Sinds kort is ons bedrijf ingelijfd door een grotere onderneming. Ik behoor met andere vestigingsmanagers tot het managementteam van dit bedrijf. Tijdens vergaderingen breng ik vaak nieuwe dingen in, of zaken die wij voorheen op een bepaalde manier deden. Bijvoorbeeld oplossingen voor het ziekteverzuim dat bij dit bedrijf vele malen hoger is dan bij ons. Er wordt echter maar zelden naar me geluisterd. Er wordt welwillend gelachen en men gaat weer over tot de orde van de dag. Hoe presenteer ik mijn items zodanig dat er iets mee gedaan wordt?
Hetzelfde spel, maar met andere regels
Het fenomeen dat u beschrijft heeft te maken met cultuurverschillen tussen uw oude organisatie en de nieuwe. Zaken die uw oude bedrijf belangrijk vond en die goed geregeld waren, zijn nu opeens geen prioriteit meer. Als u probeert die zaken toch op de agenda te zetten, vindt u geen gehoor. Omdat ze minder belangrijk worden gevonden en misschien ook omdat u ze bespreekt op een manier die in uw oude bedrijf wel werkte maar nu niet meer. Het spel is hetzelfde gebleven, de regels zijn anders.
Regelstrijd
Na vrijwel iedere fusie ontstaat een strijd om wie de nieuwe regels mag bepalen. U schrijft dat uw bedrijf is “ingelijfd”. Uw woordkeuze kan al veel zeggen over de verhoudingen binnen het nieuwe bedrijf. Een bedrijf dat is ingelijfd, heeft immers weinig invloed op het nieuwe beleid en de nieuwe manier van de doen: de nieuwe regels dus. U zult hierin uw weg moeten vinden. Nieuwe manieren moeten ontwikkelen om invloed uit te oefenen en succesvol te zijn. Dat vraagt om lef. Want wat wel werkt en wat niet weet u pas als u het geprobeerd hebt.
Experimenteren
U zou met een aantal zaken kunnen experimenteren.
- Probleem op tafel leggen en bespreken
- Ervoor zorgen dat uw punten officieel op de agenda van het MT staan
- Uw inbreng goed voorbreiden, goed beargumenteren en goed presenteren (zie hieronder)
- Uw punten in het informele circuit voorbespreken
- Uw inbreng vastleggen in een presentatie of in een document
- Aansturen op afspraken en acties naar aanleiding van uw inbreng en die vast leggen
- Bepaalde thema’s, onderwerpen “claimen” en het voorstel doen om die zelf verder uit te werk ter voorbereiding van een beslissing in het MT
- Een teambuildingsdag met het MT organiseren met externe begeleiding
- Sparren met een MT-lid dat u vertrouwt uit de overnemende organisatie
- Conflict aangaan op het moment dat het weer gebeurt
Effectief presenteren
Tot slot wat tips en trucs om uw items effectief te presenteren.
- Zorg voor voldoende tijd op de agenda
- Maak ook echt een presentatie, met sheets, dia’s en handouts (maakt altijd indruk)
- Zorg ervoor dat iedereen de stukken heeft ruim voor de vergadering
- Vertel duidelijk wat het doel is van de presentatie (gaat het om informeren of om een beslissing)
- Schets de huidige situatie waaraan u iets wilt veranderen
- Zorg voor minimaal 2 voor iedereen herkenbare voorbeelden uit de dagelijkse praktijk
- Geef concreet aan wat het voor de organisatie betekent als de situatie niet verandert (uitval van mensen, extra kosten, minder omzet, klanten die vertrekken etc.)
- Vraag aan het MT of ze de situaties herkennen (als ze ja zeggen, accepteren ze de situatie indirect als een probleem en kunnen ze er niet meer voor weg lopen)
- Geef aan welke mogelijke oplossingen er zijn (liefst 2, maximaal 3)
- Vraag aan het MT voor welke oplossing ze kiezen, indien nodig op de man af: “Welke oplossing heeft jouw voorkeur, Jaap?”. Zo dwingt u een keuze af
- Maak afspraken en bepaal vervolgacties
- Zet het item alvast weer op de agenda voor het volgende overleg om de voortgang te kunnen bewaken.
