Leuk, dat Nieuwe Werken. Maar hoe ziet dat er in de praktijk nou precies uit? Bij Microsoft en KPN hebben ze er al volop ervaring mee. "Minder vierkante meters kantoorruimte, minder kilometers en meer productieve uren."
Het is vandaag de laatste dag van De Week Van Het Nieuwe Werken. Het hoogtepunt in de campagne Het Nieuwe Werken doe je zelf, dat wordt georganiseerd door een coalitie van bedrijven, overheid en Stichting Natuur en Milieu. Werknemers en werkgevers worden opgeroepen om te experimenteren met flexibele werkplekken en een betere werk-privé balans. Bij KPN en Microsoft hoeft die boodschap niet nog eens te worden aangekondigd. Deze bedrijven hebben de principes van Het Nieuwe Werken al eerder in de organisatie uitgerold. Hun lessen.
KPN
Naam: Esther van Zeggeren
Functie: directeur marketingstrategie en innovatie KPN Zakelijke markt
Nieuwe Werken: sinds 2008
Ruim twee jaar hebben ze er nu ervaring mee bij KPN. Het Nieuwe Werken is binnen de muren van de telecomreus samengepakt in een programma dat dezelfde naam draagt. Op de meeste afdelingen van de organisatie is het concept inmiddels uitgerold. En dat betekent onder meer dat de vaste bureaus grotendeels zijn verdwenen. Esther van Zeggeren, die het project begeleidt, legt uit: “Persoonsgebonden kamers zijn functionele werkplekken geworden. Zo kennen we nu bijvoorbeeld vergaderkamers, stiltewerkplekken en bureaus die in een open omgeving staan. Gebleken is dat het contact tussen collega’s van verschillende afdelingen daarmee flink is toegenomen. Voorwaarde van deze manier van werken is wel dat medewerkers bereikbaar zijn via telefoon, e-mail of chat. En als je iemand even niet kunt vinden, dan kun je terecht bij de afdelingsassistente.”
Vaste contactmomenten
Volgens Van Zeggeren speelt het maken van goede afspraken een belangrijke rol in het nieuwe concept. Met elkaar afstemmen dus hoeveel lawaai er op kantoor wordt gemaakt, op welke manier collega’s bereikbaar zijn en wanneer iedereen wél aanwezigheid is. “Collega’s zien elkaar nu op vaste contactmomenten in de week. Dat is de vergadering waarbij alle medewerkers van het team fysiek bij aanwezig dienen te zijn om de lopende zaken met elkaar door te nemen. Eens in het half jaar houden we dan ook Het Nieuwe Werken tegen het licht. Hoe loopt het en waar storen mensen zich aan? In de praktijk blijkt het dan te gaan om heel praktische zaken. Piet praat bijvoorbeeld te hard of Jan is vaak moeilijk bereikbaar. Het is dan aan de manager om dit op te lossen.”
Naast een mobiele telefoon en de laptop kunnen KPN’ers op afstand inloggen op het netwerk om toegang te krijgen tot de verschillende applicaties. Zo kan iemand ’s morgens vroeg al thuis van start om pas na de files naar kantoor te komen. Hoewel niet alle medewerkers van meet af aan even enthousiast waren over deze nieuwe manier van werken gaan langzaam maar zekere ook de grootste twijfelaars mee. “We hebben inmiddels een grote mate van penetratie binnen de organisatie. Het concept ziet er fris en vernieuwend uit. Op kantoor staan overal leuke rode bankjes en oranje stoelen erbij. Dat gecombineerd met de goede ervaringen die early adapters met collega’s delen, zorgt ervoor dat steeds meer mensen binnen KPN mee willen.”
Het meest zichtbare resultaat bij KNP is volgens Van Zeggeren de betrokkenheid van medewerkers. “Mensen die volgens dit nieuwe concept werken voelen zich aantoonbaar meer betrokken bij ons bedrijf. In welke mate het de financiële cijfers een impuls geeft is lastiger meten. Wel kun je stellen dat we op diverse vlakken kosten besparen. Denk aan minder vierkante kantoorruimte, minder kilometers en meer productieve uren."
