Ik geef leiding aan een team van 12 mensen. Het is een nieuw team dat is samengesteld uit medewerkers van verschillende afdelingen die elkaar nog niet kennen. Ik heb veel tijd gestoken in het informeren van het team over wat er van hen wordt verwacht, maar er bestaat nog veel onduidelijkheid. Er zijn problemen in de afstemming, mensen weten elkaar niet te vinden, en sommige lopen er de kantjes van af. Hoe kan ik er op korte termijn een goed lopend team van maken? Ik heb gedacht over teambuilding, maar ik weet niet of dat nu wel de oplossing is.
Alle teams maken een ontwikkeling door. Uw team staat nog aan het begin van die ontwikkeling. Grofweg zou je in de ontwikkeling van ieder team vier fasen kunnen onderscheiden. De eerste is de formerende fase. Hierin is het vooral belangrijk om elkaar beter te leren kennen en duidelijkheid te geven over de opdracht van het team en de doelstellingen. In deze fase is het ook van belang om samen met de teamleden een plan van aanpak te ontwikkelen en afspraken te maken over taken, rolverdeling, werkprocessen, faciliteiten en overlegstructuren bijvoorbeeld. Uit uw vraag begrijp ik dat u deze fase eigenlijk al hebt doorlopen, maar dat de afspraken nog niet leiden tot het gewenste effect: er is geen samenwerking, geen afstemming en veel onduidelijkheid.
Turbulent
De tweede fase van de ontwikkeling van een team is de turbulente fase. Ik denk dat uw tam zich in hierin bevindt. De gemaakte afspraken worden niet nagekomen of ter discussie gesteld. Teamleden weigeren oude visies en werkwijzen te herzien. En binnen het team is er een strijd om de macht. Wie bepaalt de werkwijze? Wie bepaalt welk gedrag normaal is? Wie neemt de beslissingen? Wie is de informele leider? En wat is de positie van de formele leider? Teamleden gaan op zoek naar hun eigen positie binnen het team en proberen hun eigen rol, gedrag en zienswijze veilig te stellen. Dit leidt altijd tot onduidelijkheid en conflicten binnen het team. Terwijl u dacht heldere afspraken gemaakt te hebben!
Prestaties
Aan u als leidinggevende de opdracht om uw team naar de volgende fase te leiden: de normerende fase. Een fase waarin teamleden de gestelde doelen, kaders, afspraken en het leiderschap accepteren en hun energie richten op het realiseren van een gezamenlijke opdracht: ‘Alle neuzen dezelfde kant op’. Pas als iedereen op een lijn zit en bereid is samen te werken kan een team naar de laatste fase overstappen: de prestatiefase. Vier tips hoe u uw team helpt zich te ontwikkelen:
- Ga met iedereen individueel in gesprek over hun gevoel bij en beleving van het nieuwe team. Hoe zit iedereen erin? Toon begrip voor mensen die het opgeven van hun oude, vertrouwde werkomgeving als verlies ervaren.
- Maak individuele afspraken met medewerkers over hun rol en bijdrage en de ondersteuning die u hun daarbij biedt.
- Organiseer samen met een aantal teamleden een teamdag op een externe locatie. Benoem tijdens die dag wat u ervaart als leidinggevende: er is nog veel onduidelijkheid, we werken nog onvoldoende samen, er zijn irritaties. Check of de andere teamleden dat ook zo ervaren en of ze bereid zijn te investeren in het nieuwe team. Vervolgens kunt u de verschillende ontwikkelingsfasen van een team schetsen. Het is heel normaal dat iedereen met een andere beleving in het team zit (enthousiast, voorzichtig, angstig of rouwend) en dat dit leidt tot misverstanden, onduidelijk en conflicten. Vervolgens stelt u het team de vraag: hoe komen we uit de turbulente fase waarin we nu zitten? Zorg ervoor dat iedereen meedenkt en dat niemand het informele leiderschap naar zich toe trekt. Laat de afspraken door de medewerkers zelf vastleggen in een plan van aanpak. Maak niet alleen afspraken over faciliteiten en middelen, maar vooral ook over gedrag.
- Zorg voor een goede werksfeer: steek uw tijd vooral in uw team en niet in randzaken, wees zichtbaar, geef complimenten, spreek iedereen regelmatig individueel, denk aan verjaardagen, begin nieuwe tradities, doe wat leuks buiten het werk. De mogelijkheden zijn onbeperkt.
Tjerk Spannenbrug
