Zelfsturende teams zijn in. Maar is je doel alleen om te schrappen in het aantal managers, dan kan het nog wel eens verkeerd aflopen.
Niemand heeft ooit bedacht dat het een goed idee is om extra managementlagen te creëren. Toch is dat gebeurd. In de perceptie van sommige klanten (en eigen medewerkers) zijn organisaties daardoor nu vaak te bureaucratisch, te log of staan ze te ver af van de klant. Daarom kiezen veel organisaties er tegenwoordig voor om zelfsturende teams in te stellen: redelijk zelfstandig opererende teams, dichtbij klant en cliënt, met een grote mate van resultaatverantwoordelijkheid. Logisch, maar niet automatisch een garantie voor succes.
Simpel idee
Het idee van de zelfsturende teams is vrij simpel: je knipt de tussenlaag van middenmanagement grotendeels weg tussen centrale organisatie en werkvloer. Dan regelt het hoofdkantoor een aantal overkoepelende zaken (vaak typische stafdingen, zoals de salarissen) en kunnen de teams zelf aan de slag met de dagelijkse klantzaken en dienstverlening. Dat gaat in principe goed. Uit onderzoek van Effectory bleek eind vorig jaar bijvoorbeeld dat zelforganiserende teams zelf ervaren dat zij cliëntgerichter en efficiënter werken dan in een meer traditionele setting. Ze ervaren minder bureaucratie en merken dat de lijnen korter zijn.
Vertrouwen, budget en middelen
Maar zelfsturing kan niet zomaar worden ingevoerd. Het vraagt wel om heldere kaders en adequate voorzieningen. Zo moet er vertrouwen zijn, en voldoende budget, duidelijke verwachtingen en afspraken, maar ook de juiste middelen. Goede ict-ondersteuning is bijvoorbeeld van levensbelang. Dat kan om allerlei toepassingen gaan. Vaak wordt gekozen voor een intranet of portaal om het team meer zelfstandigheid en zeggenschap te geven en hen vanuit de centrale organisatie te faciliteren. Het kan ook om apps gaan die op locatie en onderweg toegang geven tot centrale data en toepassingen, om communicatiemiddelen als Skype for Business en, heel belangrijk: ook om Business Intelligence. De centrale organisatie moet namelijk bereid zijn om relevante informatie te delen met de teams. Dan gaat het over financiële data, budgetten, personeelsgegevens, maar ook over doelstellingen en kwaliteitscriteria.
Niet per definitie ondernemers
Er zijn veel voorbeelden uit de praktijk waarbij de teams het werk beter, efficiënter, creatiever, directer, klantvriendelijker en tegen lagere kosten kunnen uitvoeren. Het kan ook een keerzijde hebben: werknemers zijn niet per definitie goede ondernemers. Je hoort er doorgaans minder van, maar er zijn dan ook voorbeelden genoeg van initiatieven en teams die niet van de grond komen. Als er niet doelbewust, maar meer als noodgreep of als modegril voor de inrichting van die teams wordt gekozen, dan loopt het initiatief al snel op de klippen. Als de ict-ondersteuning een geïsoleerd traject is, leidt dat tot ad-hoc oplossingen, miscommunicatie en inefficiënte processen en dat gaat weer ten koste van de organisatie en vrijwel altijd van de kwaliteit van de dienstverlening.
Mooie bijvangst
Het idee van zelfsturende teams is goed. Met de juiste middelen en informatie kunnen teams zelfstandig opereren en veel directer, effectiever en kostenefficiënter werken. Voorwaarde voor succes is wel dat het model van zelfsturende teams wordt ingezet vanuit de centrale strategie van de organisatie. Dat de stap past bij de langetermijnvisie en dat de teams de ruimte en ondersteuning krijgen om zich te ontplooien. Niet het verminderen van het aantal middenmanagers moet het doel zijn, maar het efficiënter en effectiever opereren. Minder managers is dan wel een mooie bijvangst.
Dit artikel is geschreven door Marcel Lucker, directeur sales en marketing bij Winvision, een Nederlandse ICT-dienstverlener die zich richt op het adviseren, ontwikkelen, implementeren en beheren van oplossingen gebaseerd op het Microsoft-platform. Foto boven via Flickr.com
Lees meer over zelfsturende teams
-
Jezelf overbodig maken? Steeds meer managers zien er brood in
-
Nieuw organiseren is ook nieuw coördineren
-
De nieuwe leider is een 'perpetual learner'
