Wat doet de Nederlandse manager tussen negen en vijf? We hebben het hun gevraagd en de resultaten van de enquête zijn opmerkelijk. De gemiddelde Nederlandse manager ploetert wekelijks bijna 60 uur en besteedt die tijd vooral aan vergaderen, rapporteren en mailen. Voor verveling rest wekelijks slechts zeven minuten.
De Nederlandse manager werkt veel, én met veel plezier. Iedere week klokt hij bijna zestig uur op de teller, voor vergaderingen, interne brandjes, e-mails en vele uren op de weg. Desondanks is de Nederlandse manager tevreden met zijn werk. Hij voelt zich gewaardeerd en houdt nog voldoende tijd over voor reflectie en vrije tijd.
Verbeten, optimistisch en nuchter lijken omschrijvingen die wel passen bij de moderne manager. Het geldt in ieder geval voor de managers die deelnamen aan onze enquête 'De agenda van de Nederlandse manager' op www.mt.nl. Openhartig hebben managers in detail beschreven hoe ze hun werkweek doorbrengen. Wat ze moeten doen om een bovenmodale Volkswagen te mogen rijden en een tweekapper te bewonen. Het is veel, en voldoende om het laatste restje jaloezie bij Jan Modaal weg te nemen.
De gemiddelde Nederlandse manager werkt 56 uur en 12 minuten, ruim meer dan zijn contract voorschrijft. Maar ja, het werk moet af. En dat houdt bovenal in dat er veel vergaderd moet worden. Maar liefst 8 uur en 10 minuten, ruim voldoende om een werkdag te vullen. Er moeten ook veel rapporten en memo's geproduceerd worden, en dat kost 6 uur en 10 minuten per week. Dat ook forensen, met 5 uur en 59 minuten, veel tijd kost, zal niemand verbazen die zich ooit tussen zeven en negen op de snelweg heeft begeven. Maar niet alle werkzaamheden liggen even voor de hand.
Brandjes blussen
Het wordt niet onderwezen op Nijenrode, maar het is een dagtaak van de manager: interne brandjes blussen: het kost de gemiddelde manager iedere week 4 uur en 6 minuten. Consultant Verhaegen heeft het aan de stok met de controller, en de marketingcampagne ligt stil omdat het hoofdkantoor is vergeten de aanbetaling aan het reclamebureau te doen. Zo ongeveer, en dat iedere dag opnieuw.
E-mailetiquette zou ook deel mogen uitmaken van een mba-opleiding. Managers zijn wekelijks 5 uur en 39 minuten bezig met het lezen en schrijven van e-mail. Papieren post kost anno 2002 aanzienlijk minder tijd. In slechts 2 uur en 20 minuten heeft de manager zijn post gelezen en beantwoord.
Indien de personeelsmanagers van Universiteit Nijenrode op zoek gaan naar een cursusleider e-mailetiquette, doen ze er goed aan in één moeite een trainer PowerPoint aan te trekken. Iedere week besteedt de manager 2 uur en 50 minuten aan presentaties, zowel intern als extern. Hiervoor, en natuurlijk voor ander contact met collega's, klanten en andere zakelijke relaties, brengt hij ook nog eens 2 uur en 28 minuten in de auto door voor binnenlandse reizen.
Er is ook goed nieuws. Héél goed nieuws is dat managers zich niet als lemmingen in het werk storten. Ze zeggen maar liefst 3 uur en 19 minuten per week 'alleen en in alle rust' na te denken over het werk. Aan het plannen van toekomstige werkzaamheden besteden ze 3 uur en 16 minuten, een gouden regel van time-managementdeskundigen. Er blijft zelfs een beetje tijd over voor reflectie, beschouwing en opleiding. De Nederlandse manager leest wekelijks 1 uur en 34 minuten vakliteratuur. Weinig? Niet als je bedenkt dat de gemiddelde Nederlander slechts 21 boeken per jaar leest.
En dan zijn er nog de 50 minuten die hij in het klaslokaal doorbrengt om een opleiding te volgen. Het zijn nieuwsgierige types, die managers, die niet kunnen leven zonder uitdaging.
