Ondanks de economische malaise gaan de economische wetten van een goed ingericht kantoor nog steeds op. Wie in een mooi kantoor werkt, doet dat met meer plezier en is dus productiever. En het is nog een visitekaartje ook.
Kantoren met bloemetjesbehang. Kantoren met kantines als een modern café. Of flexibele kantoren waar medewerkers ‘bureauhoppen’. In niets doet de inrichting van een modern kantoor nog denken aan de witteboordenfabrieken van in de jaren twintig, toen medewerkers dag in dag uit in schoolopstelling achter elkaar zaten, met de opzichter aan het hoofd. De eerste inrichtingsrevolutie was de opkomst van de kantoortuin uit de jaren zestig. Stoelen en bureaus werden kris kras door elkaar
gezet in grotere open ruimtes, die dankzij de airconditioning nu helemaal konden worden benut. De filosofie achter de kantoortuin was open communicatie. Maar dat pakte vaak nogal lawaaiig uit, bovendien zorgde de airco voor een grillig klimaat. Eind jaren zeventig experimenteerde men om die reden met een combinatie van open en gesloten kantoren. De opkomst van dotcombedrijfjes in de jaren negentig liet een heel nieuw kantoor zien. Matrassen in plaats van stoelen, cafés als een kantine en designmeubilair in knallende kleuren. De inrichting werd een statement: zo zijn wíj.
Zulke veranderingen roepen een prangende vraag op: wordt er zo beter gewerkt? “Die discussie is nieuw leven ingeblazen met de komst van internetbedrijfjes,” zegt bouwkundige Jurriaan van Meel, auteur van The European Office. Office Design and National Context. “De inrichting kreeg door die nieuwe aanpak weer veel aandacht. Worden mensen productief van een zitzak of een biljart op kantoor? Het is lastig te meten, kantoorwerk is abstract. En de werkplek is één van de vele factoren. Er is veel onderzoek naar gedaan, bijvoorbeeld door mensen een cijfer te laten geven voor hun eigen productiviteit. Wat je dan eigenlijk meet, is tevredenheid. Maar let wel, ontevredenheid heeft een grote negatieve invloed op de productiviteit.”
Het kantoor is een productiemiddel dat medewerkers in staat stelt hun werk goed te doen, stelt Van Meel: “Het is als een computer, het moet werken.” Alleen: dat werkt voor ieder verschillend.
Extremer
Het kantoor van Lost Boys bijvoorbeeld straalt de filosofie van het bedrijf duidelijk uit. Bij de oprichting anno 1993 was de inrichting typisch voor dotcombedrijven uit die tijd. Hoe extremer hoe beter, leek het motto. Eyecatcher bij Lost Boys was het exclusieve meubilair van trendy designer Marc Newson. Vooral de knalgroene ellipsvormige tafel met leren stoelen zal iedere bezoeker bijblijven. Die sieren nu het pand in Amsterdam Business Park, dat het bedrijf anderhalf jaar geleden betrok. “Hier hebben we een volwassener uiterlijk gekregen,” zegt Karin Groen, hoofd communicatie. Zij leidt ons rond over de vier verdiepingen die het gebouw telt. “We zijn een transparant bedrijf en dat zie je terug in de inrichting,” zegt Groen. De ruimtes zijn open, de enkele afgesloten werkcellen hebben een glazen deur. Behalve dat de open ruimte het transparante karakter verbeeldt, is er nog een reden. “Creatieven moet je niet in hokjes stoppen. Die hebben veel interactie en onderlinge communicatie nodig.” Aan dat laatste leveren de loungehoeken een extra bijdrage. Elke verdieping heeft er een paar, met luie banken, een kleed en een koffiemachine. Sommigen hebben als extra’s een kamerscherm om het een intiem karakter te geven. Het zijn cruciale punten in het bedrijf, waar veel totstandkomt, aldus Groen. “Daar ontmoet je elkaar en wissel je spontaan ideeën uit. Soms vergaderen we er, heel informeel zoals Lost Boys is. Er zijn ook gesloten vergaderruimtes hoor, soms is dat nodig.” De bureaus en directe omgeving zijn door medewerkers zelf aangepakt, de programmeurs hebben tientallen planten neergezet. “De jungle noemen we het daar,” zegt Groen. En één van de creatieven verplaatst zich bij voorkeur per skateboard. Bij Lost Boys kan dat. “Prikkelend, dat is typisch Lost Boys.”
