Het goede nieuws: het Nederlandse kantoorleger werkt thuis, en dat bevalt best redelijk. Royal Ahrend, leverancier van Gispen en ander kantoormeubilair, hield een peiling onder werkgevers, en van hen verwacht een stevige 84 procent ook ná de versoepeling van alle coronamaatregelen dat medewerkers een of meer dagen thuis blijven werken.
We moeten terug
Thuiswerken wordt het nieuwe normaal. Maar dat betekent nog niet dat de sloophamer in het kantoor kan. Een gezamenlijke werkplek blijft cruciaal voor elke organisatie waarin mensen samenwerken. Thuiswerken heeft voordelen, maar we missen informeel contact. De brainstorm met het projectteam. Dat ommetje na de lunch met collega’s van een andere afdeling. Vandaar dat we terug willen, terug móeten, naar kantoor.
En of dat nu vanaf 20 mei is of later, het kan alleen onder een absolute voorwaarde: veilig. Welkom in het anderhalvemeterkantoor.
Six feet office
Wie een beeld wil krijgen van het coronaproof-kantoor, vindt volop informatie en adviezen van bedrijven die betrokken zijn bij huisvesting. Vastgoedadviseur Cushman & Wakefield doopte zijn concept het six feet office en nodigt klanten uit erover mee te denken. Wat de werkplek zelf betreft: mensen zitten er letterlijk afgeschermd van elkaar, grote cirkels in het tapijt maken duidelijk tot welke afstand collega’s ze mogen benaderen. Direct na binnenkomst kunnen ze hun handen ontsmetten. Ze gebruiken hun eigen toetsenbord en muis, een flink vel papier bedekt hun bureaublad.
Trap voor omhoog, trap voor omlaag
Maar bij die werkplek begint het pas. Jaytee van Veen, senior architect en hoofd van de ontwerpstudio bij Rever interieurprojecten, schudt de ingrepen die het kantoorleven buiten de werkplek ook veilig maken zo uit zijn mouw: ‘Extra sanitaire punten op de juiste plekken zorgen dat mensen hun handen vaker wassen. Op de gang en de trap zul je duidelijk de looprichting moeten aangeven, en als ze te smal zijn, kun je passeerschermen plaatsen die we al kennen van de supermarkt. Of je wijst een trappenhuis aan voor omhoog en een voor omlaag.’
Op bezoek in de gevangenis
Nog een aardige tip: kijk naar materialen. Als je weet dat het coronavirus op koper bij kamertemperatuur vier uur overleeft, maar op RVS drie etmalen, kijk je toch anders aan tegen die deurklink. Het is voor een ontwerper als Van Veen de uitdaging om alles prettig werkbaar te houden. ‘Je kunt een vergaderruimte afschotten, maar dan krijg je al snel het idee dat je in een gevangenis op bezoekuur bent.’
Sensoren voor afstand
Behalve meubilair helpt ook technologie het anderhalvemeterkantoor veilig te houden. De koffieautomaat met drukknoppen kan worden vervangen door een versie waar je via een appje je favoriete koffie tapt. Geavanceerde sensortechnologie voor gebouwbeheer komt nu ook van pas: vaak geeft die al inzicht in welke werkplek vrij of bezet is. ‘We kijken naar de mogelijkheid om het uit te breiden met social-distancingsensoren’, zegt Boy Lokhoff, die met zijn bedrijf Healthy Workers klanten als Schiphol en Dura Vermeer via een monitoringsysteem helpt bij het creëren van een gezonde (thuis)werkomgeving. ‘Onze klanten bereiden een terugkeer voor, maar wachten de versoepeling nog even af. Ze brainstormen in teams over wat binnen anderhalve meter mogelijk is.’
Haast onverstandig
Al te grote haast is misschien niet nodig. Een grote werkgever als Aegon laat weten ook na het eerste open-upsignaal van Rutte nog een maand te nemen om alles goed voor te bereiden, want alles loopt eigenlijk wel goed zo. En terugkeren lijkt zelfs onverstandig.
‘We zien dat naarmate het beter gaat op de ic’s, meer klanten nadenken over een terugkeer. Maar zolang er nog geen RIVM-richtlijnen zijn en overheidsprotocollen, kun je alleen maar met scenario’s werken’, zegt Karoline de Koning van Yask Facility Management. ‘Vaak gaan die uit van geleidelijke opschaling, van 20, 30, 40 procent van de werknemers. Voorop staat daarin dat je als werkgever een schone, veilige werkomgeving moet bieden.’
Customer journey als puzzel
De Koning schetst een customer journey die meteen duidelijk maakt wat een puzzel die veilige terugkeer is: dat begint al met de reis van huis naar werk. Hoe loods je iedereen veilig door de parkeergarage en fietsenstalling? Langs de ingangspoortjes, in de lift, waarin plek is voor misschien twee mensen. ‘Met de ruggen naar elkaar: je komt dus continu dilemma’s tegen hoe je al het verkeer stroomlijnt. Telkens kom je nieuwe contactmomenten tegen, zoals de RIVM die noemt, waarvoor je iets moet bedenken. We werken nu – in een belangeloos initiatief – samen met zo’n 30 branchegenoten en kennis- en mediapartners aan een platform om de dilemma’s die de anderhalvemeteromgeving oplevert op te lossen, ook op de langere termijn.’
