Goed opdrachtgeverschap als best practice
Valori is Esperanto voor ‘van gouden waarde’; naar de klanten vertaald betekent het ‘van toegevoegde waarde’. Valori fungeert als
een gedelegeerd opdrachtgever in projecten met een zware
IT-component. Volgens projectmanager Ron Stoorvogel is een
succesvol project afhankelijk van goed opdrachtgeverschap.
Ron zocht eigenlijk een carrière in de sportwereld, maar een blessure voorkwam dat hij in deze branche werkzaam kon worden. Daardoor kwam hij bij zijn tweede liefde, de IT, terecht. “Ik begon onderaan als console operator en ben opgeklommen tot projectmanager. Ik zie duidelijke parallellen tussen projecten en teamsporten: in beide gevallen ligt er de uitdaging om met verschillende disciplines samen te werken om een prestatie neer te zetten.”
Toen Stoorvogel het bedrijf Period! startte en met de eerste concepten van goed opdrachtgeverschap begon, werd al snel duidelijk dat hiervoor met een ander bedrijf samengewerkt moest worden. Maintain bleek de ideale partner. “Period! is sterk in projectmanagement en IT-architectuur, Maintain in testen en accepteren, requirementanalyse en inrichten van functioneel beheer. Zo is medio 2006 de joint venture Valori ontstaan”, verduidelijkt hij.
Goed opdrachtgeverschap is het antwoord op de vele mislukte projecten met een IT-component. “De oorzaak dat zo veel IT-projecten mislukken wordt vaak gezocht bij de leveranciers, het product of de implementatiepartner. Als deze partijen ook projecten opleveren die succesvol zijn, kun je de schuld niet alleen bij een van deze factoren neerleggen. Volgens onze methodiek, gestoeld op jarenlange ervaring, begint en eindigt een project bij de taken en verantwoordelijkheden van de opdrachtgever. Bij onze succesvolle projecten hebben wij met onze competenties de rol van de opdrachtgever nadrukkelijk in het project inhoud gegeven. Het gaat bij veel projecten al fout als het projectdoel opgesteld wordt. Je hebt te maken met verschillende belanghebbenden op verschillende niveaus in de organisatie, gebrek aan inhoudelijke voorlichting over de (on)mogelijkheden, prioriteitsstelling binnen de organisatie, en het benoemen van een gedelegeerd opdrachtgever en stakeholders, waardoor er al snel een valse start gemaakt wordt.”
Goede definitie
Stoorvogel maakt de vergelijking met de autobranche. “Als je tegen een autodealer zegt dat je vervoer nodig hebt en verder vraag je niks, dan staat er de volgende dag een mooi autootje voor je deur. Je bent vergeten te zeggen dat je elke dag duizend kilometer rijdt en vijftig verhuisdozen moet vervoeren. Je hebt dus iets gekocht dat op zich een goed product is, maar niet aansluit bij je behoefte. Nu hebben de meeste mensen wel verstand van auto’s, maar bij complexe ICT-oplossingen ligt dat een stuk ingewikkelder. Vaak overdonderd door extreem technisch taalgebruik en mooie plaatjes in een presentatie, vraagt men een leverancier de oplossing te implementeren. Dan moet je er maar op vertrouwen dat die leverancier exact weet wat je probleem eigenlijk is en de aangeboden oplossing ook daadwerkelijk de juiste blijkt te zijn. Een gevaarlijke aanname. Als je het opdrachtgeverschap niet goed inricht, ga je vaak te veel betalen en je krijgt minder waar voor je geld. Wij hebben bijvoorbeeld de jaarlijkse kosten die de Bestuursdienst Amsterdam maakte voor de outsourcing van de IT-infrastructuur met veertig procent teruggebracht, met een significant hogere gebruikerstevredenheid en een betere afstemming en relatie met de leverancier.”
Quick scan
Valori zorgt ervoor dat de opdrachtgever de controle houdt over het project. Hoe? “Door inzet van onze competenties aan de kant van de opdrachtgever ontstaat gelijkwaardigheid tussen de ontvangende en leverende partij. Door onze kennis te koppelen aan de aanwezige businesskennis bij onze klanten, zijn we in staat om het goed opdrachtgeverschap professioneel inhoud te geven. Op competentieniveau is onze inbreng niet uniek, maar wel in het samenbrengen van deze competenties in dienst van de opdrachtgever. Goed opdrachtgeverschap zorgt ervoor dat je leidend bent in je projecten en gelijkwaardig aan je leveranciers op het gebied van kennis en ervaring. Valori helpt als onafhankelijke dienstenleverancier met een combinatie van competenties die de opdrachtgever nodig kan hebben om projecten succesvol te laten verlopen.
Het gaat hierbij om projectmanagement, requirementanalyse, IT-architectuur, testen en accepteren, en het inrichten van functioneel beheer. Onze methodiek begint met de speelveldbepaling, ofwel kijken wie de betrokken partijen zijn. Met een zelfontwikkelde quick scan bepalen we dan de invulling van het opdrachtgeverschap, die per type project verschillend kan zijn. We zorgen ervoor dat het project door het inbrengen van de benodigde kennis aan de kant van de opdrachtgever binnen de gestelde tijd en het budget afgerond wordt, dat de oplossing functioneel beheerd kan worden én dat er op tijd personeel is opgeleid om met de nieuwe omgeving om te kunnen gaan.”
Resultaten
“Bij bedrijven waar we op dit moment in projectvorm goed opdrachtgeverschap hebben ingevuld, worden we weer teruggevraagd voor andere projecten. Daarnaast is er bij onze klanten de behoefte om aspecten van goed opdrachtgeverschap onder de knie te krijgen. Daar geven we nu workshops en opleidingen voor. Onze klanten ervaren dat je betere resultaten krijgt wanneer je een onafhankelijke dienstenleverancier met verstand van opdrachtgeverschap inzet. Goed opdrachtgeverschap loont en leidt tot meer rendement uit projecten met een IT-component.”
