Syntens geeft mkb’ers het goede voorbeeld met e-Synergy van Exact
Als adviesorganisatie op het gebied van innovatie maakt Syntens naar tevredenheid gebruik van e-Synergy van Exact. Daarmee zijn twee doelen gediend: allereerst een vlekkeloze dienstverlening en daarnaast een voorbeeldfunctie voor de mkb’ers die de doelgroep vormen.
Syntens is een initiatief van het Ministerie van Economische Zaken, dat tot doel heeft het innovatieve vermogen van het midden- en kleinbedrijf te stimuleren. De adviesorganisatie beschikt over vierhonderd adviseurs, verdeeld over vijftien vestigingen in heel Nederland. Waaruit bestaat precies de dienstverlening? Ad Stekelenburg, hoofd ICT van Syntens: “Wij zoeken de ondernemers actief op om ze op het gebied van innovatie te helpen met voorlichting, adviezen, workshops, netwerkactiviteiten et cetera. Met e-Synergy van Exact zijn wij in staat alle processen zo op elkaar af te stemmen dat alle activiteiten richting klanten, adviseurs, interne medewerkers en management naadloos op elkaar aansluiten. Wij hebben als adviesorganisatie een tamelijk abstract product, dat niet de concrete informatiestromen van bijvoorbeeld een strak logistiek bedrijf heeft. Desondanks is het met e-Synergy heel goed mogelijk én het primaire proces uitstekend te volgen én de inhoudelijke kant erin vast te leggen. Met name dat laatste schept de mogelijkheid ons product steeds verder te verbeteren. Een andere prettige bijkomstigheid is dat we onze klantgegevens kunnen delen met uitvoeringsorganisaties van EZ en daarbij het initiatief hebben genomen bij de uitvoering van het beleid rond de digitale dienstverlening. Uiteraard willen wij onze klanten op innovatief gebied het goede voorbeeld geven met een foutloze bedrijfsvoering. Het adagium ‘practice what you preach’ krijgt op die manier een optimale invulling.”
Verbeterslag
Paul den Boer, projectadviseur ICT van Syntens, licht de keuze voor e-Synergy verder toe: “We waren op zoek naar een compleet en overzichtelijk product dat rijk is aan functionaliteiten en bovendien vrij snel te implementeren is. Daarnaast wilden we een implementatiepartner die de businessprocessen van Syntens volledig begrijpt en zich voor honderd procent committeert. Tijdens de aanbesteding bleek dat Exact onze behoeften vrij snel kon vertalen naar een werkbare oplossing en met e-Synergy zeker tachtig procent van de vereiste functionaliteiten standaard kon leveren. Met name de eis dat al onze adviseurs op alle vestigingen met hun eigen systemen naadloos konden overgaan op één webbased systeem bleek goed realiseerbaar.”
Hans Donkers, directeur Business Solutions van Nobel (implementatiepartner van Exact Software), vult aan: “Syntens wilde een verbeterslag maken in de inzichtelijkheid van de organisatie en veel doelgerichter gaan werken naar de klant. Op het moment dat die behoefte werd geformuleerd werkte Syntens met
verschillende databases. Dat had in de praktijk wel eens tot gevolg dat één klant werd bediend door twee verschillende consultants, omdat zij niet realtime inzage hadden in dezelfde data. Vanuit de gebruikersgroep kregen we daarnaast de vraag het systeem met alle voor hen relevante functionaliteiten anywhere, anytime, anyplace beschikbaar te stellen. Dus bijvoorbeeld ook urenregistratie vanuit huis. De implementatie van e-Synergy bij Syntens begon met relatiebeheer en inmiddels werkt het hele interne systeem er volledig op, inclusief de helpdesk, HRM, marketingprojecten enzovoort. Het breidt zich nog steeds uit op basis van hetzelfde systeem, zonder dat daarvoor extra investeringen nodig zijn voor nieuwe software, licenties of opleidingen.”
Managementinformatie
Stekelenburg: “Als je naar ons primaire proces kijkt, heb je het voornamelijk over het crm-gedeelte van onze klanten in één gemeenschappelijke database met daaraan gekoppeld het volgen van de activiteiten en het verantwoorden daarvan. Een tweede belangrijk aspect is het Document Management Systeem, waarmee je alle relevante documenten, zoals de adviezen die zijn gegeven en de innovatieplannen die zijn opgesteld, volgens een uniforme werkwijze kunt documenteren. Dat maakt competentiemanagement mogelijk, waarmee we de competenties van onze adviseurs kunnen aanpassen aan de veranderende eisen in de markt. Inmiddels zijn we zo ver in het functionele beheer dat onze mensen zelf in e-Synergy een aantal procedures kunnen herinrichten. Dat is de flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid die wij graag wilden zien in een pakket dat voor het overgrote deel standaard is. We hebben begrepen dat er in de volgende versie van e-Synergy ook meer mogelijkheden zullen komen wat betreft de user interface.”
Directeur Reinald Snik van Exact Enterprise haakt in op die veronderstelling: “In de versie die nu in ontwikkeling is, zal de user interface op dot.net gebaseerd zijn. Dat betekent dat er een betere aansluiting komt met de huidige generatie Windows-producten, waardoor de look-and-feel voor gebruikers dezelfde wordt als in die producten en de gebruiksvriendelijkheid nog verder toeneemt.”
Stekelenburg vervolgt: “Ik ben persoonlijk erg blij met de koppelingsmogelijkheden die e-Synergy biedt naar de backoffice. Daarmee kan niet alleen volautomatisch een activiteit als een workshop direct worden ingevoerd en gepubliceerd op de website, maar kunnen ook de inschrijvingen worden gevolgd en kan direct actie worden ondernomen als het aantal inschrijvingen achterblijft bij de verwachtingen. Dat is managementinformatie waar ik echt iets mee kan.”