Durven
De inrichting moet uitstralen wat een bedrijf is, betoogt interieurarchitecte Ank van der Meer van Ineen Ontwerp. Daar voelen werknemers zich het meest gelukkig bij. “Het bevestigt hen in wat ze doen.” En het kan niet vaak genoeg gezegd: dat werkt positief door in het hele bedrijf. Zij is ervan overtuigd dat ook kleur een belangrijke bijdrage kan leveren aan een goede inrichting. “Uit onderzoek blijkt dat kleur zorgt voor een beter welbevinden. Momenteel hebben we een lang onderzoek met kleur in zorginstellingen lopen, waar heel positieve resultaten uit komen.” Met kleur kunnen bedrijven uitdragen wat ze zijn, denk aan het groen dat staat voor communicatie. Het kan geen toeval zijn dat het de kleur van KPN is. Belangrijk van kleurgebruik in het interieur is dat het emoties versterkt. “Oranje enthousiasmeert bijvoorbeeld en rood activeert mensen.” Wie met kleur aan de slag gaat, moet wel durven. Slappe tinten doen niks. “Dan krijgt het ongeacht de kleur een grijswaarde.” Toch pleit Van der Meer niet voor een bonte boel. “Doe óf de muur, óf de vloer, anders wordt het overheersend.” Planten zijn ook een aanrader voor op kantoor. “Het is bewezen dat stress sneller vermindert in een ruimte met planten dan in een kale ruimte.” Ook suggestie werkt: foto’s van planten en natuur werken net zo goed als echte fauna op het kantoor. Een van meest bepalende factoren voor de inrichting van een kantoor is de technologische ontwikkeling. Het leidt al geruime tijd tot voorspellingen als het ‘virtuele kantoor’ en het ‘papierloze kantoor’. En zelfs dat kantoren zouden verdwijnen. “De werkelijkheid blijkt genuanceerder,” zegt Van Meel, “het kantoor is er nog. En zal ook niet verdwijnen. Maar het traditionele kantoor is passé. Door de komst van internet.” Het maakte flexibele werkplekken mogelijk, daardoor werkt men meer thuis. Wie flexplekken creëert, kan met dertig tot veertig procent minder werkplekken toe. Het hoofdkantoor van verzekeraar Interpolis in Tilburg staat bekend om de flexibele werkplekken. Het werd een transformatie waarbij de verzekeraar het stoffige imago radicaal verwisselde voor dat van een vooruitstrevend bedrijf. De bijzondere inrichting trekt nog dagelijks bussen vol bezoekers. Favoriet zijn de zeven clubhuizen, die zijn ontworpen door spraakmakende kunstenaars als Jurgen Beij, Marcel Wanders en Piet Hein Eek. Het zijn de plekken waar Interpolis-medewerkers elkaar en klanten treffen. Bezoek moet wel even wennen aan de kantoortaal van Interpolis, die is verrijkt met termen als ‘flexikoffer’, de persoonlijke opbergkoffer, of ‘cockpit’, de ruimte waar alleen geconcentreerd gewerkt kan worden, of ‘statafel’, voor informeel overleg.
Gewoontedieren
Niet ieder bedrijf is geschikt voor een dergelijk flexwerkconcept. De nieuwe ABN Amro bijvoorbeeld, gehuisvest in de Oval Tower aan de Amsterdamse Zuidas, gaat het concept na een kleine twee jaar herzien. Het enige dat ABN Amro erover kwijt wil is dat de werkzaamheden van de meeste medewerkers niet strookten met het flexibele concept. Ofwel te veel ‘negen tot vijf’-werkers. Dat is juist niet het geval bij het ProjectManagement Bureau van de gemeente Amsterdam. Het projectmatige werk vereist een steeds wisselende samenstelling van teams en van het aantal medewerkers. Flexibele werkplekken leek de oplossing. Tom Stuart, facilitaire zaken: “Ik verbouwde twee, drie, vier keer per jaar en husselde met werkplekken, afhankelijk van hoe de mensen samenwerkten. Het leek de oplossing.” Ambtenaren staan niet als de meest flexibele werknemers bekend. Bij een aantal van hen kwam het schuim op de mond bij het idee iedere dag een andere plek te moeten zoeken. Waar laat je de foto’s van de kinderen als je moet stoelendansen? En wat als je naast iemand komt die altijd stinkt? Dat mensen gewoontedieren zijn, werd ze flink ingepeperd bij het bureau. Maar de belofte dat alles in oude staat teruggebracht zou worden als het niet werkte, trok de laatste aarzelende personeelsleden over de streep.
