Be Informed maakt compliancevraagstuk beheersbaar
Het spanningsveld waarbij klantgerichte organisaties flexibel moeten inspringen op marktontwikkelingen versus de noodzaak om processen en systemen te standaardiseren vanuit de compliancyeisen, is het terrein waarop Be Informed zich heeft bewezen en wereldwijd unieke software aanbiedt.
“Onze opdrachtgevers geven aan dat de omgeving waarin zij opereren steeds complexer wordt. Overheden en toezichthouders – ook op Europees niveau – stellen strengere eisen aan de wijze waarop bedrijven opereren”, aldus Rik Hoogenberg, directeur Be Informed en de grondlegger van de geavanceerde technologie. “Afwijkingen, fouten en vergissingen worden minder getolereerd. Bovendien nemen de verwachtingen van klanten en eindgebruikers toe en toenemende concurrentie dwingt organisaties om hier snel op in te springen. Flexibel inspringen op kansen in de markt en tegelijkertijd aantoonbaar voldoen aan alle regelgeving (compliance) is een forse uitdaging voor onze opdrachtgevers.”
Hoogenberg gaat verder en vertelt dat het hele verhaal rondom compliance in zijn ogen gaat over het managen van complexiteit en dynamiek. Dat doe je door datgene wat dynamisch en complex is apart te beheren. Wat verandert zijn met name de producten, voorschriften, juridische regels en operationele richtlijnen die de organisatie hanteert om de bedrijfsactiviteiten op een gestructureerde wijze uit te voeren. Elke organisatie kent dergelijke regels, die veelal te vinden zijn in wet- en regelgeving, overeenkomsten, handboeken, procedures en IT-systemen, en soms alleen in hoofden van medewerkers. Regels zorgen ervoor dat de activiteiten van een organisatie voorspelbaar worden en beter te beheersen.
Hoogenberg: “De essentie van Be Informed is het opbouwen van een centrale kennispositie vanwaaruit je deze kennis heel eenvoudig kunt onderhouden en toepassen in de context van het gebruik. Het hart van de kennisinfrastructuur wordt gevormd door een state-of-the-artmodel waarin de regels, voorschriften en richtlijnen van de organisatie eenmalig beschreven en vastgelegd zijn. De kennis wordt door Be Informed op maat aan de medewerkers aangeboden op het moment dat zij het nodig hebben. Er hoeft minder te worden gecontroleerd, terwijl toch de zekerheid bestaat dat het beleid en de regels consistent en voorspelbaar worden uitgevoerd.”
Business in control
Diverse vooruitstrevende kennisintensieve en grote organisaties, zowel binnen de overheid als financiële dienstverleners, uitgevers
en industrie, hebben de zienswijze van de organisatie overgenomen. Het portfolio van Be Informed laat een indrukwekkende lijst met klanten zien zoals ministeries, de Belastingdienst, Achmea, Interpolis en de Europese Unie. Om alle klanten optimaal
te kunnen bedienen heeft Be Informed partnerships met gerenommeerde partijen zoals Ordina, Be Value, de Universiteit van Amsterdam (Leibniz Instituut) en Informaat.
Hoogenberg: “Voor bijvoorbeeld een grote verzekeraar hebben we diverse selfserviceapplicaties voor het direct aanvragen en accepteren van verzekeringen gerealiseerd en geïmplementeerd. Ook zijn we bij deze organisatie gestart met de ondersteuning van het structureren van hun pensioenfondsen. Het proces is voor elk fonds in principe hetzelfde, alleen is het complex geworden door alle regelingsspecifieke kennis die in elk fonds apart is opgenomen. Dit maakte het voor medewerkers lastig om zich snel de benodigde kennis voor een nieuw pensioenfonds eigen te maken. Eerst hebben we alle kennis, de generieke en de specifieke, apart vastgelegd. Dat stelde ons in staat het proces te standaardiseren en de ondersteuning van al deze verschillende fondsen in een Be Informed-toepassing te integreren. Deze kennis is direct en op maat toepasbaar voor medewerkers en voor onlinegebruikers.”
Businesscase
“De gebruiker (medewerker of klant) wil een antwoord en gaat ervan uit dat het antwoord compleet, correct, maar ook bruikbaar is. Dit betekent dat de gebruiker het antwoord moet kunnen begrijpen, ongeacht de taal of het niveau waarop hij of zij werkzaam is”, zegt Geert Rensen, Directeur Marketing & Sales van Be Informed. “Het ontbreken van een goede – inhoudelijke – ondersteuning van medewerkers heeft tot gevolg dat er veel fouten gemaakt worden, waardoor veel zaken overgedaan moeten worden. Dit leidt tot onnodig hoge kosten, onnodig lange reactietijden en slechte service aan klanten.”
Bij Be Informed is het vastleggen van de
kennis een eenmalig proces. Het gaat om het juiste hergebruik van de kennis. Deze unieke benadering, waarbij niet iedere keer het probleem lokaal opgelost wordt maar centraal, geeft de business controle over de implementatie van nieuwe regelgeving en het
naleven van bestaande regelgeving. Voor internationale bedrijven is het interessant
dat het product niet taalafhankelijk is, of gebonden aan specifieke nationale wet- en regelgeving. Daardoor is het product eenvoudig internationaal inzetbaar.
“Organisaties kunnen nu hun dienstverlening substantieel verbeteren, terwijl ze de kosten verlagen en de wendbaarheid vergroten”, zegt Rensen. “Bijkomend voordeel is dat
activiteiten eerder in het proces en ook bij minder ervaren medewerkers of klanten neer te leggen zijn.” Omdat alle kennis vastgelegd is en als service in het proces wordt aangeboden, zijn tegelijkertijd de verslaglegging en de verantwoording eenduidig. Hiermee wordt ook de complianceproblematiek voor deze verzekeraar beheersbaar.”
