Het nieuwe onderkomen van AFAS ERP Software BV in Leusden
is het visitekaartje van het bedrijf. Het pand is modern, van alle
gemakken voorzien en laat zien waar AFAS voor staat: een strakke, soepele en vooral efficiënte organisatie dankzij de toepassing van ICT.
Bas van der Veldt, directeur Productdevelopment, leidt ons graag rond door het in november opgeleverde gebouw. Hij begint meteen met het wijzen op een ‘verbeterpunt’: “We hebben nog steeds een receptioniste! Niet dat ze haar werk niet goed doet, maar volgens onze filosofie zou dit een functie zijn die met gebruikmaking van ICT grotendeels geautomatiseerd kan worden. Een touchscreen bij de ontvangstbalie met daarop vermeld wie we verwachten, gekoppeld aan de agenda’s van onze medewerkers is zo gemaakt. Dan hoeft de bezoeker alleen aan te vinken dat-ie er is, het systeem zorgt voor een automatische boodschap aan degene die hem verwacht (via een e-mail of sms) en de bezoeker kan opgehaald worden.”
Efficiency voorop
Van der Veldt legt uit: “We hebben bijvoorbeeld geen secretaresses bij AFAS. Dit vinden wij een functie die volstrekt overbodig is. Iedereen hier, ik ook, houdt zijn eigen afspraken bij in een elektronische agenda. Ook onze vergaderingen plannen we zelf door de agenda’s op elkaar af te stemmen. En als er een brief gepost moet worden, nou, dan plak ik er toch zelf een postzegeltje op? Zo veel werk is dat ook weer niet!”
Al lopend naar boven wijst Van der Veldt op een lcd-scherm naast de deur van een vergaderzaal. “Daarop staat voor wie deze ruimte is gereserveerd. Dat gebeurt geheel automatisch, ook weer via de elektronische agenda.”
De efficiency van de organisatie blijkt ook uit de uiterst kleine administratieve afdeling. “We hebben geen grote administratie nodig, alweer omdat we veel zelf doen. Als iemand zich ziek meldt, dan meldt de leidinggevende dat in het systeem, waarin automatisch het ziekteverzuim wordt bijgehouden.”
We lopen langs een pantry. Van der Veldt: “Kijk, bij iedere pantry staat een afwasmachine. Iedereen moet z’n eigen kopje erin zetten en op het knopje drukken als-ie vol is. Nu doen we het zelf, anders
hadden we hiervoor iemand moeten aannemen.”
En zo gaat het maar door. Overal in de kantoorruimtes staan gescheiden afvalbakken. Wie een papieren document krijgt, kan dit via een multifunctional inscannen en naar zichzelf of iemand anders mailen om het papier vervolgens in de oudpapierbak te deponeren.
Op de bovenste verdieping bevindt zich een fitnessruimte waar menig sportschool jaloers op zou zijn. “We willen er alles aan doen om onze medewerkers gezond te houden. Daarom stimuleren we het gebruik van deze ruimte. Niets is zo lekker als hier een halfuurtje tekeergaan. Dan raak je je stress lekker kwijt en dat voorkomt heel veel klachten, waaronder RSI”, weet Van der Veldt.
Anders denken
Inmiddels zijn we in zijn kamer aangekomen. Nadat hij vanachter zijn pc de zonwering op zo’n stand heeft gezet dat we wel naar buiten over het landschap kijken, maar niet gehinderd worden door de zon (“Ik kan alles hier instellen, het licht, de klimaatbeheersing, noem maar op”), legt Van der Veldt uit dat de kracht van de oplossingen van AFAS ligt in de centrale database, waarin alles maar één keer wordt bijgehouden. De agenda’s, de vergaderafspraken, het ziekteverzuim, klantengegevens, inkooporders, verkoopcijfers en ga zo maar door.
“Het resultaat is een bijzonder krachtige ERP-omgeving, met efficiënte oplossingen. Dit vraagt echter wel van organisaties die met ons in zee gaan dat ze bereid moeten zijn om anders te gaan denken. Ze zullen hun cultuur moeten aanpassen.”
Hij vervolgt: “Als je gedwongen wordt om na te denken over de organisatie, hoe je dingen doet en hoe je dingen beter zou kunnen doen, ontdek je al snel dat er nog veel te winnen is. Veel bedrijven hebben nog te veel de neiging om problemen op te lossen door mensen aan te nemen, terwijl wij er juist voorstander van zijn om de oplossing te zoeken in automatisering. Hetzelfde of meer werk doen met mínder mensen, daar moeten we naartoe.”
We moeten concurreren met lagelonenlanden zoals India. Dat kunnen we niet winnen door ook tachtig uur per week te gaan werken, zoals daar gebeurt. We willen ook niet enorme hoeveelheden mensen tegen lage lonen aannemen. Daarom moeten we het slimmer aanpakken. Wij moeten met weinig mensen heel productief zijn. Daar maken wij oplossingen voor.”
Veel te doen
Steeds meer bedrijven en instellingen maken gebruik van de oplossingen van AFAS. Maar er is veel te doen. Van der Veldt: “Ik hield laatst een lezing bij een roc. Toen ik daar kwam, wist niemand waar ik moest zijn en hoe laat. Ik kreeg een briefje in m’n hand met wat kamernummers en werd vervolgens van het kastje naar de muur gestuurd. Uiteindelijk kwam ik bij de juiste man terecht, die me wist te vertellen dat de lezing naar een andere datum was verschoven! Je begrijpt dat ik dit voorbeeld dankbaar heb aangehaald toen de lezing wel doorging. Met een goed crm-systeem was dit namelijk niet gebeurd!”
