Personeel brengt vaak een administratieve rompslomp met zich mee. Dit is vaak een reden om een extra hrm-functionaris aan te stellen. Dat denken veel werkgevers. Eveline Wagenaar, directeur van Power in People heeft een betere oplossing.
Waar loopt het management tegenaan?
Er komt steeds meer wet- en regelgeving op bedrijven af. Het is teveel om bij te houden. De overheid legt daarnaast de verantwoordelijkheid voor de toepassing ervan in toenemende mate bij de werkgever. De overheid controleert de toepassing van regelgeving steeds stringenter en de boetes liegen er niet om. Veel organisaties beschikken niet over de volledige, juiste of laatste informatie over wet- en regelgeving. Op internet is actuele informatie niet op één plek te vinden. De vertaalslag en invulling van bedrijfsspecifieke consequenties is bovendien moeilijk te maken zonder juridische of fiscale deskundigheid. Ook al heeft men een hrm-functionaris in ‘huis’, vaak worden toch nog specialisten ingehuurd: een kostbare zaak.
Daarnaast zijn medewerkers zich steeds bewuster van hun marktpositie en willen inzicht in de voor hen geldende arbeidsvoorwaarden. Dit alles stelt eisen aan de helderheid van personeelsbeleid. Een hele klus voor een hrm-functionaris zo blijkt bij een rondgang langs ondernemers. In bedrijven blijkt de hrm-functie een steeds grotere werkdruk te ondervinden, terwijl het management vaak niet begrijpt waar de tijd aan besteed wordt en wat de bijdrage van de hrm-functie is. De intensieve administratieve handelingen leggen een te groot tijdsbeslag op de hrm-functie. Verlofaanvragen, verzuimmeldingen en de autorisatie daarvan verlopen schriftelijk, veelal over verschillende ‘schijven’. Vragen van medewerkers over geldende regels, verlofsaldi, of goedkeuring van verlofaanvragen kosten veel tijd. Gegevens moeten opgezocht worden, de betrokken medewerkers zijn niet altijd bereikbaar en informatie is niet digitaal beschikbaar.
“Kan HRM efficiënter?” Vragen werkgevers zich af…
Het antwoord is bevestigend…
E-hrm, in de optiek van Power in People, wil zeggen dat medewerkers online inzicht moeten hebben in hun eigen gegevens en geautoriseerd zijn tot het online uitvoeren van eigen taken. Met e-hrm bepaalt het bedrijf zelf welke medewerker tot welke handeling en informatie geautoriseerd is. Daarnaast biedt een e-hrm toepassing die een bibliotheek met alle up-to-date documenten van medewerkers heeft een enorme toegevoegde waarde. Documenten dienen aangepast te kunnen worden aan de bedrijfssituatie. Autorisatie dient op documentniveau ingesteld te worden. Idealiter ontstaat er bij de juiste e-hrm toepassing een standaard invulformulier waarbij het document automatisch met de juiste bedrijfs- of medewerkergegevens wordt gegenereerd. De documenten zijn voor medewerkers toegankelijk via hun ‘elektronische‘ personeelsdossiers. Op deze wijze heeft men nauwelijks hrm-expertise nodig voor de routinematige hrm-werkzaamheden.
De praktijk laat echter zien dat zittende hrm-functionarissen niet altijd enthousiast zijn over de toepassing van e-hrm: men ziet het gauw als bedreiging. Door de inzet van e-hrm krijgt de hrm-er tijd juist voor de personele taken die ondersteunend zijn bij het binden en boeien van medewerkers.
E-hrm biedt hrm meerwaarde!
Eveline Wagenaar
Directeur Power in People
