Hoe prop je alles in die te korte dag van 24 uur? Maak er 25 van. Per saldo betekent het dat je iets meer dan twee minuten wint per uur. Hoe moeilijk kan dat zijn?
Die zes-en-een-half in plaats van de geplande acht. De kinderen, de partner, de hobby's, allemaal trekken ze aan je, moet je er wat mee, willen ze wat van je. Voor je het weet ben je speelbal van anderen en loop je nog iets verder achter de feiten aan. Probeer dan nog maar eens carrière te maken… Heil valt te vinden in het oerwoud aan timemanagementcursussen, persoonlijke effectiviteittrainingen, en de stapels boeken waarin deskundigen in 300 pagina's het ei van Columbus presenteren. Zoals Stephen Covey en Timothy Ferris (samen goed voor 623 pagina's) om er slechts twee aan te halen. Of je laat die enorme tijdrovende informatie, ook die van het internet, voor wat het is en in plaats daarvan lees je dit artikel en zuig je in luttele minuten de volgende 25 tips op:
1 Een beginnerstip: zorg voor overzicht en hanteer voor jezelf een clean desk policy. Alleen dat waar je mee bezig bent, ligt in het zicht. Veeg de afleidende stapels met een ferm armgebaar van tafel.
2 Druk doen en druk bezig zijn is een vorm van luiheid. Het is lui denken, intellectuele lapzwanserij, en voor alles tijdrovend. Dus bezint eer ge begint.
3 Dood aan de geeltjes! Niks zo contraproductief als een zwerm gele plakmemo's die je herinneren aan wat je ook zou moeten doen. Maak in plaats daarvan een dag- en een weekplanning.
4 Net als ieder ander ben je cyclisch: talent, interesse en mentale weerbaarheid zijn op sommige momenten beter aan te spreken dan op andere momenten. Wissel periodes van rust en activiteit af en werk op die momenten dat je ook werkelijk productief kunt zijn.
5 Concentreer je op je sterke punten. Daarmee kun je scoren. Veel tijd en energie steken in zwakke, slecht bij je passende vaardigheden, is zinloos. Goed word je daarin nooit, op zijn best middelmatig.
6 Begin met het einddoel voor ogen. Dit geeft een vaste lijn in alle turbulentie van het dagelijks werk. Soms is een doel moeilijk te formuleren, maar noteer zoveel mogelijk meetbare harde punten.
7 Delegeer, zoveel mogelijk. En er is echt veel meer mogelijk dan je wellicht denkt. Denk daarbij eens aan de mogelijkheden die de Virtual Assistant biedt. Deze VA, vaak in de vorm van een Indiaas bedrijfje, is een stuk betaalbaarder dan een PA en regelt veel tijdrovende routinematige zaken. Dit outsourcen van hele delen van je takenpakket kan veel opleveren. Voorwaarde is dat je denkt als een ZZP'er. Het inhuren van diensten is economisch zinvol als de kosten lager zijn dan de opbrengsten.
8 Zoek naar synergie als je samenwerkt. Zorg dat het gezamenlijk project ook voor de andere betrokken partijen winst oplevert. Het minimaliseert het tijdverlies door onderlinge frictie.
9 Wees effectief en vergeet efficiënt. Wat probeer je te zijn? Je kunt heel efficiënt bergen werk verzetten die bijzonder weinig resultaat opleveren, of, en dat is wijsheid, richt je op die plekken waar je wel het verschil maakt. Een goed hulpmiddel is de 80/20 analyse.
10 Verdiep je in die 80/20 analyse. Ruwweg 80 procent van de resultaten boek je in 20 procent van de tijd. Welke 80 procent van je tijdsbesteding is relatief nutteloos? Of andersom: in welke fractie van je tijd bereik je die resultaten die tellen? Daar zit je – bijna – gratis extra tijd. Daar was het allemaal om begonnen, tenslotte.
11 Stel prioriteiten. Wat is essentieel, wat is nodig en wat is ruis? Een gebrek aan tijd is niet een tekort aan uren, het is een gebrek aan duidelijke prioriteiten. Kies hierin rücksichtslos.
12 Nee zeggen. Het hoeft niet direct met een dikke middelvinger in het gezicht van de naaste collega's, maar voor effectiviteit is het essentieel dat je dingen niet doet. Ook hierin moet je keuzes maken. Zeg nee waar mogelijk en in ieder geval tegen vage verzoeken. Voordat je akkoord gaat, moeten zowel de vraag als het te bereiken doel helder zijn.
