Verzuim is een bekend probleem in de meeste organisaties. Een kostbaar probleem. Daarom volgde MT de cursus Ziekte en Verzuim. Hier vindt u een beknopte beschrijving en de belangrijkste praktische leerpunten op een rij.
"Ziekte overkomt je", zegt Christine Slootweg. "Maar verzuim is een keuze." De trainer laat er dan ook geen misverstand over bestaan: verzuim moet en kunt u aanpakken. Logisch, want volgens een simpele berekening kost een medewerker die verzuimt elke dag 2,5 keer het brutodagsalaris. Denk aan: doorbetaling, onderbroken werkzaamheden, vervanging en gedupeerde klanten.
Morele dilemma's
Maar voordat we het gedrag van de ongeoorloofde thuiszitters leren beïnvloeden, krijgen we inzicht in ons eigen verzuimbeleid en buigen we het hoofd over enkele morele dilemma's: hoe krijg je vat op het hoge ziekteverzuim in de buitendienst of productie? Hoe ga je om met ‘randgevallen', zoals rouwende medewerkers?
Beterschap
Verschillende verzuimgesprekken komen voorbij. De telefonische ziekmelding bijvoorbeeld. Tring! "Met Christine. Ik kan écht niet komen vandaag." "O, wat is er aan de hand?" "Ja, het is een heel zwaar gevoel." "Kun je dat wat preciezer omschrijven?" "Nou, dat is lastig." Stilte. "Uhm, hoe lang gaat het duren, denk je?" "Ik hóóp dat ik er morgen weer ben." "Laten we afspreken dat we eind van de middag nog een keer bellen." "O, oké." En nóóit vergeten: "Beterschap." Hierna volgen diverse andere gesprekken, gerelateerd aan de dilemma's die de cursisten – p&o'ers en lijnmanagers – zelf ondervinden.
De volgende tien leerpunten tekenen we voor u op:
1. Zorg om te beginnen voor een goed registratiesysteem. Heeft u dat niet? Begin daar dan nu mee of schraap de losse gegevens die u wel bezit bij elkaar. Zo krijgt u een goed inzicht in het verzuim op de verschillende afdelingen en de bijbehorende kosten. Handig om uw hogere baas van de ernst van de zaak te overtuigen.
2. Maak werk van een integraal verzuimbeleid en draag dat ook uit naar uw medewerkers. Maak duidelijk welk gedrag wel of niet acceptabel is en hoe iemand zich ziek moet melden. De rolverdeling evenals een goed contact tussen personeelsfunctionaris/adviseur (als die er is) en de direct leidinggevende is van belang.
3. Selecteer een goede bedrijfsarts. Er zijn artsen die meer richting de kant van de werknemer neigen. Dat moet u natuurlijk niet hebben. Kies voor een bedrijfsarts die past bij de waarden die uw bedrijf uitdraagt, om te voorkomen dat mensen te makkelijk thuis op de bank blijven zitten.
4. Maak de verzuimdrempel niet te laag. Laat mensen zich niet gemakkelijk ziekmelden bij de receptioniste, maar verplicht ze te bellen naar de direct leidinggevende. Verbied ook dat de partner of moeder van de zieke het telefoontje mag plegen. Verder is dit niet het moment om lastige vragen op de medewerker af te vuren. Stel wel voor om aan het eind van de dag nog een keer contact te hebben over een eventuele terugkeer de volgende dag. Zo houdt u de medewerker betrokken bij de organisatie, laat u zien dat hij of zij gemist wordt en zal hij of zij minder makkelijk er nog een dagje aan vastplakken.
5. Spreek iemand vanaf het eerste moment aan op zijn verantwoordelijkheden, door te vragen welk werk overgedragen moet worden. "Vraag of hij of zij zelf afspraken kan verzetten en welke werkzaamheden haast hebben. Zo voorkom je dat er een ouder-kindrelatie ontstaat en houd je de medewerker betrokken bij de organisatie."
6. In het verlengde daarvan: maak de hersteldrempel niet te hoog. Wees niet betuttelend en houd de medewerker gedurende het verzuim betrokken. Dat maakt het makkelijker en leuker voor de medewerker om terug te keren. Er zijn bedrijven waar men echt moeite moet doen om weer te beginnen. Onschuldige opmerkingen als ‘blijf nog maar lekker een dagje thuis' of ‘zou je al wel weer beginnen?' maken het makkelijk de verzuimperiode nog wat op te rekken.
7. Is de werknemer weer terug? Vraag een verzuimgesprek aan en begin altijd met de feiten. "Dat doe je niet als de medewerker zich 's ochtends ziek meldt, maar als hij terugkomt", licht Sloot weg toe. "Vraag een gesprek aan en leg een uitdraai van de frequentie van het verzuim op zijn of haar bureau." Zoek daarin ook naar patronen: is een medewerker vaak op maandag ziek na een ‘zwaar weekend' of tijdens schoolvakanties? Confronteren dus.
8. Vraag in het gesprek goed door. Neem vooral niet te snel genoegen met een antwoord als: "Ik kan niet werken, want ik heb hoofdpijn". Vraag dan: "Ja, maar waaróm kun je dan niet werken?" Er zijn namelijk ook mensen die wel gaan werken met hoofdpijn. Zo kunt u een eventuele dieperliggende oorzaak achterhalen en wegnemen. Misschien heeft de medewerker een serieus motivatieprobleem of ligt het aan iets heel simpels: te veel tegenlicht op de werkplek.
9. Kijk niet naar de beperkingen, maar naar de mogelijkheden. Heeft een werknemer zijn enkelbanden gescheurd? Dan kan hij best vanuit huis telefoontjes plegen en zijn e-mail of administratieve zaken afhandelen. Faciliteer daarin, door bijvoorbeeld documenten langs te brengen of de medewerker met een taxi te laten ophalen.
10. Tot slot: bovenstaande punten klinken misschien controlerend en negatief, maar zo is het niet bedoeld. ‘Hard op inhoud, zacht op relatie', is Slootwegs motto. "Toon compassie. Wens een werknemer altijd beterschap, want dat is wat je uiteindelijk wilt. Uiteindelijk zijn zowel werkgever als werknemer gelukkiger zonder verzuim."
Praktische info
Cursus: Ziekte en Verzuim
Organisatie: Kluwer
Waar: Utrecht
Duur: 1 dag
Kosten: € 525
Benieuwd naar de praktijk? Klik dan hier verder naar het artikel ‘Voorbeeld: verzuimaanpak bij Nuon'.
