Nederland bereidt zich voor op de Olympische Spelen van 2008 in Beijing. Honderden sporters beulen zich dagelijks af om volgend jaar augustus tijdens ’s werelds belangrijkste sportevenement in topvorm te zijn. Maar ook buiten de arena wordt hard gewerkt om in China topprestaties te leveren. In ‘Managers op weg naar Beijing’ belicht MT de andere kant van de Olympische medaille. In aflevering één: Jan Meddens van zakenreisspecialist ATP.
Als alumnus van de Hoge Hotelschool Maastricht weet hij wat eten op niveau inhoudt. En als senior projectmanager Olympische trajecten bij ATP is hij regelmatig te vinden in Beijing. De keuze van Jan Meddens (35) voor Chang-i als gesprekslocatie is dan ook een logische. Het naast de artiesteningang van het Concertgebouw gelegen Chinese restaurant is een sfeervolle, chique hotspot in Amsterdam-Zuid met een aantrekkelijke menukaart zoals je die steeds vaker tegenkomt in de Chinese hoofdstad: oosterse ingrediënten gecombineerd met westerse elementen.
Een culinaire trend die door Meddens van harte wordt toegejuicht. Vooral met het oog op de Olympische Spelen, die op 8 augustus 2008 om 8 over 8 ‘s avonds in Beijing beginnen en 17 dagen duren. In die periode verzorgt ATP duizenden Olympische reisarrangementen en dan is het fijn om precies te weten wat de gasten krijgen voorgeschoteld. Iets wat bij de traditionele Chinese keuken niet altijd even duidelijk is.
Beijing betekent voor Meddens zijn derde Olympische Spelen. Toen hij in augustus 2002 bij ATP kwam werken, maakte hij nog net de afwikkeling mee van de wintereditie in Salt Lake City. Een leerzame periode, omdat de interesse om naar dat evenement te reizen had geleden onder de aanslagen op het New Yorkse WTC op 11 september 2001. Zijn échte Olympische debuut maakte Meddens in 2004 in Athene, twee jaar later gevolgd door Turijn.
Jan, wat is de relatie van ATP met de Olympische Spelen?
“Wij zijn sinds 1997 official ticket en travel agent van NOC*NSF. Dit betekent dat in Nederland entreekaarten uitsluitend via ons verkrijgbaar zijn. Daarnaast verzorgen wij reis en verblijf voor de Nederlandse Olympische ploeg, de officiële sponsoren, familie en vrienden, corporate Nederland en alle andere sportliefhebbers.”
Dat zal in de reiswereld een gewild account zijn?
“Ja natuurlijk, de Olympische Spelen zijn sexy. Het is het grootste sportevenement ter wereld met enorm veel media-aandacht. Aan de andere kant levert dit account ons in directe zin weinig op. Wij bereiden ons al bijna twee jaar als topsporters voor om straks 5000 mensen naar Beijing te kunnen vervoeren. Dat staat niet in verhouding tot de opbrengsten. Maar wij willen ons graag afficheren met de Olympische Spelen, omdat het afstraalt op onze andere business, zoals zakenreizen.”
Zonder jullie kom ik volgend jaar niet naar Beijing?
“Als jij twee maanden voor de Spelen besluit te gaan, lukt het je misschien niet meer. Tijdens Olympische Spelen geldt nu eenmaal de wet van de grote getallen. Er ligt zo veel druk op dat evenement qua vluchten, goede hotelaccommodaties, restaurants en entreekaarten.”
Vandaar jullie lange voorbereiding?
“Ja, mijn eerste kennismaking met Beijing vond plaats in mei 2005. Samen met een collega heb ik toen op eigen houtje twee dagen de stad verkend om een algemene indruk op te doen. Waar moet je wel, maar vooral waar moet je zeker níet zitten. Daarna hebben we de eerste besprekingen gevoerd met twaalf lokale agenten. Tijden de Spelen moet je nooit op één paard wedden. Een paar weken later heb ik met een andere collega precies hetzelfde rondje gemaakt, waarna we gedrieën een keuze hebben gemaakt voor één hoofdagent.”
