Voor welke uitdagingen zien Nederlandse ondernemers zich gesteld? Onderzoeksbureau WUA vroeg aan meer dan vijfhonderd van hen waar ze ‘s nachts van wakker liggen. Wat blijkt: 70 procent van hen loopt aan tegen werkprocessen die rammelen en denkt geregeld na over manieren om de efficiency van hun bedrijf te verbeteren. En dat is niet zonder reden, want een matig lopende organisatie kan snelle groei tegenhouden, terwijl omgekeerd ook geldt dat een snelgroeiend bedrijf door zijn steeds grotere omvang het risico loopt op verminderde efficiency.
Betere workflow
Van de manieren waarop ondernemers hun efficiency denken te kunnen verbeteren, valt een top 3 op te maken. Met stip op één staat daarin een betere workflow, projectplanning en interne communicatie. Van ondernemers met meer dan tien werknemers denkt 33 procent dat op dit terrein de grootste verbeteringen te realiseren zijn. Daarmee komt die verbeterslag nog voor het aantrekken van nieuwe klanten (genoemd door 32 procent) en beter inzicht in de cashflow (volgens 25 procent van de ondervraagden).
5 dealbreakers
Dat ze de efficiency van hun organisatie niet weten op te vijzelen, wijten de ondervraagde ondernemers aan vijf oorzaken. Een hele herkenbare: de (sales)managers kunnen te weinig tijd vrijmaken om een verandering in gang te zetten. Een kwestie van prioriteiten stellen natuurlijk, maar dat is het tweede probleem: ze willen en moeten zoveel doen, dat ze moeite hebben met het stellen van prioriteiten. Anderen geven eerlijk aan dat ze geen kaas gegeten hebben van het inrichten van de beste workflow en het plannen van processen.
Sommige ondernemers zijn gewoon sterker op het creatieve vlak dan op organisatorisch gebied. Als er dan ook geen medewerkers zijn met de benodigde skills om de zaken in goede banen te leiden, wordt het heel lastig. De vijfde oorzaak die een efficiënter gerunde organisatie tegenhoudt is vaak het team zelf: teams kunnen zo zijn vastgeroest in hun dagelijkse bezigheden dat ze niet openstaan voor verandering. Dat maakt het voor managers heel lastig om de zaken te optimaliseren.
Softwaretools onderschat
De ondernemers zien vooral mogelijkheden tot verbetering door zelf anders te werken. Het vaakst noemen ze het beter stellen van prioriteiten. Driekwart concentreert zich daarop, naast pogingen om beter zicht te krijgen op de financiële gang van zaken, beter in te schatten hoeveel werk de organisatie aankan en de medewerkers beter te informeren over wat van hen wordt verwacht. Opmerkelijk is dat de inzet van softwaretools om beter overzicht te krijgen in de workflow, klantcontacten en het plannen van taken relatief weinig wordt genoemd: slechts een derde van de bevraagde ondernemers heeft geprobeerd daarmee het bedrijf efficiënter te laten draaien.
Teamleader
Software voor de financiële administratie en het versturen van facturen is vanzelfsprekend vrij algemeen in gebruik: een ruime meerderheid van de MKB-ondernemers kan niet meer zonder. Maar het lijkt alsof tools om de klantcontacten, de workflow en projectplanning te optimaliseren minder geliefd of bekend zijn. Nog geen derde van de bedrijven heeft die draaien. Onterecht volgens Teamleader, de softwareleverancier die opdracht gaf tot het efficiencyonderzoek.
Scaleup
Teamleader is zelf een scaleup die alles weet van het in goede banen leiden van snelle groei. In 2012 zag de Jeroen De Wit met twee studievrienden dat er bij MKB-ondernemers behoefte was aan tools die relatiebeheer, projectmanagement en facturatie echt soepeler laten verlopen, vertelde hij eerder aan Sprout. Ze bouwden dus niet alleen een online tool voor customer relations management (CRM), maar kozen voor een bredere aanpak. En dat ze iets goeds in handen hebben, bewijst de explosieve groei die hun bedrijf doormaakte: inmiddels wordt Teamleader door meer dan 10.000 Europese MKB’ers ingezet en heeft De Wit tegen de tweehonderd man voor zich werken, onder meer in Amsterdam.
Centrale planning
Je zou de online tool die Teamleader heeft ontwikkeld een alles-in-één oplossing kunnen noemen voor allerhande problemen die je dagelijks tegenkomt op kantoor. Het is gebruiksvriendelijk, dus zelfs je niet tech-savvy collega’s kunnen ermee omgaan, en het helpt je om het werkproces te optimaliseren, projectplanningen te maken en intern beter te communiceren. Met al je contacten en leads op één plek, inzicht in de agenda van je collega’s en een centrale projectplanning. De Wit er zijn team zorgden er ook voor dat andere tools aan hun systeem te koppelen zijn en hebben een Marketplace ingericht waar derden extra tools aanbieden. Het doel van De Wit en zijn collega’s: ‘werk’ zo gemakkelijk mogelijk maken, zodat jij je kunt focussen op belangrijke zaken.
Benieuwd of Teamleader ook voor jou werkt? Probeer het nu 14 dagen lang gratis, zonder dat je ergens aan vastzit.