Microsoft
Naam: John Reynders
Functie: directeur Business & Marketing Operations
Nieuwe Werken: sinds 2005
Een schamele vijf. Bedroevend was het cijfer dat medewerkers van Microsoft Nederland vijf jaar geleden nog gaven aan hun werplek. Daar moest verandering in komen. Maar hoe? Het was oprichter en ceo Bill Gates die met het antwoord kwam. De Microsoft-topman schreef juist in die periode een visie-document waarin hij een veranderde wereld schetste over anders werken. Slimmer vooral. Een manier die we nu kennen onder de noemer ‘Het nieuwe werken’. Volgens Gates moesten bedrijven daar op inspelen, wilden ze ook in de toekomst nog succesvol zijn. Die aanmoediging was bij Microsoft Nederland niet aan dovemans oren besteed. Met het slechte rapportcijfer in het achterhoofd ging de software-ontwikkelaar al in een vroeg stadium aan de slag om daarmee een voorloper van het concept in Nederland te worden. Een nieuw, revolutionair hoofdkantoor op Schiphol mag daarbij als (voorlopig) hoogtepunt worden beschouwd. Een kantoor dat eigenlijk geen kantoor genoemd mag worden. Waar niemand, directieleden niet uitgezonderd, een eigen bureau heeft. Dichte deuren ontbreken in zijn geheel. En dat biedt veel voordelen, zegt John Reynders, binnen Microsoft Nederland één van de grote aanjagers van Het Nieuwe Werken. “Collega’s van verschillende afdelingen spreken elkaar veel meer dan voorheen, toen iedereen nog zijn eigen werkplek had. Onderzoek heeft bovendien uitgewezen dat medewerkers effectiever met hun tijd omgaan. We besparen reistijd door niet met z'n allen eerst in de file te gaan staan. Zo is ook de productiviteit flink gestegen. Het medewerkerstevredenheidcijfer ligt inmiddels op een 8.”
Van controle naar vertrouwen
Natuurlijk, knelpunten waren er ook. Zo onderschatte Microsoft in de beginperiode de impact die Het Nieuwe Werken heeft op het middelmanagement. “Dat is de laag in de organisatie die in de grootste stretch terechtkomt. Zij hebben het meest te verliezen”, zegt Reynders. “Aansturen gaat niet meer op aanwezigheid, maar op basis van output. De middelmanagers zien hun mensen dus veel minder vaak en moeten leren hoe ze de slag maken van controle naar vertrouwen, zonder dat dit ten koste gaat van de resultaten. Daarvoor worden workshops en trainingen verzorgd en vinden er regelmatig dialoogsessies plaats.” Ook voor nieuwe collega’s bleek het werken bij Microsoft een hele omslag te zijn. Want, wie zijn nou eigenlijk mijn collega’s en waar kan ik terecht als ik ergens tegenaan loop? Vragen waar veel nieuwe mensen mee worstelden. “Zij voelden zich om die reden in de eerste maanden wat onwennig. Ook dat probleem hebben we aangepakt. Zo krijgt iedere nieuwe collega nu standaard een buddy om hem door dit proces te begeleiden en is het inwerkprogramma uitgebreid met extra trainingen.”
Hoewel pleitbezorger van virtueel samenwerken, is de fysieke vergadertijd binnen het bedrijf echter niet helemaal tot een nulpunt gereduceerd. Elke manager gaat daarbij uit van een fysiek minimum. Oftewel, hoeveel uren per week of maand komen we bij elkaar? “Als directie hebben we bepaald dat een fysieke ontmoeting per maand van drie uur volstaat. De rest doen we virtueel, waarbij we gebruik maken van onze eigen technologie. Voor ons is gebleken dat dit een goede basis is om effectief met elkaar te kunnen samenwerken.”
RSM Ontbijt
De Rotterdam School of Management, Erasmus University (RSM) organiseert op 30 november 2010 in samenwerking met Management Team (MT) het MT RSM ontbijt: Het Nieuwe Werken. Het MT RSM ontbijt geeft u als deelnemer de kans om samen met expert Prof. Eric van Heck dieper in te gaan op deze nieuwe manier van werken, wat de voordelen zijn voor zowel werknemers als werkgevers en geeft u inzicht in hoe Het Nieuwe Werken voor u en uw organisatie in de praktijk kan werken. Aanmelden voor dit ontbijt kan hier.
Lees ook:
- Microsoft zoekt grenzen Nieuwe Werken
- Het Nieuwe Werken, de kenniswerker wil wel
- Hoe huiselijk mag het kantoor zijn?
- Werknemer heeft kantoor niet meer nodig
- Is het nieuwe werken wel zo productief?
- In 6 stappen werkt iedereen vanuit huis
- 10 manieren om een uur per dag te winnen
Interessant boek: Het nieuwe werken ontrafeld
