Als iedereen een reis kan boeken via internet, waarom is bedrijfssoftware dan zo ingewikkeld? Twee veteranen begonnen vanaf nul.
Het bedrijf van Andy Verstelle (zie foto) en Marcel de Brauwer is volledig in de cloud. Met eMerus leveren ze niet alleen hun software voor salarisadministratie, verlof, verzuim en andere personeelszaken online, zelf leiden ze bijna een nomadisch online bestaan. eMerus heeft een heleboel klanten en acht vaste medewerkers, maar geen kantoor. Mensen werken vanuit huis, collega's zoeken elkaar op of vergaderen per video of waar het maar uitkomt: in een hotellobby, bij de klant of, als de koppen wat langer bij elkaar moeten, op een zeilboot of een zaaltje op een bijzondere plek. "Dat is ons principe: wat je verkoopt, moet je ook zelf gebruiken. Cloudtechnologie maakt het mogelijk om te werken waar en wanneer je dat het beste uitkomt. Op een bepaald moment zullen we met eMerus een kantoor moeten betrekken, maar dat moment willen we zo lang mogelijk uitstellen.'
Virtueel bestaan
Dat virtuele bestaan van eMerus vormt een flink contrast met de grote concerns waar Verstelle en de Brauwer twintig jaar manager waren voordat ze voor zichzelf begonnen. Hun laatste werkgever was Randstad, die vanwege een strategiewijziging de HR-diensten ging ontmantelen. De Brauwer besloot daarop een paar maanden te gaan zeilen, met aan boord zijn laptopje met umts-stick. 'Marcel is gek op programmeren, hij maakte vanaf zijn zestiende al op zijn thuiscomputertje een salarisprogramma voor het bedrijf van zijn pa. Dat werkt nog steeds. Hij was helemaal weg van de mogelijkheden die de cloud kan bieden op het gebied van HR, en ging op zijn boot aan het knutselen. Toen hij terugkwam liet hij me zien wat hij had gebouwd, en ik zag meteen: dit is geniaal!'
Een grote frustratie
Lang waren de twee HR-specialisten gewend dat de technologie in hun vakgebied bestond uit zware, complexe softwarepaketten die niet alleen kostbaar, maar ook weinig gebruiksvriendelijk waren. 'Dat was een grote frustratie, die bij ons nog groeide, naarmate we op internet zagen hoe simpel je bijvoorbeeld een reis boekt. Terwijl daarachter ook een complex proces schuilgaat.' Het gevolg: alleen de grootste bedrijven werken met eigen softwarepakketten voor de personele administratie, MKB-ers laten die klus graag over aan hun accountant of salarisverwerkers als Raet en ADP.
Gebruiksvriendelijkheid als eis
Dat moest anders kunnen. Inmiddels was het online afnemen van software en computerkracht uit de cloud in opkomst. Net als het Amerikaanse Salesforce met software voor klantcontacten. Juist Salesforce, dat zijn platform als Force.com ook aan derden aanbiedt om daarop eigen diensten te ontwikkelen, zetten de eMerus-oprichters in voor hun nieuwe generatie HR-software. 'Een absolute eis was de gebruiksvriendelijkheid. Een tweede: het verwerken van loonstrookjes was, waar je ook kwam, altijd gescheiden van verlof, verzuimbeheer en andere zaken rond hr. Wij wilden dat als één dienst aanbieden, gericht op het MKB.'
Van haver tot gort
Toen de twee voormalige collega's, inmiddels dikke maatjes, hun startup begonnen en hun clouddienst HR2day eind 2010 klaar was voor de markt, vonden ze hun eerste klanten aan de onderkant van de markt: een ondernemer met één enkele werknemer. 'We kenden de markt van haver tot gort en wisten precies waar onze potentiële klanten zaten. Die gingen we allemaal af. Maar de nieuwe manier van werken zoals inloggen op het systeem van Salesforce bleek toch stevig wennen voor ze.'