Dat is ruim vier jaar geleden en niemand wil nog terug. Stuart: “Dit was het mooiste compliment dat ik van een scepticus kreeg: ‘Jullie hebben mijn eigen werkplek afgenomen, maar ik heb er een heel kantoor voor teruggekregen!’” Een kantoor waar het een vrolijke boel is: het kleurenpalet op de muren varieert van violet tot pastelgroen en rood en ook behang met een opvallende print werd niet geschuwd. Opvallend is de afzonderingskamer in koloniale stijl, ‘de kist’ genoemd. Meest opvallend, want onverwacht in een kantoor, is de Plaza. Het is een caféachtige ruimte, compleet met leestafel en familieportretjes aan de muur. Het is de kantine annex vergaderruimte annex ontvangstruimte annex presentatieruimte. En de plek waar ieder zijn natje en droogje kan halen. Het is het centrale punt waar de communicatie plaatsvindt. Zowel gepland als spontaan. Stuart over de keiharde cijfers van de operatie: “De kosten voor de uitvoering zijn vrijwel dubbel zo hoog. Maar weet wel dat ik duizend vierkante meter huur uitspaar, met dito servicekosten. Ik ben van de jaarlijkse verbouwing af. Er is wel meer slijtage van de plekken die intensiever worden gebruikt. Maar op de lange termijn levert het veel op.”
Zuinigheid is uit den boze bij het inrichten van een flexkantoor. Het leidt tot mislukking, waarschuwt Stuart. “Als het sober wordt uitgevoerd, voldoet het niet. Iedereen moet optimaal kunnen werken, computers moeten het doen, ieder heeft een mobiel nodig om bereikbaar te zijn en een laptop die in een dockingstation past. Je moet het goed faciliteren. En een plek als de Plaza moet uitnodigend zijn, daar vindt de communicatie plaats.” De directeur van het ProjectManagement Bureau deed in het begin ook mee met flexen. “Maar in de praktijk heeft de directie toch een eigen kamer nodig. Niet alles is voor ieders oren bestemd. Daar moet je voorzichtig mee zijn.”
Ook het personeel moet zich aanpassen aan het nieuwe concept: “Je krijgt meer verantwoordelijkheid. Voor de spullen en voor de omgang met elkaar. Je weet nooit met wie je zit, als het je niet aanstaat zul je dat toch netjes moeten oplossen.” Maar: “Het is een slimme zet geweest, het is nu ons visitekaartje en iedereen hier is er trots op.” Een goed ingericht kantoor heeft ontmoetingsfaciliteiten, meent Erick Wuestman. De interieurarchitect en officeconsultant gaat ervanuit dat het personeel moet bewegen. “Mensen zijn zoogdieren, door beweging krijgt de mens meer zuurstof en blijft fris.” Nog een effect: het bevordert de onderlinge communicatie en dat komt ieder bedrijf ten goede. “Ik kwam eens bij een zaadverwerkingsbedrijf waar men in aparte kantoortjes werkte. Afdeling a had geen idee van de kennis van afdeling b. Door een ontmoetingsruimte te maken, met een koffiemachine, ontmoet een werknemer die veel met bestrijding bezig is iemand die veel over ziektes weet. Kruisbestuiving, dat is belangrijk. De grenzen tussen afdelingen moeten vervagen zodat er meer onderlinge communicatie is.” Op een accountantskantoor maakte Wuestman clusters van werkplekken met in het centrum een staplek. Een kleine ingreep met groots resultaat. “Vroeger hingen mensen bij het maandagochtend overleg over elkaars schouder om mee te kijken op het papier. De één vind dat prima, maar de ander ervaart dat als een teveel aan intimiteit. Sta je naast elkaar aan een staplek, dan ontstaat het zelfde fenomeen als in een kroeg. Je staat op een natuurlijke manier schouder aan schouder zonder dat iemand daar problemen mee heeft.”