Die natuurlijk dolblij was?
“Nou, hij moest er nog wel even over nadenken. Over de twee weken die de Spelen duren, maakte hij zich namelijk minder zorgen. Hij wilde vooral weten welk perspectief wij hem konden bieden voor én na het evenement. En dan is het een voordeel dat ATP een grote partij is. Wij krijgen bij leveranciers meer voor elkaar omdat we extra business kunnen bieden.”
Hoe is het zakendoen met Chinezen bevallen?
“Goed. Ze hebben het imago dat ze gesloten zijn, maar ik heb gemerkt dat ze opener worden als je langer zaken met ze doet. Een kwestie van vertrouwen, dat je bereikt door open kaart met ze te spelen. Als je veel van jezelf laat zien, krijg je ook veel van ze terug. Je moet in China ook niet de illusie hebben dat zij iets niet weten, want Chinezen zijn erg slim. Ze geven jou graag het gevoel dat jij slim bent, maar zij zijn uiteindelijk altijd slimmer.”
Was je voorbereid?
“Zoals iedereen had ik een paar boekjes gelezen. Pas later hebben we met het hele team een cursus gevolgd, nadat iedereen in Beijing was geweest. In een aantal sessies hebben we de zaken besproken waar we tegenaan liepen of waarover we ons verbaasden. Door die cursus zijn we echt de diepte ingegaan. Super! Daarnaast hebben we wekelijks overleg met de Nederlandse Ambassade in Beijing; een enorme lokale steun voor ons.”
Je hebt het over ‘het team’?
“Het basisteam bij ATP voor Olympische projecten bestaat uit zes mensen. Inmiddels is dat uitgegroeid tot tien en tijdens de Spelen in Beijing bestaat het uit zo’n vijftig man. Aangevuld met een lokale, veertig-koppige crew.”
Van dat team ben jij de spil. Wat is jouw rol?
“Samen met mijn collega’s en in samenspraak met vertegenwoordigers van onder meer NOC*NSF, haar sponsoren, IOC, BOCOG (het plaatselijke organisatiecomité, red.) en onze lokale leveranciers moet ik ervoor zorgen dat alles perfect verloopt: transport, vluchten, hotels, restaurants, entreekaarten, reisbegeleiding. Dat gaat lukken, we kennen elkaar goed en weten precies wat we aan elkaar hebben. Maar met een goede voorbereiding zijn we er nog niet, het is 85 procent van het werk. Het succes wordt volgend jaar augustus ter plekke bepaald wanneer alles en iedereen samenkomt in het Holland Heineken House. Dan gaat het er bijvoorbeeld om hoe flexibel je bent als een groep klanten op het laatste moment niet naar hockey maar naar badminton wil. En daar ligt mijn kracht. Dankzij mijn ervaring en de juiste contacten kan ik op dat soort momenten de rust opbrengen die nodig is.”
Hoe belangrijk is dat?
“Heel belangrijk. De Spelen zijn één groot feest, zeker in het Holland Heineken House. De verleiding bestaat om elke avond in dat feestgedruis mee te gaan. Maar ik kan de boel alleen maar goed managen als ik daarboven sta, als ik niet meega in de euforie. Want dan kan ik ook niet meegaan in de professionele uitdaging die de Spelen ook zijn. Ik moet dus uitstralen dat ik de rots ben die niet kapot te krijgen is en die dag en nacht bereikbaar is. Daarvoor moet ik fit zijn. En ik niet alleen, al mijn collega’s hebben die verantwoordelijkheid ook.”
Maar er zijn altijd mensen die de verleiding niet kunnen weerstaan?
“Klopt. Als jouw motivatie is om onderdeel te zijn van het feest, heb je een groot probleem. Die personen weten wij er zo uit te filteren. Door te vragen of ze ook voor ons willen werken als ze niet naar de Spelen zouden mogen. Maar het blijft mensenwerk. Daarom stellen we in Beijing voor het eerst een ‘dedicated coördinator’ aan die puur de medewerkers in onze ploeg begeleidt en zo nodig kan bijsturen.”
