Wat levert vergaderen op?
In Nederland vergaderland gaat jaarlijks 60 miljard euro aan loonkosten om in vergaderen. We besteden meer geld aan vergaderen dan aan kantoorruimte en lease-auto’s. En het kost ook veel tijd. Heb jij enig idee hoeveel tijd er in jouw organisatie wordt besteed aan vergaderen? En de logische vervolgvraag is natuurlijk: wat levert dat vergaderen eigenlijk op?
Voor heel veel medewerkers is het antwoord: veel te weinig! Ergernis en verveling, meestal niet meer dan dat. En dat is heel jammer. Je vergadering is namelijk een goudmijn! Jazeker! In vergaderingen kun je echt goud vinden.
In eerste instantie zou je het misschien niet zeggen, maar de collega’s die je uitnodigt voor een vergadering, brengen heel veel schatten mee.
- Wat dacht je van al hun kennis?
- En al hun ervaring?
- En het mooiste en waardevolste van alles, hun creativiteit?
Wij mensen zijn als enige wezens in staat om iets nieuws te scheppen dat ontspruit uit ons brein. In elke vergadering zit meer dan genoeg creatief kapitaal en denkkracht om elk vraagstuk op te lossen. Maar dan moet je er wel voor zorgen dat iedereen uit de verf komt.
Goud uit je vergaderingen
De methode GOUD wijst de weg naar vergaderingen die resultaat opleveren. Daarmee haal je het goud uit je vergaderingen. De methode is gebaseerd op vier pijlers:
- Goals: bedenk vooraf welke Goals je wilt bereiken
- Ontwerp: investeer in een passend Ontwerp
- Uitvoering: besteed aandacht aan de Uitvoering
- Deelnemers: wees selectief in de keuze van de Deelnemers
1. Goals
Een goal geeft richting aan je vergadering. Allereerst maakt het duidelijk of je überhaupt wel moet vergaderen. Zonder doel geen vergadering. Er zijn maar vier doelen die je met vergaderen kunt bereiken:
- ideeën
- kennis of informatie overdracht
- besluiten
- verdelen van werk
Alle andere doelen zijn op zijn best ‘bijvangst’. Denk dan aan het creëren van draagvlak, vergroten van betrokkenheid of verbeteren van relaties. Om die doelen te bereiken zijn andere middelen veel effectiever.
Elk agendapunt verdient een doel. Door dat vooraf te formuleren, ga je in je vergaderingen heel gericht aan de slag.
2. Ontwerp
Met het doel voor ogen kan je de gewenste route bepalen. Een belangrijk instrument hiervoor is de werkvorm. Die kies je op basis van het beoogde doel.
Helaas beheersen de meeste vergaderaars er maar één: het bekende ‘rondje’ waarin de voorzitter iedereen afgaat met de vraag naar ieders mening. Maar meningen zijn meestal nauwelijks behulpzaam op weg naar succes. Er zijn volop werkvormen die veel meer opleveren.
Goede werkvormen zijn gericht op het benutten van elkaars kennis, ervaring en creativiteit. Uitgangspunt is een veilige omgeving waarin alle deelnemers een bijdrage durven te leveren. De werkvormen kan je je zelf aanleren.
Bedenk wel: oefening baart kunst. Probeer een werkvorm minimaal vijf keer uit voordat je er een definitief oordeel over velt.
3. Uitvoering
Natuurlijk is de uitvoering ook belangrijk. Veel vergaderergernissen hebben juist daar betrekking op. Denk dan aan het managen van de tijd, het dominante gedrag van sommige deelnemers, door elkaar praten en het ontbreken van een duidelijke afronding van een onderwerp.
Veel vergadertips gaan over het verbeteren van de uitvoering. En terecht. Want tijdens de vergadering ‘gebeurt het’. Door aandacht te besteden aan de andere drie pijlers, zal je zien dat de uitvoering veel makkelijker verloopt. Die geven je de handvatten om de uitvoering van je vergadering makkelijker te maken.
4. Deelnemers
De deelnemers maken de vergadering. Vraag je van te voren af welke bijdrage je van elke deelnemer verwacht. Vuistregel is dat als je die vraag niet kunt beantwoorden, je deze deelnemer niet uitnodigt. En andersom geldt dat een deelnemer niet naar je vergadering hoeft te komen als je hem niet duidelijk kunt maken welke bijdrage je van hem verwacht.
Je kan deze vraag stellen bij elk agendapunt. Dat betekent ook dat niet iedereen de hele tijd aanwezig hoeft te zijn.
Door selectief te zijn bij de keuze van je deelnemers, bespaar je heel veel tijd. Ten eerste bij de mensen die niet de hele tijd hoeven te vergaderen over onderwerpen waar ze geen bijdrage aan kunnen leveren. En je zult je vergaderingen makkelijker kunnen managen.
Je hoeft immers alleen nog maar rekening te houden met deelnemers die daadwerkelijk een bijdrage leveren. De verveling zal reduceren, net als a-productief gedrag zoals e-mail checken en onderling geklets.
Selectief zijn betekent ook dat je mensen niet uitnodigt. Dat is in het begin voor iedereen even wennen. Maar de betere resultaten en de tijdsbesparing die dit oplevert, wegen op tegen het tijdelijke ongemak.
Nog meer goud-methode
De GOUD-methode is gebaseerd op het benutten van elkaars kennis, ervaring en creativiteit. Door de focus te leggen en te houden op het beoogde doel, levert een vergadering altijd een resultaat op. En omdat de deelnemers daadwerkelijk een bijdrage leveren, vergroot dat hun betrokkenheid bij de onderwerpen, wordt hun potentieel benut en zullen zij zich gewaardeerd voelen. Goud, goud, goud dus.
De eerste stap op weg naar dat goud is erkennen dat je nooit echt goed hebt leren vergaderen. Je deed gewoon na wat anderen deden. Maar beter vergaderen kun je leren.
Dat geldt voor jou en ook voor je collega’s. Durf te investeren in vergaderingen die resultaat opleveren. Dat gaat je een hoop tijdverspilling, ergernis en verveling schelen. En je krijgt er creativiteit en resultaten voor terug.
Over de auteur:
Bart Kessels is vergaderexpert en helpt met zijn bedrijf Linkias organisaties om betere resultaten te boeken met hun meetings. Hij is auteur van het boek Je vergadering als goudmijn, waarin hij op een praktische manier uiteen zet hoe je kunt vergaderen mét resultaat.
