Bob moet korter gaan vergaderen. Wij vroegen u om naar aanleiding van de eerste mail zelf een Bob te schrijven. In de lezersbob ingestuurd door Rik van Kampenhout blijkt dat Bob altijd blijft lachen.
Van Willem
Aan Bob
Onderwerp Korter vergaderen
Hoi Bob,
Het spijt me om het te moeten zeggen, maar ons heilig voornemen (op jouw nadrukkelijke initiatief!) om wat te doen aan veel te veel en vooral veel te lange vergaderingen had vanochtend in elk geval geen goede start. Ik heb het geklokt: het MT begon om vijf over half tien (in plaats van, zoals het hoort, om negen uur, maar bepaalde lieden komen er elke maandag weer opnieuw achter dat er files zijn in dit land) en ging door tot maar liefst kwart over een. Erger nog: van de twaalf agendapunten waren er toen nog maar slechts vier besproken. En helemaal erg: we hebben het maar liefst 23 minuten gehad over de voortdurende onderbezetting op de receptie, wat niet eens een agendapunt was, en dat we meteen hadden kunnen delegeren naar Facility Management. Kortom, Bob, ons en vooral jouw heilige voornemen om strak en kort en efficiënt en effectief te vergaderen – het wil maar niet lukken. Ik denk hier alleen nog forse, verrassende oplossingen voor een doorbraak kunnen zorgen.
Willem Lantink, Chief Marketing
Van Bob
Aan Willem
Onderwerp RE: Korter vergaderen
Dag Willem,
Ik ben het helemaal met je eens! Een goede start was het niet, maar ja, een geschaarde vrachtwagen daar kan niemand op plannen. Ik ben daar ook niet over gebeld en dat terwijl ik bij de receptie een notitie heb laten neerleggen om mij te waarschuwen als er grote vertragingen zijn. Gelukkig waren we dit keer wel op tijd in het bedrijfsrestaurant voordat ze om half twee dicht gingen. Dat is toch vooruitgang!
Hartelijke groet, Bob
Van Willem
Aan Bob
Onderwerp RE: Korter vergaderen
Dag Bob,
Wat ik zo in je waardeer is dat je altijd weer in staat bent om alles vanuit een positieve houding te bezien en dat met ons te delen. Je zou een goede marketeer zijn! Maar dat neemt niet weg dat we ruim een uur te laat zijn begonnen en meer dan de helft van de agenda hebben moeten doorschuiven naar de volgende keer. Om van je gewoonte om van de agenda af te wijken nog maar te zwijgen! Wat gaan we er aan doen?
Van Bob
Aan Willem
Onderwerp RE: Korter vergaderen
Dag Willem,
Dankjewel voor je compliment. Ik zou ook graag marketeer geworden zijn, maar het bedrijf had me op een andere plek nodig. En dat is maar goed ook, anders hadden we wellicht niet zo'n scherpe Chief Marketing gehad. Maar je hebt me op een idee gebracht. Let op je mailbox!
Van Bob
Aan Iedereen
Onderwerp Aan alle stafmedewerkers
Zeer gewaardeerde collega's,
De laatste tijd is er een toename geconstateerd van de tijd die besteed wordt aan vergaderingen, werkbesprekingen, Bila's en andere noodzakelijke overlegvormen. Om deze efficienter te laten verlopen heb ik bij de receptie een notitie laten neerleggen om iedereen te laten waarschuwen in het geval dat er grote verkeersproblemen te verwachten zijn. Lees daarom voor je thuis vertrekt je email of luister je voicemail af zodat de aanvangstijd kan worden aangepast aan de omstandigheden van dat moment. Verder dienen alle bijeenkomsten te zijn afgelopen voor kwart over een zodat iedereen nog gebruik kan maken van het bedrijfsrestaurant. Niet behandelde agendapunten dienen te worden doorgeschoven naar een volgende gelegenheid.
Met vriendelijke groeten, Bob
Van Receptie
Aan Bob
Onderwerp RE: Aan alle stafmedewerkers
Beste Bob,
We hebben je notitie ontvangen en willen nogmaals benadrukken dat de receptie pas vanaf negen uur open is. Natuurlijk willen we graag meewerken en zullen vanaf negen uur gaan bellen om iedereen te waarschuwen als er een probleem is. Ons is niet duidelijk wat we moeten doen als er niets aan de hand is, dus totdat je ons dat laat weten bellen we ook maar als er geen files staan.
Met vriendelijke groet, Annie Treurniet, Hoofd Receptie
Van Willem
Aan Bob
Onderwerp RE: Aan alle stafmedewerkers
Bob,
Briljant! Nu niemand meer weet hoe laat we beginnen met onze management meeting en ook niemand meer weet waar we aan toekomen stel ik de volgende agenda voor: 1- opening door Bob 2- notulen en aktiepunten vorige meeting 3- rondvraag 4- sluiting Dan zijn we ruim binnen de tijd klaar.
Willem
Van Bob
Aan Annie Treurniet
Onderwerp Bereikbaarheid
Dag Annie,
De laatste tijd ontvang ik veel berichtjes van klanten via mijn email en zelfs op mijn mobiel met de klacht dat we tot de lunch telefonisch zo slecht bereikbaar zijn. Kun je daar wat aan doen?
Groet, Bob
Van Bob
Aan Iedereen
Onderwerp Aan alle stafmedewerkers
Zeer gewaardeerde collega's,
Nu we een paar weken werken met onze nieuwe standaard agenda doet het me erg veel plezier te kunnen vaststellen dat we veel efficienter en korter vergaderen. Geen overbodige agendapunten meer en doordat we eindelijk aan de rondvraag toe komen kan iedereen zijn ei kwijt. Ook onze extra mobilieits-service werpt zijn vruchten af, iedereen is nu op tijd, behalve de receptie. Over de onderbezetting en wat daaraan te doen heb ik aan Annie Treurniet gevraagd om met een verbeterplan te komen. Hou vol allemaal, we gaan de goede kant op!
Bob
Ook uw eigen Bob insturen? De nieuwste mail om af te maken vindt u hier.