13 Herken je eigen angsten. Niet alleen nee zeggen tegen een vriendelijk verzoek vraagt voor de meesten onder ons enige moed. Veel tijd en nog meer energie gaat verloren aan het uitstellen van telefoontjes, mails, gesprekken en beslissingen die eng zijn. Als je deze omtrekkende bewegingen herkent, zet ze dan alleen al om die reden bovenaan je ‘to do list'.
14 Wees proactief. Hoe langer je wacht om een werkelijk probleem aan te pakken, hoe meer tijd je kwijt bent met doordringen tot de kern.
15 Overschat de concurrentie niet en onderschat jezelf niet. Iedereen is onzeker en heeft de neiging de eigen prestaties te verkleinen. Dit geldt ook voor de blaaskaak die zijn eigen angst overschreeuwt. Claim je huidige succes, het helpt bij je status en maakt het handelen effectiever. Het draagt bij aan je deskundigheid waardoor je minder tijd nodig hebt anderen te overtuigen.
16 Werp drempels op. Leuk hoor al die glazen kantoorwanden, die transparante werksfeer, maar wat een afleiding. Zorg voor een drempel. Draag een koptelefoon, doe de deur dicht, zet je telefoon periodiek uit. Laat anderen moeite doen om je te bereiken. Op die manier komen ze alleen storen als het belangrijk is.
17 Laat iedereen weten dat je maximale effectiviteit nastreeft. Wanneer je nee verkoopt, zul je minder vaak hoeven uit te leggen dat het niet persoonlijk is…
18 Wijs ze de deur. Onverwachte bezoekers dienen te worden geweerd. Laat ze een afspraak maken.
19 Effectief vs. Efficiënt II? Bergen werk verzetten kan heel efficiënt. Maar is het ook effectief? Zijn de resultaten dusdanig dat het door anderen wordt opgemerkt? Zo niet, richt je energie op iets anders.
20 Wordt een erkend deskundige. Je wordt aangesproken op je expertise en pas op een moment dat ‘anderen' er niet meer uitkomen. De keerzijde is ook dat er in het vervolgtraject een toenemend beroep op je wordt gedaan. Allemaal verzoeken waar je dan weer nee tegen zal moeten zeggen.
21 Kijk kritisch naar je eigen werk en de processen daarin. In hoeverre ben jezelf een hinderlijke factor? Zijn er momenten dat wordt gestoord omdat het nu eenmaal de afspraak is? Stroomlijn eerst de workflow. Maak zichtbaar wat er nog meer valt te delegeren.
22 Reguleer de informatiestromen. Veruit de grootste inbreuk op je effectiviteit is alle informatie die op je afgevuurd wordt. Al die mailtjes slurpen tijd en energie. Kijk maximaal twee keer per dag op vaste tijdstippen. Geef jezelf dan een half uur en laat iedereen weten op welke momenten je de mail afhandelt (de meest effectieve mensen schijnen slechts één keer in de week hun mail te checken).
23 Als (niet)… dan (wel). Vermijd heilloos heen en weer gemail. Gebruik als-dan-constructies. Kun jij morgen om drie uur? Zo niet, kun je dan drie alternatieve tijdstippen voorstellen?
24 Wanneer vergaderen onvermijdelijk is: plan ze voor de lunch of beter, aan het eind van de dag. Honger en de eisen van kinderopvang versnellen de besluitvorming.
25 De allerkortste samenvatting: kies, prioriteer en wees duidelijk. Doe wat je doet goed en snel. Zorg dat anderen doen waar zij net zo goed of beter in zijn. Proactieven halen met minimale inspanning maximaal resultaat en lezen hun mail zelden.
Tijd over?
Dan kun je altijd nog spitten in deze dikke boeken die bol staan van de nuttige effectiviteittips om nóg meer tijd te besparen:
Stephen R. Covey: De zeven eigenschappen van effectief leiderschap, De achtste eigenschap, Prioriteiten.
Timothy Ferris: Een werkweek van vier uur (met bijbehorende website: fourhourworkweek.com)
David Allen: Getting Things Done, populair afgekort tot GTD, (belooft een tijdwinst van 20 procent)
Of een van de vele (zelfbenoemde) goeroes op dit profijtelijk gebied: Brian Tracy, Caroline Righton, Gery Groen, Jeffrey Mayer e.v.a.
Door de boeken het bos niet meer zien: alleen al bij managementboek.nl tref je 317 boeken aan over persoonlijke effectiviteit, geeft Google 184.000 hits. Bij timemanagement loopt het aantal hits op tot meer dan 50 miljoen
