegarandeerd, honderd procent.’
Dé manier om uit te zoeken of een project gaat werken? Vraag om vrijwilligers
Wat heb je dan wel nodig in een wereld die gedomineerd wordt door veranderingen? Een cultuur van ondernemerschap, van samenwerking. Het gaat niet over kosten, maar over innovatie, experimenteren en constante transformatie.
Sneller waarde creëren
De vereisten van een project zijn daarmee ook veranderd, geeft hij aan. Een bedrijf kan het zich niet permitteren om jaren te wachten totdat een project iets op begint te leveren. ‘De uitdaging is sneller waarde creëren.’
Aan leiders de taak om de juiste projecten te selecteren. Daar heb je geen business case voor nodig, zegt Nieto-Rodriguez. ‘Heb je ooit een business case gezien die er niet geweldig uitzag? Is er ook een andere manier om uit te zoeken of een project gaat werken? Jazeker, vraag om vrijwilligers.’
Met purpose creëer je betrokkenheid, maar je moet die ook waarmaken
‘Vraag in je bedrijf wie wil deelnemen aan je project. Als mensen zich vrijwillig aanmelden, dan is dat een goed teken. Je mensen zien de waarde ervan in, ze geloven dat dit project een gamechanger wordt. Wat gebeurt er als niemand zich vrijwillig meldt? Dan weet je genoeg, begin er niet aan, verspil je tijd niet.’
Een canvas voor projecten
Denk nu niet meteen aan gecompliceerde toestanden voor het managen van projecten, stelt Nieto-Rodriguez gerust. Hij heeft hiervoor een projectcanvas ontwikkeld, dat je voor elk project kan toepassen, bij het selecteren en bij het opvolgen ervan.
Je vindt een eenvoudige versie in zijn artikel op HBR, of de uitgebreidere versie op zijn website. De onderliggende basis van alle projecten: purpose, investeringen en opbrengsten.
‘De purpose is het belangrijkste, want daarmee creëer je betrokkenheid voor je project. Je moet niet alleen een doel hebben, maar ook een plan om dat doel waar te maken. Dat is waar mensen enthousiast van worden.
Zoals het bekende verhaal van de conciërge van NASA die de vloer dweilen, zag als zijn bijdrage om de eerste mens op de maan te zetten. Wat zijn de projecten in jouw organisatie waar de mensen trots op zijn? Waar spreek je zelf over bij vrienden of familie? Dat is waar het om gaat.’