Reserveren of keycords
Hoe gaat het bijvoorbeeld met de catering? ‘Daar is normaliter een opeenhoping van mensen. Maar als je gebouw voor 40 procent in gebruik is, kan die met reserveringen werken, of met voorverpakt aanbod’, oppert Eric de Wit van Heyday FM. ‘De werkplek is eigenlijk niet het risico, het zijn de verkeersruimten, de toiletten, de pantry’s: die zijn echt veel lastiger.’ Het vraagt om een maximum aan het aantal gebruikers. Bij kantoortuinen is dat al een stuk lager dan bij kantoren met ‘cellen’. ‘In beide gevallen zul je moeten monitoren hoeveel mensen binnen zijn. Misschien moet je met reserveringen werken, of met een beperkt aantal keycords.’ Zijn die sleutelkoorden op, dan kom je er niet in.
Het anderhalve-meterkantoor is iets anders dan voor zoveel mogelijk mensen een werkplek maken
Wie gaat als eerste?
‘Als werkgever zul je eerst moeten nadenken: wie moeten als eerste terug?’, zegt Anca Gosselink, die bij het Delftse Center for People and Buildings op dit moment onderzoek doet naar hoe het thuiswerken de mensen afgaat. ‘Waar gaan dingen echt mis door het werken op afstand? Wat zijn de essentiële dingen waarvoor je op kantoor bij elkaar moet zijn? Pas als je dat weet en geen alternatief hebt, bepaal je je keuze.’
Nieuwe balans
Gosselinks onderzoeksinstituut verzamelt kennis ‘over de mens, zijn werk en zijn werkomgeving’. ‘In die drie-eenheid is het kantoor een belangrijk element: het moet mensen die hun werk doen, zo goed mogelijk ondersteunen. Maar veel mensen hebben de afgelopen maanden de luxe kanten van het thuiswerken ervaren. Waarschijnlijk wordt het zoeken naar een nieuwe balans.’
‘Kijk op mijn scherm’
Een goed ingericht coronakantoor is ook volgens Gosselink een must. ‘Die anderhalve meter kun je prima markeren, maar ik geloof niet dat we al voldoende hebben nagedacht over hoe ons gedrag op kantoor kan veranderen. We hebben hooguit in de supermarkt kunnen oefenen: dat is onze eerste kennismaking met alle schermen en pijlen die ons richting geven. Maar we pakken vervolgens wel drie verschillende appels voordat we er een in ons mandje doen. Onbewust.’ Op kantoor zul je snel oude neigingen hebben als: ‘Kijk even mee op mijn scherm.’
Leiderschap gevraagd
Gedrag stuur je niet volledig met stickers op de vloer en een handenwasinstructie naast de wastafel. En zo komen de meeste lijnen ook voor het veiligste anderhalvemeterkantoor bij elkaar bij leiderschap en cultuur. ‘Bedenk bijvoorbeeld dat de ene collega heel makkelijk zal denken over het besmettingsgevaar, terwijl de ander best angstig is. Het is aan managers om te zorgen dat mensen bij elkaar betrokken blijven, verbinding leggen in de onzekere periode die ook na 20 mei zal volgen, om te voorkomen dat er afgebakende groepen ontstaan.’
Vertrouwen dat het veilig is
Oprichter van hr-bureau Vie People Wendy van Ierschot zegt tegen haar klanten: geef werknemers de optie om thuis te blijven. ‘Leiders zijn geneigd het anderhalvemeterkantoor rationeel op te lossen, terwijl medewerkers het vertrouwen moeten hebben dat het veilig is. Dat gaat niet over de ratio, maar over gevoel.’ Het anderhalvemeterkantoor is iets anders dan voor zoveel mogelijk mensen een werkplek maken. ‘Vraag mensen hoe en met wie ze hun werk doen. Meestal werken ze met hooguit vier of vijf collega’s het meest intensief samen, de kring daarbuiten zal bestaan uit vijftien anderen. Met hen kunnen ze op afstand blijven samenwerken.’
Geef teams zelf de middelen
Kies een aanpak die past bij de bedrijfscultuur, zegt Van Ierschot. Zijn openheid en eerlijkheid kernthema’s? Ga dan ook zo het gesprek aan over de terugkeer. Is eigen verantwoordelijkheid daarin belangrijk, laat teams dan zelf beslissen hoe en wanneer ze willen terugkomen. ‘Door Rutte wordt nu te weinig verantwoordelijkheid gegeven aan de burgers zelf. Ik zou als leider binnen een bedrijf liever meer vertrouwen laten zien in de medewerkers, ze de middelen geven om het anderhalvemeterkantoor zelf goed te regelen.’
Bedrijfscultuur belangrijker dan ooit
Verbindend leiderschap, een heldere bedrijfscultuur: het wordt in het anderhalvemeterwerken belangrijker dan ooit. Interieurarchitect Van Veen: ‘Uit onze onderzoeken blijkt dat persoonlijk contact en betrokkenheid en de beleving van de cultuur, missie en visie van een organisatie thuis gemist worden. Dat zijn juist de aspecten die mensen binden aan een organisatie.’