Zuurstofgebrek
De ontwikkeling dat kantoren zich steeds sterker identificeren, is heel positief, meent Wuestman. Vooral in een tijd dat vrijwel niemand meer levenslang voor een bedrijf werkt, is het belangrijk dat de werknemer zich toch identificeert met het bedrijf. “Als ik ergens werk, waarschijnlijk tijdelijk, dan wil ik toch graag bij die club horen. Ik wil omarmd worden, erbij horen en me kunnen spiegelen. Als ik een mafkees ben, wil ik bij de mafkezen horen. Dus hoe meer verschillende sferen op een kantoor, hoe beter.”
Wat de sfeer betreft speelt verlichting een cruciale rol bij de inrichting. Te vaak komt die van boven. Wuestman: “Dat betekent in de natuur: we gaan naar de avond toe. Met nog een beetje zuurstofgebrek door de airco erbij lig ik om twee uur ’s middag te dutten. Draai het om, laat het licht naar boven schijnen. De wereld waar ik in zit moet kloppen met mijn bioritme. Mensen zijn vrolijker als de zon schijnt.” Ook hiervoor geldt: niet met cijfers te meten. Maar met je boerenverstand kom je een heel eind, aldus Wuestman. “Sceptici zeggen: alles wat je water geeft, groeit. Het is lastig te meten in hoeverre een andere inrichting van het kantoor uitwerking heeft op de productiviteit. Gaat het aanwijsbaar omhoog, dan blijft de vraag waar dat door komt. Herinrichting betekent verandering en vernieuwing en dat geeft sowieso energie. En: werkt men beter door een goed gesprek met de directie over de inrichting, door de aandacht dus, of door de nieuwe loungeplek? Ik weet wel zeker: uit een goed ingericht kantoor is meer te halen dan ge-eikel over vierkante meters. De winst zit erin dat je een lekker team mensen hebt dat het goed doet, en dat is onbetaalbaar.”
Interieurarchitecte Eline Strijkers ontwierp voor reclamebureau SWH een heel nieuw kantoorconcept. De opdracht luidde: maak een kantoor voor drieëntwintig mensen dat zonder veel inspanningen ook geschikt gemaakt kan worden voor het dubbele aantal. Strijkers maakte niet de werkplekken flexibel, maar het kantoor.
Een ‘campingkantoor’ noemt ze het zelf, ontleend aan de gedachte dat er naar behoefte uitklapkamers van gekleurde akoestische schotten kunnen worden neergezet. Als tenten op een camping. Strijkers: “Er is een aantal referentiepunten, zoals de vaste werkruimtes. De rest van de vloer wordt voller of leger, afhankelijk van het aantal uitklapkamers. Zo krijg je af en toe nieuwe buren, net als op de camping. Door de verschillende kleuren van de schermen ontstaan er steeds nieuwe uitzichten. En er ontstaan wisselende looppaden. Als in een landschap.” Het duizend vierkante meter grote kantoor op een zolderetage in een oud pakhuis oogt opvallend ruim en transparant. De vaste cellen zijn meest van glas. Het aquariumeffect heeft Strijkers weten te voorkomen door geperforeerde platen te ontwerpen die naar voorkeur kunnen worden geplaatst. Door er haken in te steken kan van allerlei worden opgehangen. Strijkers: “Het geeft iets grappigs en persoonlijks als er zomaar een jas hangt.” Om te voorkomen dat ieder op zichzelf in zijn of haar hokje blijft hangen, maakte Strijkers ze met opzet zo dat mensen noodgedwongen op pad moeten gaan voor sociaal contact. “Er past zelfs geen extra zitje in de cellen, je moet naar de centrale ruimte om elkaar te spreken.” Strijkers maakte het principe geschikt voor productie. “Het kantoor is helemaal van deze tijd, omdat je steeds meer te maken hebt met freelancers. Zo kun je eenvoudig tegemoetkomen aan de behoefte aan fluctuering in werkplekken.” Mark Aink, managing partner van SWH: “Medewerkers zijn heel trots op hun kantoor. Het is transparant en straalt de openheid uit die bij ons past. Het is niet hip maar tijdloos modern. We wilden geen kantoor dat snel weer gedateerd zou zijn. Dat is ons werk ook niet. Waar we bang voor waren, was dat het een rommeltje zou worden omdat het zo doorzichtig is. Maar het is nog nooit zo opgeruimd geweest. Het is mooi en nodigt uit om het mooi te houden.”
