Het managen van ex-collega’s is een mijnenveld waarbij het hele pallet aan vervelende menselijke trekken langs kan komen: lange tenen, jaloezie, roddel, stemmingmakerij en frustratie. Welke klippen moet u allemaal omzeilen?
Case
Het is hard gegaan met Petra Peperkoek. Twee jaar geleden kwam ze binnen bij haar werkgever – een farmaceutische groothandel – en twee maanden geleden kreeg ze te horen dat ze gepromoveerd werd naar een managementfunctie. Nu is ze salesmanager en geeft leiding aan een team van acht mensen. Ze geniet ervan. Omdat ze van nature altijd graag verantwoordelijkheid nam, is het met deze baan net alsof ze een beetje thuis is gekomen. Eén schaduwzijde zit aan het verhaal. Zes van de acht mensen aan wie ze leiding geeft, zijn haar vroegere collega’s en dat vindt Petra lastig.
Hoewel ze hard haar best doet om de onderlinge sfeer met haar vroegere collega’s even informeel te houden als vroeger, voelt ze afstand. Vandaar dat ze besloten heeft met ieder van haar mensen een zogenaamd ‘verwachtingsgesprek’ te voeren, om uit te vinden wat de beide partijen in de nieuwe rolverdeling van elkaar verwachten. Tot nu toe zijn die gesprekken goed verlopen. Vandaag is het laatste gesprek, met Joris Jagerman. Vooral met hem heeft ze het moeilijk.
Bij binnenkomst – “hoi Peet” – stort Joris zich in een van de twee stoelen tegenover Petra’s bureau. “Ik heb eigenlijk niet zoveel tijd. Er moeten nog tig orders worden verwerkt en ik móet op tijd weg vanavond vanwege volleybal.” Petra schraapt haar keel. “Joris, ik wil het hebben over onze samenwerking. Sinds ik salesmanager ben, is er iets veranderd in de manier waarop wij met elkaar werken. Plotseling ben ik de baas en dat is voor mij ontzettend wennen. En voor jou en de anderen volgens mij ook. Ik ben erop uit dat de sfeer tussen ons dezelfde blijft. Maar dat is niet vanzelfsprekend. Daarom heb ik je uitgenodigd. Met alle anderen heb ik het al gehad. Jij bent de laatste en eerlijk gezegd is dat niet voor niks. Ik vind het eng, want ik heb met jou altijd de beste band van de hele club gehad. Ik zou het vreselijk vinden als wij hierdoor uit elkaar zouden groeien.”
Joris zucht eens. “Als jij mij zo belangrijk vindt waarom heb je die baan dan genomen? Zo ben je beste maatjes en zo moet ik ja en amen zeggen bij alles wat jij zegt. Volgens mij de beste manier om een vriendschap om zeep te helpen. Ik had ook voor die baan kunnen gaan, maar dat doe ik bewust niet, want ik weet dat ik daarmee de sfeer verpest. Maar jij zet gewoon alles opzij om een stapje hoger te komen. Je had op elke afdeling manager kunnen worden wat mij betreft, maar niet hier.”
Petra moet even slikken. Ze voelt zich gekrenkt, maar probeert daar niets van te laten merken. “Sinds wanneer moet jij ja en amen zeggen tegen alles wat ik zeg? Heb ik je dat gevraagd? Het enige wat verandert, is dat ik nu de eindverantwoordelijkheid heb. Jij moet nu verantwoording afleggen aan mij, zoals ik dat bij Hendriks moet doen. Heb ik daardoor meer macht? Ja. Maar verder ben ik niet van plan om over je schouders mee te gaan kijken. Ik weet wat jij kan en ik weet dat ik je kan vertrouwen.” Joris trekt z’n schouders op; hij schudt nee. “Weet je, baasje spelen doe je maar met de rest, niet met mij.”
Petra vermant zich. “Oké, dan denk ik niet dat wij verder samen kunnen werken. Dan wil ik dat je intern gaat solliciteren naar een andere functie. Ze willen je vast wel ergens hebben.” Joris kijkt haar boos aan. “Ik hoop dat je nog heel gelukkig wordt in die nieuwe baan van je,” sneert hij. Hij staat op en loopt de kamer uit.
Analyse
Dit is geen prettig gesprek voor Petra Peperkoek. Ze raakt niet alleen een goede werknemer, maar ook een vriend kwijt. Toch is er op de manier waarop ze het aanpakt weinig aan te merken. Ze is persoonlijk en zakelijk tegelijk en staat voor haar keuze om manager van de afdeling te worden. Joris Jagerman valt haar daarop aan, maar het lukt hem niet haar van slag te brengen. Joris is een echte Hollander: als iemand zijn kop boven het maaiveld uitsteekt, hakken we die eraf, want stel toch eens dat Petra hem zou gaan vertellen wat hij moet doen.
