Managers vergaderen veel. Volgens verscheidene deskundigen teveel. Als er al eens iets concreets uitkomt, gebeurd er vaak alsnog niets mee, door een vaag verslag. "Notuleren is een zwaar onderschatte rol."
Dat stelt specialist zakelijke communicatie Femke Simonis in Bizz. "Het is veel meer dan even neerschrijven wat er tijdens het vergaderuurtje allemaal gebeurt en gezegd wordt. De grootste uitdaging: concentratie. De notulist moet tegelijkertijd registreren, luisteren én tussenbeide komen." Simonis raadt dan ook af dat iedereen eigen notities neemt. "Mensen moeten actief deelnemen aan de vergadering. Ze mogen enkel iets noteren wanneer ze een opdracht op korte termijn krijgen."
Kansloos
Vergaderingen die beginnen met de vraag ‘wie schrijft het verslag' zijn bij voorbaat kansloos. "Wie het verslag moet opstellen, moet zich grondig kunnen voorbereiden. Zorg ervoor dat de notulist de agenda en de nodige documenten tijdig ontvangt, dat diegene vragen kan stellen over de vakspecifieke of technische inhoud ervan en contact kan opnemen met de hoofdrolspelers van bepaalde agendapunten om hun documentatie of PowerPointpresentatie op te vragen."
Rechterhand
Notulisten worden vaak als slaven van de vergadering gezien. Ze mogen niet tussenbeide komen en moeten in het slechtste geval tussendoor koffie halen of kopieën nemen. Simonis: "Slechts één plaats hoort de notulist toe: de stoel naast de voorzitter. De notulist is zijn rechterhand. Letterlijk, door rechts van de voorzitter plaats te nemen. En figuurlijk, door de voorzitter te ondersteunen bij tussentijdse samenvattingen van standpunten en voorstellen."
Thuis
Dat het verslag direct na een vergadering af moet zijn, is een verkeerde veronderstelling. "De uitwerktijd kost soms wel het dubbele van de vergadertijd", stelt Simonis. "Omdat na de vergadering andere taken wachten, zijn vele notulisten verplicht om deze taak mee naar huis te nemen." Ideaal is als het verslag binnen een week doorgestuurd kan worden. Laat de notulist het verslag wel eerst voorleggen aan de voorzitter, zeker als de notulist het jargon niet beheerst."
