Veel innovatieplannen stranden op de tekentafel. Podiumauteur Wim Joosten legt uit hoe u uw idee realiseert dankzij Scrum, een managementaanpak voor softwareontwikkeling.
Uit diverse onderzoeken komt naar voren dat het in Nederland niet aan goede businessideeën ontbreekt. Maar in vergelijking met andere landen is Nederland veel minder goed in staat om die ideeën ook daadwerkelijk te realiseren. Bij de realisatie van innovaties is de managementaanpak een bepalende factor. Scrum – een managementaanpak die eigenlijk bedoeld is voor softwareontwikkeling – is een prima optie om de ontwikkeling en marketing van nieuwe producten en services te managen en hiermee innovatieve ideeën ook daadwerkelijk te realiseren.
Einddoel en route wijzigen
Wat maakt management van innovaties lastig? De kern van het probleem zit in het feit dat tijdens een innovatietraject het einddoel en daarmee ook de route wijzigen. Bij een innovatie is dat een zekerheid.
Traditionele methoden van projectmanagement houden hier beperkt rekening mee. Deze gaan uit van een duidelijke projectdefinitie, een vaste set van uit te voeren activiteiten en een doel dat praktisch ongewijzigd blijft. Bij Scrum wordt er juist vanuit gegaan dat er zich tijdens het project wijzigingen voordoen.
Scrum is een aanpak voor softwareontwikkeling die de afgelopen jaren steeds populairder is geworden. Scrum wordt onder andere gebruikt bij de ontwikkeling van software waarbij de wensen van gebruikers nog niet helemaal duidelijk zijn. Bij Scrum wordt gewerkt in multidisciplinaire en zelforganiserende teams. Deze teams ontwikkelen in kleine stappen, sprints genaamd. Iedere sprint levert een concreet resultaat op dat steeds wordt getoetst aan de eisen van de opdrachtgever. Indien relevant, worden de eisen bijgesteld of aangescherpt. Flexibele samenwerking, intensieve communicatie, teamgeest en verantwoordelijkheid zijn sleutelwoorden bij Scrum.
Scrum wijkt sterk af van traditionele ontwikkeling van software waarbij wordt gestart met een uitgebreide set van functionele specificaties en waarbij het eindresultaat – werkende software – pas aan het einde van het project wordt opgeleverd.
Innovaties managen
Scrum heeft een aantal kenmerken waardoor de aanpak uitermate geschikt is bij innovatietrajecten:
Houd rekening met tussentijdse wijzigingen
Scrum houdt rekening met het feit dat de route wijzigt. Bij een traditionele aanpak wordt een wijziging gezien als het niet goed definiëren van een project. Je ziet vaak dat een projectleider zoveel mogelijk blijft vasthouden aan de initiële scoop en doelstellingen van een project. Bij Scrum wordt een wijziging gezien als een kans op een verbetering. Er wordt immers alleen een wijziging doorgevoerd wanneer er ‘businesswise’ een goede reden voor is. De wijziging wordt dan ook zo snel mogelijk doorgevoerd en wanneer nodig meerdere malen. Dat is beter dan achteraf dure herstelactiviteiten doorvoeren.
Toetst regelmatig aansluiting op behoefte
De aansluiting op de businessbehoefte wordt bij Scrum voortdurend getoetst. Bij een traditionele aanpak worden er bij de start eisen gesteld vanuit de business. Daarna verdwijnt het businessperspectief. Ik heb zien gebeuren dat een projectleider keurig volgens planning een nieuwe business opzette. Teamleden kregen gedurende het project twijfels maar niemand sprak de twijfel uit, dat was niemand zijn verantwoordelijkheid. Bij Scrum heeft een van de teamleden de formele rol als product of business owner. Dit teamlid vraagt zich voortdurend af of het is wat hij wil hebben en of het datgene is waar de markt behoefte aan heeft. Hij stuurt het resultaat vanuit deze verantwoordelijkheid steeds bij en zorgt dat het businessresultaat niet in gevaar komt.
Grotere betrokkenheid onder teamleden
Er is een grotere betrokkenheid en daardoor een maximaal teamresultaat. Bij een traditionele aanpak heeft iedereen een duidelijke en vaste rol maar ook een beperkte verantwoordelijkheid. Werkzaamheden worden vaak op basis van vaste afspraken uitgevoerd en aansturing vindt vooral top down plaats. Een dergelijke aanpak heeft als gevolg dat teamleden minder betrokken zullen zijn en niet als team snel en flexibel kunnen reageren op veranderingen. Bij Scrum krijgen teamleden ruime verantwoordelijkheden en de vrijheid om in onderling overleg af te wijken van ‘de gekozen route’. Teamleden zijn in staat om snel goede keuzes te maken omdat ze niet alleen de eigen verantwoordelijkheid kennen maar ook voortdurende worden geïnformeerd over ‘de big picture’, het grote doel.
Direct een 5-voor-12-spirit
Bij Scrum is er vanaf de start een 5-voor-12-spirit. Ik heb ervaren dat het voor een innovatieteam lastig is om meteen in de hoogste versnelling te starten. Er is immers budget en voldoende tijd. Het werkt als bij studenten. In het begin wordt er onvoldoende gedaan, daarna komt men op gang en ontdekt men dat het werk tegenvalt. Vervolgens wordt er de laatste dagen heel hard gewerkt, maar worden doelen niet volledig gerealiseerd. Bij Scrum wordt een lange-termijndoel vertaald naar opdrachten en resultaten die van week tot week en van dag tot dag worden gepland. De voortgang wordt voortdurend geactualiseerd en voor iedereen visueel zichtbaar gemaakt op grote borden met post-it’s. Op deze manier wordt er vanaf de start van het project een ‘5 voor 12 spirit’ gecreëerd.
Lost problemen snel op
Problemen worden meteen opgelost. In een project worden problemen vaak langzaam zichtbaar. Er gaat tijd voorbij voordat ze worden onderkend, voordat er een probleemeigenaar is en voordat ze uiteindelijk worden aangepakt. Bij Scrum maken teamleden problemen direct kenbaar aan het team tijdens de dagelijkse meeting of gewoon ‘tussendoor’. Het team probeert het probleem dan direct als groep op te lossen tijdens een korte meeting, een zogenaamde ‘stand up’. Vaak wordt een probleem gevisualiseerd op een groot bord, bijvoorbeeld door middel van een mindmap. Kan een probleem niet direct worden opgelost, dan krijgen enkele teamleden de verantwoordelijkheid en tijd om het probleem met voorrang op te lossen. Dit is zeer belangrijk omdat niet opgeloste of niet onderkende problemen de grote oorzaak zijn van vertragingen in een innovatieproject.
Scrum toepassen
Het allerbelangrijkste voordeel ten opzichte van traditionele aanpakken is de eenvoud. Scrum is geen ingewikkeld systeem. Het is een aanpak met een beperkt aantal uitgangspunten en richtlijnen. Dit zijn bovendien geen dogma’s die je maar op één manier kunt interpreteren. Scrum is een raamwerk dat je zelf kunt invullen.
Het is daarom een aanpak waar je morgen mee kunt beginnen. Belangrijk is wel dat er commitment is binnen een team dat met Scrum aan de slag gaat. Het is een andere manier van werken, met andere rollen en verantwoordelijkheden voor de teamleden.
Wanneer je met Scrum aan de slag wilt gaan zijn er uitstekende boeken en ‘vrije bronnen’ waarin Scrum in detail wordt uitgelegd.
Over de auteur:
Dit Podiumartikel is geschreven door Wim Joosten, New Business Generator bij Calypso Innovatie.
Over het Podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
