Nashuatec speelt in het segment ‘overheid’ steeds meer een rol als dienstverlener van
informatielogistiek. Dat heeft onder meer geleid tot een project voor het Ministerie van Financiën, waarmee de post voor alle 1800 medewerkers digitaal toegankelijk werd gemaakt. Ook in de gezondheidszorg breidt Nashuatec zijn dienstverlening uit.
Volgens Segment Manager Robert Blaauw is ‘de overheid’ voor Nashuatec geen eenduidig begrip. Blaauw: “Er zijn vier deelgebieden waar Nashuatec zich op richt: rijksoverheid, gemeentelijke overheid, onderwijs en gezondheidszorg. Deze deelgebieden lijken qua structuur en cultuur nauwelijks op elkaar, behalve dat ze allemaal te maken hebben met gigantische informatiestromen. Voor ons is het heel belangrijk om te weten wat die verschillen precies zijn. Daarvoor hebben wij mensen in dienst die over specialistische kennis van elk deelgebied beschikken en die daarbinnen op elk niveau contacten onderhouden. Daarnaast komen wij via klantenpanels en in samenwerking met gerenommeerde onderzoeksbureaus aan extra informatie. Op die manier kunnen wij vaststellen wat wij voor overheidsorganisaties kunnen betekenen in het kader van documentverwerking. Een van de belangrijkste conclusies is dat er in elke overheidsinstelling door de eindgebruikers erg veel tijd wordt besteed aan het ontsluiten van informatie. Vaak lukt het zelfs niet eens om de benodigde informatie te ontsluiten en moeten documenten, die dus wel ‘ergens’ zijn, opnieuw gemaakt worden. In die problematiek kunnen wij vanuit onze kennis en kunde een rol spelen, waarbij we uitgaan van de kernprocessen binnen zo’n specifieke organisatie.”
Digitale postbezorging
Blaauw: “Samen met twee partners hebben we voor het Ministerie van Financiën de postdistributie volledig opnieuw ingericht en digitaal gemaakt. De handmatige postverwerking was te tijdrovend en er raakte regelmatig post zoek. Reden voor het ministerie om zaken anders te organiseren en in te richten. Voor alle 1800 medewerkers is de post nu plaats- en tijd-onafhankelijk digitaal beschikbaar. De betrouwbaarheid en de vertrouwelijkheid van de digitale poststukken zijn volledig gewaarborgd, iets wat in het algemeen maar bij de rijksoverheid in het bijzonder uiteraard een heel belangrijk aspect is. Het systeem is platformonafhankelijk en er wordt aanzienlijk bespaard op de kosten. Uiteraard spelen we ook een cruciale rol in de communicatie naar de eindgebruiker ten aanzien van dit soort grote veranderingen. Sterker nog: wij gaan bij het creëren van dit soort oplossingen uit van de behoefte van de eindgebruiker en dat maakt het verduidelijken van de voordelen en dus het implementeren een stuk eenvoudiger.”
Medical Viewer
“Ook in de zorg is behoefte aan onze benadering van informatielogistiek. Zo hebben wij voor artsen een zogeheten Medical Viewer ontwikkeld, waarmee zij snel een overzicht krijgen van het complete dossier van een patiënt op het moment dat die binnenkomt. Dat moet ook snel, want de tijd die hij aan een patiënt mag besteden is gemiddeld maar zeven minuten. Zo’n oplossing klinkt heel simpel, maar daar ligt een heel complexe wereld achter van deelprocessen en beleidsbeslissingen, waarover wij met onze specialistische kennis het overzicht hebben. Op grond daarvan kunnen wij die oplossing aanbieden, omdat wij in staat zijn een praktische en eenvoudig toegankelijke informatieschil te leggen rond bestaande informatiesystemen. Voor het St. Lucas Ziekenhuis in Winschoten hebben we bijvoorbeeld een heel groot deel van de kluwen van informatiestromen kunnen ontwarren, waardoor men daar nu de beschikking heeft over een digitaal archief. Dat bespaart niet alleen ruimte en tijd, maar het ziekenhuis voldoet daarmee ook aan de archiefwetgeving.”
Evolutieproces
Volgens Sales Director Paul Nanninga bestaat het begrip informatielogistiek nog niet zo lang. Nanninga: “We zijn nu bezig om in samenwerking met Nyenrode hieraan serieus inhoud te geven. Daarnaast werken we samen met politieregio’s om vorm te geven aan de toekomstige ontwikkeling van informatielogistiek. We realiseren ons heel goed dat we in een evolutieproces zitten van voorheen min of meer ‘chaotisch’ documentbeheer en via de huidige digitalisering overgaan tot de vorming van een eenduidig systeem, waarbinnen alle informatiestromen automatisch hun weg vinden en altijd oproepbaar zijn. Wij zijn goed in het stroomlijnen van documentintensieve processen. Daar hebben we van oudsher veel verstand van. De focus is de afgelopen jaren voornamelijk gericht op de mid- en backoffice, maar er valt ook nog veel te winnen aan de voorkant van organisaties. Dat geldt niet alleen voor de overheid, maar ook voor financiële instellingen en andere klantintensieve organisaties. Als een bank-verzekeraar of een hypotheekverstrekker met eenzelfde soort viewer als een arts snel inzicht heeft in de gegevens van een klant, kan de effectiviteit van het klantcontact worden vergroot en de beperkte tijd optimaal worden benut. Relatief eenvoudige zaken als adequate e-mailarchivering zijn een ‘feest van herkenning’ als je daar met klanten over praat. Daar is enorme behoefte aan en daar hebben wij oplossingen voor. Daarbij is het altijd prettig te constateren dat wij in de markt gezien worden als een partner die op een betrouwbare en maatschappelijk verantwoorde manier zaken doet.”
