Vergaderen is verworden tot een soft managementtool. Er wordt vergaderd om de verstandhoudingen te verbeteren. Ja, dan snap ik dat het 60 miljard euro per jaar kost, zoals de NS laatst heeft becijferd.
Laatst hoorde ik iemand zeggen dat hij regelmatig vergaderingen voortijdig verlaat. Met het argument dat de vergaderingen nergens over gaan, er geen besluiten worden genomen, men niet is voorbereid en de aanwezigen de bijeenkomsten gebruiken voor 'company politics'. Dat was nog voor NS het nieuws naar buiten bracht dat vergaderen in Nederland 60 miljard euro per jaar kost. De Nederlandse werknemer besteedt gemiddeld bijna 3,5 uur per week aan vergaderen (ik durf te wedden dat dat percentage in Rotterdam aanzienlijk lager ligt!).
Bijna 50 procent van de werknemers in Nederland vindt de helft of meer van de vergaderingen niet nuttig. 43 procent van de werknemers geeft aan dat er in minimaal de helft van de vergaderingen geen heldere afspraken worden gemaakt. 95 procent van de werknemers vindt het ontbreken van een doel bij een agendapunt geen probleem. (Weetje: bijna alle werknemers zijn wel eens afgeleid tijdens vergaderingen: vrouwen denken dan aan het huishouden; mannen aan seks).
Al deze uitkomsten zijn niet zo verwonderlijk als je een andere uitkomst van het NS-onderzoek in ogenschouw neemt: bij vergaderingen zou het verbeteren van de verstandhoudingen en het uitwisselen van standpunten belangrijker zijn dan het nemen van beslissingen.
Het moet niet gekker worden. Nederland wordt steeds bureaucratischer. Er komen steeds meer regeltjes en dan ga je het jezelf ook nog eens moeilijk maken. Vergader maximaal een uur in de week met uw afdeling. Daarbij gaat het niet om het delen van standpunten maar om het geven van tips (géén persoonlijke meningen) en het nemen van beslissingen of het maken van afspraken waar iedereen zich vervolgens aan houdt. Dat moet niet zo moeilijk zijn.
Meer over dit onderwerp:
- "Mensen zeggen vaak niets nuttigs in een vergadering"
- We vergaderen te lang
- Managers vergaderen veel te lang
