Honderden sporters beulen zich dagelijks af om in augustus op de Olympische Spelen in China in topvorm te zijn. Ook buiten de arena wordt hard gewerkt. Het tiende en laatste deel van ‘Managers op weg naar Beijing': Renate Deken en Bernadette Tilman van Randstad.
Bij Randstad Nederland is vier op de vijf werknemers vrouw. Het is dan ook niet vreemd in de slotaflevering van deze serie twee vrouwen tegelijk aan het woord komen: Bernadette Tilman en Renate Deken. Zij zijn, met respectievelijk twintig en dertien dienstjaren, niet alleen twee Randstadters in hart en nieren maar ook de ‘grand ladies' van het Nederlands Olympisch Team. Of beter, van de Partners in Sport, de zes grote bedrijven die het NOC*NSF financieel én inhoudelijk ondersteunen. Van dit sextet, dat naast Randstad bestaat uit NS, Unilever, De Lotto, DSM en Ernst & Young, is de uitzendgigant het langst aan onze nationale sportkoepel verbonden. Om precies te zijn sinds 1997. Randstad had het jaar ervoor letterlijk en figuurlijk het olympisch vuur gezien door de sponsoring van het Amerikaanse dochterbedrijf van het plaatselijke organisatiecomité van de Olympische Spelen van Atlanta.
In die Amerikaanse stad was Bernadette Tilman voor het eerst met een groep Nederlandse klanten aanwezig bij het grootste sportevenement ter wereld. De 45-jarige Tilman is als manager business events binnen Randstad Nederland verantwoordelijk voor alle hospitality- en relatiemarketingactiviteiten. Beijing wordt haar zevende achtereenvolgende olympische optreden. Renate Deken maakte haar olympische debuut in 2000, toen zij in Sydney als vrijwilliger werkte in het Holland Heineken House. Voor de befaamde Oranje-basis kreeg zij vier jaar later in Athene – als Randstads manager corporate recruitment – officieel de HR-portefeuille toegewezen. Hiermee nam de 37-jarige Deken het stokje over van Tilman, die sinds de winterspelen van Nagano in 1998 op informele wijze het personeelsbeleid voor het Holland Heineken House vorm had gegeven.
Renate, vanwaar die omslag van informeel naar officieel?
"NOC*NSF en Heineken vonden een serieus personeelsbeleid passen bij het Holland Heineken House, dat in de loop der jaren steeds groter, professioneler én populairder is geworden. En ze hebben gelijk gehad, het is echt onmogelijk om deze klus er nog even bij te doen. Voor Beijing hebben zich bijvoorbeeld 3300 mensen als vrijwilliger aangemeld. Toen we met de officiële wervingscampagne begonnen, waren er al 800 reacties binnen. Ik heb zelfs al de eerste aanmelding voor Londen 2012 ontvangen…"
En zo raakte jij een belangrijke taak kwijt, Bernadette?
"Ja, maar dat vond ik geen probleem. Ik heb mijn handen meer dan vol aan de voorbereiding en uitvoering van de bezoeken die wij met onze belangrijkste relaties brengen aan de Olympische Spelen. We proberen, als metafoor voor onze dienstverlening, elke keer te zorgen voor een kwalitatief hoogwaardig programma. Zo'n olympische reis is een soort van showcase waarbij onze gasten het gevoel moeten krijgen van ‘als dit de wijze is waarop Randstad dingen aanpakt en met mensen omgaat, dan zal het op zo'n vestiging ook wel in orde zijn'."
Dan moeten jullie wel zorgen dat alles perfect in orde is. Hoe doen jullie dat?
Tilman: "Door niets aan het toeval over te laten. In mei 2006 ben ik voor de eerste keer naar Beijing gegaan om me te oriënteren op het land, de cultuur, de infrastructuur en de taalbarrière. Ik was nog nooit in China geweest, maar na dat eerste bezoek wist ik meteen dat we er een bijzonder evenement van konden maken. Afgelopen mei ben ik voor de vijfde keer in Beijing geweest. En in augustus ga ik een week eerder dan onze eerste groep gasten, dan kan ik nog even de puntjes op de i zetten." Deken: "In mei 2007 was ik voor het eerst in Beijing om de locatie van het Holland Heineken House te bekijken. Maar ik heb er ook gesprekken gevoerd met de eerste kandidaten voor onze crew: Nederlanders die in Beijing aan de universiteit studeren of stagiairs van de Hoge Hotelschool die hun stage tijdens de Olympische Spelen bij ons willen afronden. Het is fijn om mensen in je crew te hebben die de cultuur en de stad kennen." Tilman: "Ik heb in augustus een medewerker van Randstad China als rechterhand. Puur uit praktisch."
Het taalprobleem bijvoorbeeld?
Tilman: "Inderdaad. Renate en ik zijn in 2005 nog wel begonnen met een cursus Mandarijn. In drie jaar kun je ongeveer duizend karakters leren, voldoende voor een goede basiskennis. Na vijf lessen zijn we afgehaakt. Het tempo lag dermate hoog, dat we besloten om toch maar gewoon een tolk in te huren. Maar wat ons opviel was het grote aantal jonge cursisten, een teken dat China hot is." Deken: "Dat heb ik ook gemerkt bij de aanmeldingen voor het Holland Heineken House. Er zaten opvallend veel kandidaten die een link met China hadden. Het land leeft enorm bij jongeren, niet voor niets kan je bij een groeiend aantal opleidingen tegenwoordig Chinees leren."
