ICT 2007: Inleiding Consultancy

Opdrachtgevers worden beter

Hoewel opdrachtgevers van outsourcing en offshoring steeds professioneler worden is de behoefte aan consultancy onverminderd groot. Consultants spelen bij hun klanten afwisselend de rol van adviseur, waakhond en meewerkend voorman.

In de ict-adviespraktijk van alledag is de laatste anderhalf jaar een duidelijke verschuiving waarneembaar naar de vraagzijde van ict, de business dus, zegt Gert Florijn, managing consultant van DMV-Cibit (consultancy en opleidingen). “Ondernemingen zijn op zoek naar denkkaders om grip te krijgen op ict. Want laten we wel wezen: te veel gaat nog steeds niet goed in ict-projecten. Je kunt duidelijk merken dat de tolerantie voor niet-werkende ict aan het afnemen is. En we staan nog maar aan het begin van deze trend, daarvan ben ik overtuigd.”

 

Er is sprake van professionalisering van de opdrachtgevers, constateert Florijn. “Men realiseert zich dat het te weinig oplevert als een onvolwassen opdrachtgever in zee gaat met een volwassen leverancier. De materie is door outsourcing en offshoring ook complexer dan vroeger. Ondernemingen zoeken een oplossing voor de regiefunctie in ict-projecten, waarin nogal wat processen door elkaar lopen.” Florijn doelt op de verhouding tussen opdrachtgever en de ontwikkelende partij, hoe om te gaan met ‘subcontractors’ die de hardware of de databases voor hun rekening nemen, het testtraject als de systemen eenmaal zijn opgeleverd en de beheerproblematiek als het systeem in gebruik is genomen.

 

Bedrijven roepen de hulp in van consultants om de kwaliteit van de ict-ontwikkelingen te borgen en daarop meer grip te krijgen. Een beter overzicht van de huidige ict-architectuur van het bedrijf is daarvoor een eerste vereiste. “Vervolgens komen als snel twee procesgebieden in beeld die erg bepalend zijn voor het slagen van it-projecten: management van het projectportfolio van de onderneming en management van de systeemvereisten (requirements) die de business stelt. “Dan gaat het om de status van de lopende projecten, de samenhang daartussen en de interferentie die tussen projecten optreedt. En om het helder en stabiel krijgen van de business requirements.”

 

De aandacht van adviseurs moet zich dan vooral richten op het inrichten van processen rond die beide aandachtsgebieden, bijvoorbeeld door de opbouw van een gezaghebbend projectbureau binnen de onderneming. “De consultant kan als coach en meewerkend voorman beginnen met opleidingen in de werking van zo’n proces van requirements management. Het interessante is dat als je begint met de basale dingen, er al snel zichtbaar resultaat wordt geboekt.”

 

Ook analisten van marktonderzoeker Gartner worden vaak ingezet om de risico’s te beheersen van grote programma’s bij ondernemingen in bijvoorbeeld de financiële dienstverlening. Berend de Jong, managing partner van Gartner Nederland: “Wij houden voor hun de ‘quality assurance van de programma’s in de gaten als een soort neutrale, onafhankelijke waakhond. Die rol kunnen we goed aan omdat we de business context begrijpen en de technologie goed kennen.”

“Vaak zijn het enorme veranderprogramma’s waar we een audit of een benchmark op doen. Dan moet je denken aan projecten van boven de honderd miljoen. Dat soort programma’s is heel lastig binnen tijd en budget op te leveren. Dat komt door de enorme complexiteit ervan, zowel organisatorisch als technologisch; eerste vereiste is dan om transparantie te creëren. Soms doen we ook veel kortere audits van drie tot vier weken. Probleem is dat we er vaak pas bij worden geroepen als er een probleem is. Dat maakt het soms lastig om een dergelijk project tot een succes te managen.”

Controle krijgen over veranderprocessen en het beheersen van de risico’s is één van de thema’s die ondernemingen in gesprekken met de analisten van Gartner aan de orde stellen, aldus De Jong. Andere gespreksthema’s zijn de mondialisering en de keus tussen zelf doen of uitbesteden.

 

“Mondialisering is een evident thema. Met offshoring en internet zijn er nieuwe mogelijkheden ontstaan de kostenefficiency uit andere landen en regio’s te benutten. Ondernemingen vragen ons dan te helpen betrouwbare leveranciers uit te zoeken en bij te staan bij het afsluiten van zo goed mogelijke contracten.”

Onderwerpen die bedrijven aan de orde stellen in hun contacten met Gartner? Welke bedrijven zijn kwalitatief goed en betrouwbaar in landen als India en China, welke tarieven hanteren ze en hoe wordt de bescherming van intellectuele eigendom (ip) geregeld en gehandhaafd. De industriële sector is het meest actief in de slag om de mondialisering, “Verrassend? Nee. Daar is men immers het langst en het best gewend internationaal zaken te doen. Bedrijven als General Electric en Philips hoef je echt niets te vertellen: die doen dat al vele decennia lang.”

 

‘Grote bewegingen’ neemt Berend de Jong waar in de financiële dienstverlening. “Daar zijn ook de volumes van de programma’s veel groter dan in de industriële sector.” Ook in de rest van de economie begint men nu na te denken over de mondialisering van productie en afzet en de rol die offshoring zou kunnen spelen. Het minst ver gevorderd in de gedachtevorming is de overheidssector, locaal en nationaal.

‘Sourcing’ komt ook vaak aan bod als ondernemingen consultants inschakelen, zo is de ervaring bij Gartner Nederland. Daarin speelt de volwassenwording van de ict-infrastructuur bij bedrijven een belangrijke rol, aldus De Jong. “Desktops, netwerken en servercapaciteit zijn een commodity, een massaproduct geworden. Daardoor zijn grote leveranciers door het aanwenden van standaardconcepten en gedeelde infrastructuren in staat enorme schaalvoordelen te behalen. Het kostenvoordeel dat ze daarmee realiseren komt deels ten goede aan hun klanten, de ondernemingen die uitbesteden. Vijf jaar geleden hadden dergelijke bedrijven nog ongelooflijk veel moeite met het concept van een standaardoplossing. Nu is de ontwikkeling zover voortgeschreden dat de bedrijven die wij adviseren dergelijke oplossingen eisen; ook zij willen er de voordelen van plukken. De economische realiteit heeft die kentering veroorzaakt.”

 

Gartner-analisten adviseren hun klanten vijf ‘rollen’ altijd in huis te houden: ict-management, architectuur (business en ict), definiëren van 'requirements', belangrijke technologische competenties en het management van leveranciers. “Tachtig procent van de Nederlandse bedrijven houdt die principes uitstekend in de gaten, maar in sommige gevallen gaat het mis.”

 

In de consultancytrajecten van Gartner speelt business process outsourcing (bpo) een snel toenemende rol. Berend de Jong: “Dat is niet één markt, maar het zijn wel duizend markten. Het gaat immers over bedrijfsprocessen. Bpo was eerst nog een tamelijk onvolwassen verschijnsel, maar het begint te groeien en tegelijk meer volwassen te worden. Ik bedoel: een bewerking van een hypotheek is eenvoudiger te vatten dan een gigabyte of MIPS (million instructions per second). Het gaat bij bpo om transparante en end-to-end gemeten zakelijke diensten.”