Outsourcing doe je samen
Accounting Focus is klaar voor outsourcing nieuwe stijl; het biedt totaaloplossingen voor organisaties die zowel finance, HR als ICT willen uitbesteden. Met een geïntegreerde aanpak op maat kan Accounting Focus klanten niet alleen beter van dienst zijn, maar ook nog eens meer kosten besparen.
Accounting Focus is een samenwerkingsverband van Accounting Plaza en Atos Origin. Bedrijven kunnen er terecht voor de outsourcing van hun financiële administratie, de human-resources administratie en de ICT. Waar de meeste bedrijven vroeger niet meer dan één van deze drie uitbesteedden, is inmiddels duidelijk dat het outsourcen van een combinatie van de drie tegelijk, veelal grotere voordelen oplevert. Juist de organisaties die tot nog toe niets hebben uitbesteed, kunnen hiervan profiteren. Frank Kuitems, partner van Atos Consulting: “Wat je vaak ziet is dat er, bijvoorbeeld door automatisering, kosten worden bespaard op het HR-traject. Vervolgens heeft niemand meer in de gaten hoezeer de ICT-kosten zijn gestegen. Als je alles in één keer goed en gedegen aanpakt, kun je dit soort dingen voor zijn.”
Kort geleden heeft de onafhankelijke Hackett Group aan Accounting Focus de kwalificatie World Class toegekend. Oftewel: het Shared Service Center Accounting Plaza behoort tot de wereldtop, zowel in prijs als in kwaliteit. Daarnaast laat Accounting Focus jaarlijks
een klanttevredenheidsonderzoek uitvoeren door een onafhankelijk onderzoeksbureau. De afgelopen jaren bevindt de score van Accounting Focus zich rond de 7,5 op een schaal van 10. Een zeer hoge score binnen de financiële dienstverlening.
Het hoogst haalbare
Kuitems legt uit hoe we deze cijfers moeten interpreteren: “Het gaat om administratie en ICT, en dat zijn dingen waarop mensen pas gaan letten als er iets niet werkt. Zodra de processen weer goed verlopen, vergeet men het weer. Hoger dan een 7,5 is voor ons vak nauwelijks haalbaar. En hoe meer mogelijkheden ons vak te bieden heeft, hoe meer gebruikers ervan verwachten. Voldoen wij aan die verwachtingen, dan blijft ons rapportcijfer gelijk, terwijl de prestaties zijn verbeterd. Met deze combinatie van een schitterende prijs-kwaliteitverhouding en een enorm hoge klanttevredenheid zitten wij zo ongeveer aan het plafond van wat er in ons vakgebied haalbaar is.”
Het geheim van het succes
Gevraagd naar het geheim van het succes wil Patrick Veldema, salesmanager bij Accounting Plaza, wel een tipje van de sluier oplichten: “Ten eerste gaan wij met klanten altijd een resultaatverplichting aan. De afspraken die daarin staan, gaan niet alleen over kostenbesparing, maar ook over deadlines en kwaliteit. Bovendien kan elke klant helemaal zelf bepalen hoe hij inzicht, overzicht en controle op zijn administratie wenst te houden. Dat kan via continu toegankelijke webportals, transparante rapportages, structurele overlegvormen, noem maar op. Wat standaard is? Klanten kunnen precies zeggen hoe ze het willen hebben.”
Kuitems: “Het mooie is dat wij de werknemers van onze klanten kunnen overnemen. Zo gaat er geen kennis verloren. Bovendien is de voortgang van alle processen altijd gewaarborgd. Bij ons komen de werknemers in een omgeving terecht waar hun vakgebied de corebusiness is, zodat zij hun kennis met meer vakgenoten kunnen delen. Daarnaast wordt er bij Accounting Focus zeer veel aandacht besteed aan opleidingstrajecten. Daardoor zien we regelmatig medewerkers tot onverwachte hoogte stijgen.”
“Bijkomend voordeel van onze aanpak is dat wij uiterst flexibel zijn. Op de administratieve afdeling van een bedrijf kan de werkdruk sterk variëren. Wij kunnen die pieken en dalen opvangen in ons Shared Service Center. De klant heeft niet langer de vaste lasten van een administratieve afdeling; de overheadpost ‘administratie’ wordt variabel. Kortom: flexibilisering van vaste kosten, direct gerelateerd aan werkstromen of transacties.”
Outsourcing doe je samen
Maar hoe kan Accounting Focus naar tevredenheid zoveel verschillende bedrijven bedienen, in zoveel verschillende sectoren? Het geheim hierachter is: outsourcing doe je samen. Accounting Plaza is het grootste zelfstandige Shared Service Center van de Benelux en Atos Consulting heeft consultants in dienst, gespecialiseerd in allerlei vakgebieden.
Voordat een klant tot outsourcing overgaat, wordt onderzoek gedaan naar de wensen en mogelijkheden. Als Accounting Focus innovaties voorstelt, recent bijvoorbeeld het digitaliseren van balansspecificaties, kan de klant erop vertrouwen dat deze niet alleen rendabel, maar ook haalbaar zijn. Innovatie is een middel, nooit een doel. De bedrijfsprocessen van klanten zijn dan ook strikt gescheiden van het Center of Excellence, het kenniscentrum waar continu optimalisatie- en innovatiemogelijkheden worden onderzocht. Kuitems: “Als blijkt dat een nieuwe oplossing rendabel zou kunnen zijn, wordt eerst in ons Center of Excellence onderzocht of de oplossing naar tevredenheid bij de betreffende klant kan worden geïmplementeerd. Implementaties doen wij altijd end-to-end; we gaan niet weg voordat het systeem volledig werkt en de medewerkers ermee overweg kunnen. Het leuke is dat klanten op
deze manier én door de schaalvoordelen kunnen profiteren van innovaties waarvoor ze vaak zelf de investering niet zouden kunnen doen.” En ook hier geldt: outsourcing doe je samen. Veldema: “Zo’n innovatie is altijd het werk van twee partijen. Je hebt elkaar gewoon keihard nodig om je doel te realiseren of te overtreffen. Het inspirerende is dat je zo een effectieve en flexibele backoffice creëert. En dat is uiteindelijk voor elk bedrijf een randvoorwaarde om te kunnen groeien.”
Kuitems: “Het mooie is dat we een tijd geleden al de toegevoegde waarde zagen die we konden bieden. Met elke nieuwe klant die zich nu meldt, wordt die droom realiteit.”
