Hoe gedraagt u zich digitaal? Er zijn diverse mensen die de do’s en dont’s van e-mail in kaart brachten. Bijvoorbeeld in het boek ‘de emailjungle’ van Annerieke Broekema en Lise Ratelband. Enkele voorbeelden uit de praktijk.
Attachments
Stuur nooit zinloos beeldmateriaal mee, vooral niet naar mensen die u niet goed kent. Beeldmateriaal, foto’s en logo’s nemen veel plaats in beslag en kunnen de mailbox van de ontvanger verstoppen. Indien u veel foto’s wilt versturen, vraag dan eerst of diegene het wil ontvangen. Dit geldt ook voor nieuwsbrieven: zorg dat hij weinig ruimte in beslag neemt, steeds vaker melden mensen zich af voor nieuwsbrieven vanwege een overvolle mailbox.
Zet info met veel megabites op uw site en gebruik de nieuwsbrief alleen als een reminder: er staat iets nieuws op de site. Indien u veel beeldmateriaal wilt presenteren aan een grote groep kunt u beter een simpele tijdelijke website oprichten en daar alles opzetten. Ook indien u solliciteert, kunt u beter uw portfolio op een site zetten en hier in uw cv aan refereren. De meeste vacatures krijgen honderden reacties. Als elke sollicitant zijn complete portfolio als attachment meestuurt kunnen kleine mailboxen een week lang onbereikbaar blijven.
CC
Stuur alleen een cc als het echt nodig is voor de ontvanger. Als u een uitnodiging stuurt naar een hele groep mensen, zet dan niet alle adressen in de cc groep maar in de bcc. Tenzij de groep elkaar kent. U mag niet zomaar privé-mailadressen voor iedereen zichtbaar doormailen. Mensen in de groep zouden deze nieuwe e-maillijst kunnen gebruiken voor hun eigen ’spam’ en dan is al snel het einde zoek.
Forward
Stuur een e-mail nooit door zonder overleg met de afzender. Ook voor een e-mail geldt het briefgeheim, maar omdat een e-mail heel makkelijk is door te sturen begaat u deze fout heel gemakkelijk. Stel uzelf voor hoe u zou handelen als diezelfde informatie u op papier heeft bereikt. Zou u een brief die aan u is geadresseerd onder het kopieerapparaat leggen en vervolgens aan al uw collega’s uitdelen, zonder dat de geadresseerde dit weet? Een opsomming van zakelijke feiten leent zich beter voor de forward functie dat een brief. Indien u vindt dat het belangrijk is dat anderen de informatie ook krijgen, reply dan de mail naar de afzender en vraag of die de informatie zelf door wil sturen aan die anderen.
– Gebruik cc en bcc niet om politieke spelletjes uit te vechten. Waarom wilt u dat heel de afdeling op de hoogte is van wat u een collega mailt?
– Verwijder de inhoud van eerder aan u gestuurde e-mail. Maak er geen vervolgverhaal van.
– Zeg nooit iets ‘off the record’ per mail: bedenk dat wat u zegt zwart op wit staat en met een druk op de knop naar iedereen gestuurd kan worden, alle netiquette ten spijt.
Taal
Oudere mensen hebben vaak moeite met een mail die niet lijkt op een geschreven brief. Zij willen graag witregels tussen aanhef en eerste zin en grammaticaal correcte zinnen. Jongeren die gewend zijn aan sms en msn zien digitale taal als een andere taal. Vooral bij interne mail binnen een afdeling bestaan de zinnen uit losse woorden en worden allerlei uitroepen uitgeschreven. Als je tot de sms-generatie behoort, mail dan niet naar je baas in sms taal. U als oudere hoeft het niet als belediging op te vatten als er met maar een zin gereplyed wordt zonder aanhef.
Inhoud en doel
Vul bij regel onderwerp het doel van uw e-mail in. Verschillen van mening kunt u beter mondeling beslechten. Mail nooit als u boos bent. – Echte geheimen en vertrouwelijke mededelingen kunt u beter niet per e-mail versturen. Het is altijd aardiger om iemand te feliciteren of uw deelneming te betuigen per briefkaart of brief dan per e-mail. Maar nog beter is het de felicitaties over te brengen met een kus en iemand te steunen met een schouderklop. Gebruik e-mail nooit voor zaken die u niet face to face durft te zeggen. Berucht is het voorbeeld van een vergadering waarbij een persoon zelfs bij de rondvraag beweert niets meer te zeggen te hebben, maar de volgende dag de notulist of voorzitter per e-mail bestookt met zaken die nog geregeld moeten worden. Aan de ene kant is het te begrijpen dat na een nachtje slapen na de vergadering u nog allerlei zaken invallen. Maar bedenk ook voor uzelf waarom u het niet mondeling zei en waarom u het per e-mail makkelijker vindt. Af en toe een aanvulling per mail moet kunnen maar waak ervoor dat u niet constant zaken die moeilijk liggen per mail aankaart en nooit face to face.
