Vergaderen is een noodzakelijk kwaad. Volgens vergaderexpert Wilbert van Vree zijn we in Nederland geneigd om te veel en te lang te vergaderen. “Een punaise op de stoelen in vergaderzalen houdt ze wel wakker.”
Het Amerikaanse onderzoeksbureau Opinion Research USA stelde naar aanleiding van een onderzoek dat voor een kwart van de Amerikaanse managers chaotische vergaderingen de grootste ergernis is. Volgens Van Vree gaat het om vergaderingen waar geen kop en staart aan zit. “Doelloze vergaderingen, waarbij het niet duidelijk is waar het om draait.”
“Het is een dooddoener als de leider van een vergadering vooral zelf aan het woord is.” Bij een goede vergadering doen volgens Van Vree veel mensen actief mee. Daarnaast is het belangrijk dat men goed is voorbereid. “Een vergadering moet niet langer dan anderhalf uur duren.”
Slapen
In het onderzoek zegt 9 procent zich te storen aan mensen die slapen tijdens een vergadering. Volgens Van Vree vormt het vooral een probleem bij grote vergaderingen waar honderden mensen zitten. “Niet ieder onderwerp is even interessant voor iedereen. Bij een totaal van zes of zeven personen wordt iemand die wegsuft gevraagd wat hij ervan vindt.” En anders weet Van Vree wel een andere oplossing. “Een punaise op de stoel houdt ze dan wel wakker.”
En hoewel het typisch Nederlands is dat we zo vaak en zo lang vergaderen, heeft het niet alleen slechte kanten volgens Van Vree. “We willen dat iedereen het ermee eens is. In het buitenland vergaderen ze minder, maar dat leidt vaker tot meer verzet als een chef of een hoofd weer iets in zijn eentje besloten heeft.” De Nederlandse agendapunten vindt Van Vree erg handig, omdat het leidt tot een betere voorbereiding.
Op naar de volgende vergadering, maar kijk wel even op uw stoel voor u gaat zitten…