Bonusklussen
En dan zijn er nog de bonusklussen. De werkzaamheden die in geen contract staan omschreven, maar wel bepalen of er spek aan je bonus zit. Een voorwaarde is natuurlijk dat je hard werkt. Dat blijkt wel uit het totaal aantal uren, maar ook aan het feit dat de manager niet meer tijd aan lunch en andere pauzes besteedt dan 1 uur en 52 minuten. Per week, nog steeds. Terwijl anderen zich een maagzweer eten in de kantine, is de manager al onderweg naar een klant of een zakenrelatie om een klacht af te handelen, goed voor 1 uur en 52 minuten per week – ironisch genoeg evenveel tijd als hij besteedt aan pauzeren.
Eveneens een veelgeprezen bezigheid zijn de werkzaamheden die per definitie buiten werktijd plaatsvinden. Zoals het entertainen van relaties buiten kantooruren. Een avond dineren, naar het theater of het bordeel kost gemiddeld 1 uur en 55 minuten per week.
Weinig tijd blijft er over voor het afwikkelen van privé-aangelegenheden. In 37 minuten regelt de manager zijn winterschilder en belt hij met het thuisfront om te melden dat het wat later wordt. Gesprekken met de media worden ook tot een minimum beperkt: 24 minuten. En reizen naar het buitenland zijn voor de meeste managers niet weggelegd, meer dan 30 minuten per week kost dat gemiddeld niet.
Wat rest, zijn de 43 minuten die hij gemiddeld besteedt aan sollicitatiegesprekken, want zonder personeel valt er geen leiding te geven. En de laatste 7 minuten mag hij zich vervelen. Het kan niet anders, of deze kostbare minuten worden doorgebracht in de lift, kijkend naar de spiegel.
Vergaderdrift
Vergaderen blijft de belangrijkste bezigheid van de Nederlandse manager. Ruim 8 uur per week spreekt hij met collega's, klanten en relaties. Luisteren en overtuigen, spreken en slikken: de manager doet niet onder voor de politicus.
De wekelijkse maandagochtendvergadering met het managementteam. De dinsdagvergadering met alle rayonhoofden. De woensdagvergadering met het eigen team: de gemiddelde Nederlandse manager bezoekt vergaderingen, zoals de huisvrouw vroeger haar huishoudelijke werkzaamheden uitvoerde. De dwang achter deze regelmaat, evenals de onvermijdelijkheid valt veel managers zwaar. Tientallen managers zeggen zich ronduit te irriteren aan de Nederlandse vergadercultuur.
Niet zozeer omdat er vergaderd moet worden: de meeste mensen beseffen wel dat dit nu eenmaal bij managen hoort zoals stofzuigen bij een interieurverzorger. Wat hun lijkt te irriteren is de nutteloosheid van veel vergaderingen. De vergaderingen die 'niets bijdragen', zoals een manager het formuleert. Of de 'saaie, overbodige', de 'te lange' of de 'vergaderingen waarvan je bij voorbaat al weet dat er niet veel uitkomt'. Maar waar je wél geacht wordt te verschijnen, vechtlustig en enthousiast.
Gevraagd naar hun ervaringen, reageren managers in deze enquête verdeeld. Ruim 60 procent vindt dat het 'wel meevalt' met de interne vergaderlust. Maar voor ruim 27 procent mag het wel een tandje lager.
Sommigen zeggen een effectieve remedie te hebben gevonden voor de vergaderziekte: ze 'doen het gewoon niet', of in ieder geval 'nauwelijks'. Een ander heeft paal en perk gesteld aan al het vergaderen: 'wij vergaderen niet langer dan 2 uur per maand'. De meeste managers die het niet vinden 'meevallen', maar nou ook weer niet van mening zijn dat het een 'tandje lager' moet, vinden wel dat vergaderingen efficiënter moeten worden. Maar hoe? Een manager vindt dat verbetering bij jezelf begint: 'Daar heb je zelf invloed op'. Een andere manager adviseert dat de beste methode is om gewoon te zeggen waarop het staat: 'cut the crap'.
Status
Het bedrijfsleven vergadert zich suf, zoals ook Nederlands eigen vergaderkundige dr. Wilbert van Vree niet nalaat te melden. Het geldt voor de mannen van de plantsoenendienst, die sinds de democratisering van het arbeidsbestel wekelijks werkoverleg hebben, en het geldt in extreme mate voor de manager. Ruim 8 uur per persoon is al een indrukwekkend gegeven, maar de landelijke cijfers geven een benauwd gevoel. Volgens Van Vree gaat 10 tot 25 procent van de arbeidstijd op aan vergaderen. Omgerekend is dat 25 tot 60 miljoen uur per jaar. En dat kost vele honderden miljoenen euro's.