Petra maakt het persoonlijk en dat is terecht. Haar relatie met Joris ís persoonlijk en juist een zuiver zakelijke toon aanslaan, zou bij Joris de nekharen alleen maar verder overeind hebben doen staan. Dat ze aan het eind zo’n harde, zakelijke conclusie trekt, is ook terecht. Dit gesprek was bedoeld om duidelijk te krijgen hoe de arbeidsrelatie verder zou verlopen en Joris heeft duidelijk gemaakt dat die relatie wat hem betreft voorbij is. Het zou wel erg dom zijn van Petra om vervolgens net te doen of het wel goed komt tussen hem en haar. Dat ze hem vertelt op een andere afdeling te solliciteren is daarbij geoorloofd. Mocht Joris alsnog ontslag aanvragen om vervolgens een flinke vergoeding proberen op te strijken, maakt hij juridisch gezien geen schijn van kans.
Niet doen
Het managen van ex-collega’s – mensen met wie u eerder op hetzelfde niveau heeft samengewerkt – is een mijnenveld waarbij het hele pallet aan vervelende menselijke trekken langs kan komen: lange tenen, jaloezie, roddel, stemmingmakerij, frustratie, noem maar op. Waarom dat zo is? Omdat u het makkelijkste doelwit van menselijke achterbaksheid bent dat uw ex-collega’s zich maar kunnen wensen. Ga maar na: u bent een carrièrejager, ‘voelt zich te goed voor ons’, bent arrogant, bent dominant, een machtswellusteling en soms zelfs een verrader. Wat u verraadt? Tsja, laten we dat het collega-zijn noemen. “We hadden het toch gezellig? Moet jij het weer verpesten.” En wat tenslotte de situatie helemaal geschikt maakt voor al dat menselijk ongerief: u bent alleen. Aangezien u zich in dit mijnenveld bevindt, is het misschien vooral slim om te kijken wat u vooral niet moet doen in deze situatie. Daarmee wordt duidelijk welke mogelijke klippen u allemaal te omzeilen heeft.
* De baas spelen – Dit hoeven we natuurlijk niet uit te leggen. Autoritair gedrag werkt niet met mensen die tot voor kort op gelijke hoogte met u stonden. En gelijk hebben ze.
* Instrueren – Deze mensen zijn professionals. Die weten hoe ze de meeste dingen aan moeten pakken. U daarentegen krijgt met voor u nieuwe situaties te maken en bent dus aan het leren over uw taken. Denk niet te snel dat u de betreffende ex-medewerkers uw nieuw verworven inzichten moet bijbrengen. Tien tegen een dat u ze mateloos irriteert. Heel anders is het als u na zorgvuldige overweging vernieuwingen door wilt voeren: doen natuurlijk.
* Afstand creëren – De ‘harde lijn’. Bewust afstand nemen zodat u zo objectief kunt oordelen en efficiënt kunt blijven werken. Of u bent een hele harde, of ze lusten u rauw.
* Uzelf overschreeuwen – U vindt het spannend. Sommige collega’s reageren goed op de verandering, anderen niet. Ga niet proberen een kunstmatig vertoon van zelfvertrouwen te etaleren. Laat uw medewerkers (en niet te vergeten uzelf) weten dat u het spannend vindt. Wees er in ieder geval authentiek over.
* Vriendjes maken – De vrijmibo een uurtje vroeger, niet te moeilijk doen tegen telaatkomers, een oogje dicht doen bij ziekteverzuim en dan maar hopen dat ze allemaal alsnog uw vriendje worden. En dan maar wachten op het eerste functioneringsgesprek met uw nieuwe baas.
Het Verwachtingsgesprek
Nergens in de managementliteratuur vermeld en ook in geen enkel protocol opgenomen. Toch is het de allerbeste manier om de mogelijke drama’s die op uw stap kunnen volgen, te snel af te zijn. Tips voor een productief verwachtingsgesprek:
* Bereid goed voor – Bedenk wat u uit dit gesprek wilt halen: vertrouwen bij uw ex-collega; helderheid over waar u onderling op kunt rekenen; collega stemt overeen met uw visie voor de toekomst en wat dies meer zij. Zet dat op papier en check tijdens het gesprek regelmatig of u die resultaten aan het behalen bent.
* Neem het initiatief – U bent verantwoordelijk dat de nieuwe situatie gaat werken, dus laat die niet door uw ex-collega’s invullen. Begin met het neerzetten van uw visie en datgene wat u van uw medewerker verwacht.
* Vraag om eigen oplossingen – Vraag vervolgens of ex-collega zich erin kan vinden en verzoek hem zelf mee te denken over de nieuwe werkwijze.
* Luister – Logisch natuurlijk, maar neem alles wat uw ex-collega zegt serieus. Onderzoek met hem/haar diens eventuele problemen en bezwaren.
* Evalueer – Vraag uzelf na het gesprek eerlijk af: gaat hij met of tegen mij werken? Als u niet helder heeft of ex-collega met u gaat werken, maak dan een afspraak voor een nieuw gesprek. Let wel: dit is geen machtsspel. Het gaat niet om u, maar om het bedrijf. Mocht u ongezouten, maar opbouwende kritiek te verduren hebben gekregen, ga dan eens na of er aan uw eigen manier van werken iets te verbeteren is.