Bernadette, is China ook zo hot bij de klanten die jullie hebben uitgenodigd?
"Afgelopen februari hebben wij de uitnodigingen verstuurd naar onze honderd grootste klanten en hun partners. De respons was minder dan in Athene en Turijn. Logisch, gezien de afstand. Maar aan de andere kant, zo'n reis is een geweldige ervaring. Met als grote voordeel dat wij het kant en klaar aanbieden, in ruil voor een eigen bijdrage. Bovendien ontmoet je tijdens zo'n reis veel interessante mensen, wij zitten bijvoorbeeld in hetzelfde hotel als de gasten van NS en Ernst & Young. Ook hebben wij een aantal ex-topsporters uitgenodigd om met ons mee te gaan, onder wie Jacco Eltingh en Mijntje Donners. Zij weten hoe het is om aan de Olympische Spelen mee te doen en kunnen hun ervaringen delen met de ander gasten. We ontvangen in Beijing vier verschillende groepen, elk voor een dag of vier."
Hoe ziet het Randstad-programma in Beijing er ruwweg uit?
"De sport staat centraal, dus we bezoeken twee keer per dag een wedstrijd. Daaromheen organiseren we van alles. Van een bezoekje aan de Chinese muur tot een workshop tai chi, om de mensen zelf te laten bewegen. Ook vertelt de Nederlandse directeur van ons plaatselijke kanoor over zijn ervaringen in China en zijn er meet and greets met olympische sporters. Teveel om op te noemen eigenlijk. De ervaring leert dat mensen stuiterend het vliegtuig instappen, die vier dagen ter plekke vliegen voorbij."
Renate, de crew van het Holland Heineken House is er langer dan vier dagen?
"Ja, die is er ruim drie weken, uitgezonderd de op- en afbouwploeg, die vijf weken in Beijing is. We bouwen daar alles van scratch op en laten het achter alsof er niets is gebeurd. Het is een enorme intensieve periode waarin als crewlid veel van je wordt gevraagd. Daarom is de selectie ook streng geweest. Medewerkers van Randstad hebben selectiegesprekken gevoerd met meer dan 300 kandidaten, waarbij ze onder meer hebben gelet op een mooie staat van dienst en allround horeca-inzetbaarheid, maar met name op de sollicitatiemotivatie, of mensen op het puntje van stoel zaten omdat ze zo ontzettend graag die unieke olympische ervaring willen beleven. Uiteindelijk hebben we 150 mensen uitgekozen, die worden aangevuld met een tiental ervaren rolmodellen van de winterspelen in Turijn. Ze krijgen allemaal een vrijwilligersbijdrage, kost en inwoning, maaltijden, vliegtickets en kaartjes voor wedstrijden."
De crew bestaat dus uit 150 wildvreemden. Is dat geen probleem?
"Nee, want het is niet zo dat de crewleden elkaar in Beijing voor het eerst ontmoeten. In januari hebben we een informatieve dag georganiseerd en eind mei was er in de Kuip in Rotterdam een meeting met de voltallige crew, dus ook met de mensen de catering en de techniek. Begin juli is er nog een bijeenkomst waar we de taakverdeling bekend maken en vanaf eind juli vertrekken we in drie shifts naar China."
Bernadette, het wordt de zevende keer dat jij voor klanten een reis naar de Olympische Spelen verzorgd. Benader je langzamerhand niet de perfectie?
"Ik denk dat onze klanten het wel zo ervaren, maar ik zeker niet. Het kan altijd beter. Ik ben ook iemand van check, check, dubbelcheck. Soms zeggen mensen tegen mij dat ik hierin doorsla, maar ik ben het niet met ze eens. In dit vak kun je gewoon niets aan het toeval overlaten, je moet meer dan goed zijn. Je scoort namelijk met details, door water te regelen voordat de klant bedenkt dat hij dorst heeft." Deken: "Bernadettes werk draait erom mensen te verrassen in hun verwachtingen. Mijn taak zit ‘m vooral in aandacht voor individu: ruimte geven, strak houden, een troostende schouder bieden. Ik moet continu alert zijn op wat er allemaal speelt binnen mijn crew. Mijn zorgen zijn ook pas voorbij als we eind augustus weer veilig met z'n allen zijn geland op Schiphol. Om daarna, samen met Bernadette, in een hevige post-olympische dip te belanden."
Omdat jullie verslaafd zijn aan de Olympische Spelen?
Tilman: "Wij zijn inderdaad allebei bevangen door het olympische virus. Maar zo'n dip komt vooral omdat onze voorbereiding lang en intensief is." Deken: "Terwijl de Olympische Spelen voorbij zijn voor we er erg in hebben."
Deken en Tilman & Oranje
Wie draagt voor Nederland de vlag tijdens de openingsceremonie?
Deken: "Foppe de Haan."
Tilman: "Guus Vogels, de hockeykeeper."
Hoeveel medailles wint Nederland?
Tilman: "Ik zeg 22."
Deken: "Ik houd het op 20."
Wie wordt onze Olympische held?
Deken: "Heldin. Marleen Veldhuis wordt de koningin van deze Olympische Spelen."
Tilman: "Zeker weten."'
Tips van Deken en Tilman
1) Als je niet schiet, maak je geen doelpunt. Oftewel: durf nieuwe dingen aan te pakken.
2) Regeren is vooruitzien, laat niets aan het toeval over.
3) In het verlengde van de vorige tip: een goede voorbereiding is het halve werk.