En dat geeft op zich niets, als zeker was dat de vergadertijd per definitie effectief en efficiënt zou worden besteed. Maar dat is een farce. Afschaffen dan maar? Dat lijkt onmogelijk, het fenomeen lijkt onuitroeibaar. Per slot van rekening past het naadloos in onze Hollandse overlegcultuur en levert het status, heel veel status op. Wat rest is het vinden van oplossingen die de kwaliteit van het vergaderen vergroten.
Gebaseerd op de ervaringen van van Vree: neem regelmatig een pauze, om de aandacht niet te laten wegebben. Organiseer vergaderingen op onregelmatige momenten, in plaats van de traditionele maandag mt-vergaderdag. En zorg voor een gevatte voorzitter die humor afwisselt met een strenge begeleiding. Ga eens staan, is een andere tip van van Vree: zul je zien hoe snel het overleg verloopt. En als vergaderingen écht niet zinvol blijken: trek dan aan de bel en overweeg eventueel om ze in te ruilen voor elektronisch overleg.
Om vergadertijgers te confronteren met hun uithoudingsvermogen, gebruikt Van Vree zijn 'vergadermeter'. Een klokje waarin wordt ingetoetst hoeveel de aanwezige vergadertijgers per uur kosten. Naarmate de tijd verstrijkt is te zien hoeveel euro's al zijn verdampt tijdens de vergadering.
Timemanagement voor gevorderden
Een op de vier managers vindt dat zijn of haar werkweek niet effectief en efficiënt is ingedeeld. Wat te doen: beter plannen? Ja, dat weten ze zelf ook wel, maar hoe? Beter time-management, lijkt de enige oplossing.
De indeling van de werkweek is iets dat veel managers gewoon 'overkomt'. Gaandeweg raakt zo'n week volgepland, als hij al niet wordt volgepland door een secretaresse. Ondanks de beperkte invloed die managers kunnen uitoefenen op hun werk, toont een groot deel van de managers zich bepaald niet ontevreden. Bijna 75 procent van alle managers zegt dat zijn of haar werkweek best effectief en efficiënt is ingedeeld. Maar een kwart zegt onomwonden dat de indeling van zijn of haar werkweek 'allesbehalve ideaal is'.
De meeste klachten zijn terug te voeren op onvrede over het gevoel gelééfd te worden: 'Ik wil graag zélf bepalen op welk moment iets aan de orde komt', zegt een manager. 'Ik wil me graag richten op de kern van de zaak: klanten', zegt een ander. Of: 'Ik wil graag meer plannen, minder brandjes blussen'.
Maar een manager is toch de baas? Wie de reacties leest, krijgt een andere indruk. De Nederlandse manager lijkt een willoos slachtoffer van de directie en zijn Succes Agenda. Is daar niets aan te doen? Jawel, met streng time-management. De ironie wil dat je alleen met strak plannen tijd en flexibiliteit creëert. Tijd om naar huis te gaan, of tijd om eens over de strategie na te denken.
E zijn talloze time-management strategieën, maar onderstaand overzicht van hoogleraar Kathy Prochaska-Cue geeft een goed beeld van veel voorkomende time-managementtips die hun effectiviteit in de praktijk hebben bewezen. De charme van haar adviezen is dat ze zowel tijdens, als ná kantooruren toepasbaar zijn.
1 Plan en organiseer
Tijd die is besteed aan planning en organisatie is per definitie goed besteed. Doe het vooral op een manier die jezelf aanspreekt: gebruik desgewenst een computer of kleurpotloden.
2 Stel doelen
Doelen geven je leven en je tijdsbesteding richting. Stel doelen die meetbaar, realistisch en haalbaar zijn.
3 Prioriteiten
Gebruik de 80-20-regel van Pareto. De regel schrijft voor dat 80 procent van de beloning te danken is aan 20 procent van de inspanning. De kunst is te ontdekken wélke 20.