Fontys hogescholen
Maar met een simpele demo wisten Verstelle en De Brauwer toch de ene na de andere klant binnen te trekken. De eenvoud waarmee je een salarisverhoging kunt doorvoeren en de correcte loonstrookjes die uit het systeem rollen maken steevast indruk. Ook op de grote klant die de doorbraak voor eMerus betekende. Fontys hogescholen zocht een nieuw HR-systeem voor de 5000 medewerkers en schreef een tender uit. 'We waren veel te klein en misten de track record om aan zo'n procedure mee te doen. Dat meldden we ook eerlijk, maar we mochten een demo geven.' Die was zó overtuigend, dat Fontys stevig aandrong bij eMerus om de tenderprocedure alsnog te doorlopen. 'We konden op redelijke termijn voldoen aan de meeste eisen, en scoorden niet eens zozeer op prijs, als wel op de gebruiksvriendelijkheid.'
Privacy
eMerus won begin 2012 de tender. Concurrenten zetten wel openlijk vraagtekens bij de aanbesteding. Waren gevoelige personeelsgegevens wel veilig in de cloud? In een Amerikaanse nog wel? 'Op dergelijke bezwaren hadden we een goed antwoord, de beveiliging voldoet aan alle eisen en de privacywaarborgen voldoen aan de normen van het college bescherming persoonsgegegevens.' Het gevolg: Fontys kreeg in zes maanden een goed werkend HR-systeem – iets wat in de 'oude' wereld van het aanpassen van softwarepakketten niet vanzelfsprekend is. 'Bij cloudsoftware is het een kwestie van inregelen, veel is gestandaardiseerd en alles wat we moeten aanpassen doen we tegen kostprijs, of voor de helft, als het gaat om een nieuwe toepassing die we ook aan derden kunnen aanbieden.'
Kosten
De deal met Fontys maakte nieuwkomer eMerus tot een serieus te nemen aanbieder van HR-software. Het is niet zo dat de clouddienst van eMerus het wint op prijs. Integendeel. 'Klanten betalen, afhankelijk van hun omvang en de modules die ze afnemen, 4 tot 7 euro per maand per medewerker, daar zitten onze concurrenten geregeld onder. Maar dankzij de gebruiksvriendelijkheid bespaar je zóveel tijd, dat je uiteindelijk in de totale kosten als gebruiker goedkoper uit bent.' Zeker klanten die hun personeels- en slararisadministratie eerder hadden uitbesteed, besparen tijd en kosten, belooft eMerus. 'Als je voor elke wijziging een mailtje moet sturen naar je accountant, terwijl je nu even inlogt en wat gegevens wijzigt, hou je tijd over.'
Het virtuele bestaan
Voor klanten, inmiddels uiteenlopend van glasvezelaanbieder Eurofiber tot golfclub The Dutch en van Online Accountants MKB tot een basisschool in Oss, is het niet alleen wennen aan de online software, het virtuele bestaan van leverancier eMerus zelf is dat ook. 'Als het niet nodig is, komen we niet elke dag langs voor de ondersteuning: dat doen we online, of via videoconferencing. Waarom zou ik twee keer anderhalf uur in de auto zitten om een klant te ondersteunen, als dat net zo goed via video kan?'
Verschil
Nadat eMerus die eerste tenderprocedure had gewonnen, volgden er meer. In de 2,5 jaar van zijn bestaan gaat er inmiddels jaarlijks driekwart miljard euro aan salaris door het systeem. 'Klinkt goed hè?', lacht Verstelle. 'Ofwel nog geen half procent van een markt van 7,5 miljoen loonstrookjes. Maar wij willen binnen een paar jaar vijftien procent van de markt in handen krijgen. Dit klinkt misschien een beetje wollig, maar we doen het niet voor de financiële targets. We willen gewoon verder bouwen aan een steengoede dienst die het verschil maakt.'
Gratis kennissessie
Benieuwd hoe je succesvol de cloud instapt? Laat je op 21 november 2013 inspireren door het succes van Plan Nederland en krijg waardevlle tips van expert Sander Duivestein.
Meld je vandaag nog aan voor de gratis kennissessie Succes met de cloud.
