Projecten zijn leuk, maar ze lopen vaak uit in planning en budget. Verrassend? Niet echt. Zorgwekkend en frustrerend? Zeker!
Uit het Nationaal Projectmanagement Onderzoek Bedrijfsleven 2007 blijkt dat veel van de uitgevoerde verbeterprojecten in ondernemingen uitlopen in tijd en geld. Hoewel projecten gezien worden als ‘strategisch’ voor ondernemingen, besteden directies er weinig aandacht aan. Opvallend is dat er van projecten vaak niets wordt geleerd, “terugkijken, dat doen we eigenlijk niet”.
Zorgwekkend voor de toekomst
Voor managers zijn projecten juist een manier om strategieën of targets vorm te geven. Ze zijn vaak van ‘strategisch belang’, en dus mag het tijd en geld kosten. Voor veel medewerkers zijn projecten een interessant onderdeel van het werk. Het is afwisselend, zorgt voor spanning, je kan echt iets neerzetten, je leert ervan, maar het kost natuurlijk wel wat (extra) tijd.
In de praktijk blijkt het zo niet uit te pakken. Projecten leveren vaak niet het gewenste resultaat op binnen de gestelde tijd en het beschikbare budget op. Met als effect de vertragingen in marktintroducties, innovaties, reorganisaties en minder klanttevredenheid. Bij veel ondernemingen zijn vertragingen en budgetoverschrijdingen vanzelfsprekend geworden. Niet echt inspirerend, zelfs frustrerend om hier aan een project te werken. Voor medewerkers ook niet inspirerend om bij deze organisatie te werken: hoe slagvaardig is deze onderneming?
Slagvaardigheid vraagt aandacht
Prioriteiten stellen in projecten zorgt voor de juiste discussie: wat is echt belangrijk voor ons? Dit leidt tot meer serieuze aandacht van een directie voor het verloop van projecten en de resultaten ervan.
Voor de projectleider is het vooral noodzakelijk om eerst helder te krijgen wat nu de opdracht is: wat wil de directie? Het klinkt eenvoudig, maar “gewoon maar beginnen” leidt zelden tot het gewenste resultaat.
Hoewel steeds vaker de aandacht uitgaat naar projectplannen en business cases, blijkt dat de aandacht voor het projectteam en samenwerking steeds belangrijker wordt. De mooiste projecten zijn vaak die projecten waar veel energie en motivatie in zit. Een projectleider is hierin essentieel, maar ook teamleden hebben een belangrijke verantwoordelijkheid.
Competenties
Competenties
Een goede investering is het ontwikkelen van de benodigde competenties van projectteamleden. Immers, iemand een opgave geven zonder de middelen zorgt voor experimenteren; en dat kost tijd en geld. Een project serieus nemen betekent dus ook investeren in ondersteuning.
De gouden tip: kijk eens goed terug naar een paar eerdere projecten: wat ging er goed en waarom, wat ging er niet goed en waarom niet? Een belangrijke stap om projectmanagement serieus te nemen. Er zijn veel mensen die achteraf de evaluatie de meest interessante fase van het project vinden.
Over Ferry Bezem
Ferry Bezem (1966) is Managing Partner van de adviesgroep Business Performance & Change. Hij heeft ervaring met het duurzaam verbeteren van organisaties. Hij studeerde bedrijfskunde aan de Erasmus Universiteit en werkt sinds 1992 voor Twynstra Gudde. Hij woont samen en heeft twee kinderen. Hobby’s zijn reizen, squash, skiën en hardlopen.