Even terug naar de voorbereiding. Hoe staan jullie ervoor?
“Wat betreft vluchten en accommodatie zijn we verder dan in Athene. Maar de precieze invulling van de programma’s is nog niet klaar, omdat we in afwachting zijn van de definitieve toewijzing van entreekaarten door BOCOG.”
Levert dat problemen op?
“Nee, maar het is wel frustrerend. Wij willen en moeten verder. Voorlopig hebben we alleen een prijsindicatie en de shiftindeling gecommuniceerd, omdat we bij ATP niets verkopen wat we niet kunnen garanderen.”
De shiftindeling?
“Het aantal dagen dat we onze klanten als arrangement aanbieden. We zaten eerst te denken aan twee shifts van tien dagen, maar zakenmensen hebben te veel verantwoordelijkheden om zo lang weg te zijn. Het worden vier shifts van zes of zeven dagen, waarbij we per shift proberen te zorgen voor een aantal sportieve hoogtepunten. Men komt uiteindelijk vooral naar Beijing voor de sport, en daarnaast pas voor de Chinese muur.”
Wie stelt het programma samen?
“Dat doen wij, in nauw overleg met onze belangrijkste klanten. Met hen reizen we regelmatig naar Beijing om de mogelijkheden te bekijken. In het begin ging ik nog zelf, om op directieniveau commitment te kweken. Nu gaan onze projectmanagers met hun contactpersonen. Dat klantentraject is heel belangrijk. Het voorkomt dat we straks voor verrassingen komen te staan, omdat alles van tevoren uitgebreid is doorgesproken.”
Maar je kunt niet voor elke beslissing overleggen met de klant, er moeten nu en dan ook knopen worden doorgehakt?
“Dat doe ik ook. Neem bijvoorbeeld de wisseldagen, als de ene shift aankomt en de ander weggaat. Altijd een heikel punt. In Beijing staat er eentje gepland op de finaledag 200 meter vrije slag. Mét Pieter van den Hoogenband. Of die wisseldag niet anders kon worden gepland? Maar een dag eerder of later is er wel weer iets anders dat de moeite waard is. Ik heb dus besloten dat die wisseldag blijft staan. En die beslissing kan ik aan iedereen uitleggen, want dat is mijn criterium.”
Sta je er op dit soort momenten helemaal alleen voor?
“Nee. Grote financiële besluiten neem ik altijd in overleg met onze directie, zoals ik belangrijke operationele zaken altijd overleg met onze manager Sports Events. Allemaal zijn ze zeer betrokken bij dit project.”
Is dat ook omdat er in Beijing heel wat op het spel staat? China lijkt me voor ATP een interessante markt.
“Dat klopt. Azië is voor ons een interessant gebied om naar uit te breiden. China is nog altijd een relatief onbekend land dat vanuit Europa kansen biedt op de markt voor bijvoorbeeld zakelijke incentive reizen. Een markt waar ATP heel actief in is. Andersom kan het ook interessant worden. Er komen steeds meer rijke Chinezen. De contacten die we daar nu opdoen, zijn dus goud waard. Strategische beslissingen moet ik ook altijd onderbouwen op directieniveau. Beijing mag dan mijn feestje zijn, de muziek moet voor ATP na de Spelen nog wel een poosje nagalmen.”
Meddens & Oranje
Wie draagt voor Nederland de vlag tijdens de openingsceremonie?
‘Pieter van den Hoogenband’
Hoeveel medailles winnen we?
‘23’
Wie wordt onze Olympische held?
‘Baanwielrenner Theo Bos’
Tips van Meddens
1) Ga altijd uit van de wensen van de klanten en betrek ze, op alle niveaus, vanaf het begin bij het proces.
2) Speel open kaart tijdens besprekingen. Zo kom je er snel achter of én hoe de wensen en mogelijkheden van beide partijen het best te matchen zijn.
3) Intern management is dé valkuil voor veel managers. Deel informatie en ervaringen met je eigen mensen. Het feit dat van ons team iedereen in Beijing is geweest, heeft voor hetzelfde referentiekader gezorgd. Dat praat een stuk makkelijker.