4 Te doen-lijst
Stel een 'te doen'-lijst op, bij voorkeur dagelijks. Soms kan het nodig zijn om de lijst te voorzien van een tijdspad, en regelmatig te zorgen voor updates.
5 Wees flexibel
Houd ruimte voor de onvermijdelijke interrupties en afleiding. Sommige time-management planners adviseren niet meer dan 50 procent van je tijd vol te plannen.
6 Biologische primetime
Ontdek, en maak gebruik van je dagelijks primetime. Bent u een ochtendmens, een middagmens, een avondmens: plan werkzaamheden volgens dit biologische ritme.
7 Goede dingen goed doen
Niet alles is het waard goed te doen. Volg Peter Drucker in zijn advies om vooral de 'goede dingen goed te doen'.
8 Schrap dringende zaken
Dringende, veelal onverwachte zaken zijn vaak alleen op de korte termijn belangrijk. Concentreer u op de zaken die er wérkelijk toe doen.
9 Intelligent verwaarlozen
Oefen u in de kunst van het intelligent verwaarlozen: elimineer alle taken die géén lange termijnconsequenties hebben.
10 Niet perfect zijn
In Maleisië wordt alles geproduceerd met een afwijking om de goden niet te beledigen: alleen zij kunnen perfect zijn. Ook u hoeft, mág niet altijd perfect zijn.
11 Kleine happen
Breek een taak in hapklare brokken als het geheel u tegenstaat. Tien tegen een dat u de klus eerder geklaard krijgt.
12 Leer 'nee' te zeggen
Om prioriteiten te stellen is het soms nodig botweg nee te zeggen tegen een verzoek dat de agenda alleen maar vervuilt.
13 Beloon uzelf
Beloon uzelf, zelfs voor het behalen van het eenvoudigste doel. Zorg er ook voor dat u vóór het behalen van het doel al een beloning in gedachte hebt.
Waar doen ze het voor?
De volle agenda betaalt zich terug via status en een goed salaris. Maar worden al die vergaderingen, presentaties en reizen ook gewaardeerd? Kortom: waar doen ze 't voor, die managers?
Bijna zestig uur werken per week is al een indrukwekkende prestatie. Bedenk daarbij dat de gemiddelde Nederlandse manager buiten kantoortijd ook nog eens gemiddeld 1,5 uur per dag dénkt aan zijn werk, en het is geen wonder dat zoveel managers jaarlijks geveld worden.
Door alle zakelijke beslommeringen blijft er weinig tijd over voor andere verantwoordelijkheden, zoals quality time met partner of gezin. Zou je denken. Maar de Nederlandse manager meldt opgewekt dat hij dagelijks beschikt over ruim 3 uur 'kwaliteitstijd'.
Het kan niet anders, of de Nederlandse manager betaalt zijn drukke agenda met een extreem korte nachtrust. Maar nee, zelfs daarvoor heeft de manager tijd: gemiddeld slaapt de Nederlandse manager nog altijd 6 uur en 3 kwartier.
De opgewektheid van de Nederlandse manager is misschien te danken aan de mate waarin hij gewaardeerd wordt. In tegenstelling tot de heersende opinie is het gros van de managers namelijk tevreden over de mate waarin hij wordt gewaardeerd. Maar liefst 82,4 procent van de managers zegt dat hij wordt gewaardeerd voor zijn inspanningen.
Noodkreten
Slechts 17,6 procent van alle managers zegt ónvoldoende gewaardeerd te worden. Maar dit zijn dan ook direct de managers die het zwaar te verduren hebben, bijvoorbeeld door 'interne spanningen en een strijd om de macht'. Ach, 'mijn inspanning wordt als normaal ervaren', is een ander oordeel dat regelmatig wordt geveld.
Er wordt amper geluisterd naar de klachten van veel managers, getuige hun noodkreten. 'Ik stuit tegen het onbegrip dat extra taken nauwelijks meer in te passen zijn'. 'Resultaten worden vaak gebagatelliseerd'. 'Waardering mag wel meer niet-financieel uitgesproken worden'.
Is het werk dan nog wel leuk? Jawel, vindt een overgrote meerderheid. Slechts 10 procent van alle managers is het werk écht beu. En meerdere managers die het niet meer zien zitten, zijn zich hiervan ook bewust. Zij zeggen actief op zoek te zijn naar een andere 'uitdaging'.
