Congressen, conferenties, meetings…soms zijn het regelrechte powerboosters, soms kunt u er uw achterstallige slaap inhalen. Management Team verzamelde tips voor bezoekers én sprekers. Zodat ze vanaf nu altijd maximaal rendement uit hun dag weg van kantoor kunnen halen.
Huib Koeleman is directeur van communicatieadviesbureau Wit, schrijver van diverse managementboeken, spreker en dagvoorzitter
‘Een spreker moet persoonlijk zijn en humor hebben’
“Kleine groepen zijn leuker dan grote, IT’ers zijn rustiger dan salesmensen. Liever een groep Amsterdammers dat de hele tijd met scherp schiet, dan een groep passieve mensen waarvan je aan het eind denkt: zouden ze het eigenlijk allemaal wel gehoord hebben?
Ook erg: een groep die alleen aanwezig is omdat het moest van de baas. Ze halen binnen de kortste keren de Blackberry tevoorschijn om achterstallige mail op te halen. Ga toch terug naar huis, denk ik dan. Het is beledigend voor de spreker.
Het publiek kun je op allerlei verschillende manieren actief bij je toespraak betrekken. Ik heb wel eens pech gehad. Een voorgangster die precies hetzelfde verhaal vertelde als ik wilde gaan doen. Ik heb in de pauze toen nog een andere tekst in elkaar moeten zetten. Speeches moet je zelf voorbereiden. Het gaat vaak mis als een spreker een voordracht houdt die door een ander is voorbereid. Zo’n voordracht leeft niet, het spreekt niet aan. Een spreker moet persoonlijk zijn en humor hebben. Daar geloof ik in.”
Marga Groot Zwaaftink is congresorganisator
‘Mannen reageren anders op vrouwelijke voorzitters’
“Een cliché over congressen is: iedereen deed zijn plas, en alles bleef zoals het was. Maar een goed congres moet iets nalaten. Ieder congres heeft drie doelen: inspiratie, informatie en netwerken. Voor iemand met een nieuwe baan ligt de focus op informatie. Iemand die langer ergens werkt, bezoekt een congres om zich te laten inspireren. Een goede spreker is bezielend. Daar moet je iets mee doen. Vreemd genoeg zijn er weinig mensen die na afloop op de spreker afstappen, terwijl sprekers dat juist leuk vinden.
Dan hebben we de badge. Die staat nooit mooi. Toch moet hij niet te klein zijn, want dan zit iedereen voortdurend scheel naar elkaars borstkas te loeren. Er zijn alternatieven bedacht voor badges, bijvoorbeeld een chip die gaat trillen als je in de buurt bent van degene die je graag wilt spreken. Populaire mensen werden echter gek van dat gebibber op hun borst. Ze gooiden de chip binnen een half uur in de prullenbak. Dat systeem werkte dus niet. De klassieke badge zal daarom blijven zoals hij is.
De dagvoorzitters bepalen in grote mate het congres. Mannen reageren anders op vrouwelijke dagvoorzitters. Ze worden sneller enthousiast over een onderwerp. En dat is mijn doel: dat een congres niet alleen het hoofd maar ook het hart raakt.”
Jonathan Marks is voormalig directielid van de Wereldomroep en frequent congresbezoeker
‘Een interview is veel informatiever dan een panel’
“Ik ben allergisch voor slechte PowerPoint-presentaties. Ook vind ik een interview veel informatiever dan een panel. Verder is de setting van de stoelen belangrijk. Als de stoelen in rijtjes staan, valt me op dat mensen minder vragen stellen. Staan de stoelen in U-vorm, dan is er wel veel interactie met het publiek. Wat je soms ziet is dat de dagvoorzitter door het publiek heen loopt, als in het tv-programma ‘Lagerhuis’. Lichaamstaal gaat dan ook meespelen. In Scandinavische landen zie je deze presentatievorm veel, in Nederland minder.
Sprekers met passie inspireren me het meest. Geroutineerde sprekers haat ik. Een spreker moet gedreven zijn, geestig. Het beste congres dat ik ooit heb bezocht was het DLD-congres in München (www.dld-conference.com). Alles op het congres was goed. De kwaliteit van beeld en geluid, geen enkele spreker die slecht verstaanbaar was, goede sprekers die op een grappige en originele manier informatie wisten te geven over saaie onderwerpen met veel getallen. De deelnemerslijsten waren overzichtelijk en het netwerken ging makkelijk. Over elke minuut was nagedacht. Het was een fantastisch congres.“
Tips voor sprekers
- Voer een voorgesprek met de dagvoorzitter
- Oefen thuis voor de spiegel, maar maximaal twee keer
- Laat het maken van de presentatie niet aan iemand anders over
- Begin met een ijsbreker: een anekdote of een stukje uit de krant
- Dwing uw publiek tot interactie
- Las ergens halverwege een intermezzo in
- Gebruik eens een keer géén PowerPoint – u zult opvallen!
- Bouw een verhaal niet chronologisch op – dat is een slaappil
- Probeer niet om hoe dan ook uw tijd vol te praten
- Gebruik altijd drie argumenten
- Volledig willen zijn, is onmogelijk en dus een doodzonde
- Kom te vroeg, zodat u weet hoe uw speelveld er uit ziet
- Als ze een pr-praatje wilden, hadden ze u niet ingehuurd…
- Gebruik nooit de PowerPointslides van een ander
- Beeld is ondersteunend, een diavoorstelling iets uit de jaren ‘60
- Als u twintig minuten heeft, bedoelen ze geen dertig minuten
Tips voor bezoekers
- Zorg dat u weet wat u verwacht van de dag
- Straal interesse uit, dat maakt u ook interessant
- Benader achteraf de spreker met een vraag
- Speld uw badge duidelijk op – het is een goede ijsbreker
- Wees kritisch over de inhoud – niet alles wat iemand vertelt klopt ook
- Neem minstens vijftig visitekaartjes mee – en deel ze uit
- Verzorgde en originele visitekaartjes vallen extra op
- Lees u goed in over de onderwerpen die besproken worden
- Stel geen omslachtige vragen – niet iedereen hoort u graag praten
- Laat uw Blackberry met rust (of thuis – als het kan van de baas)
- Blijf wakker (zeker als u snurkt in uw slaap)
- Duik nooit met de concurrent in bed – spreekwoordelijk natuurlijk
- Trek tijdens een gesprek niet alle aandacht naar u toe
- Verzamel waar mogelijk achtergrondinformatie over de concurrent
- Wees op tijd
- Komt u te laat, ga dan niet omstandig in het midden zitten
- Negatief over de spreker praten valt vaak slecht
- Scan het congres op potentiële nieuwe werknemers (en banen)
- Google informatie over de sprekers bij elkaar
- Bestudeer de deelnemerslijst goed en bepaal wie u wilt spreken
- Bedenk van tevoren vragen die u aan de sprekers wilt stellen
- Selecteer bij grote congressen van tevoren onderdelen
- Stel uw vragen persoonlijk, op de spreker gericht
- Maak notities van belangrijke zaken, vooral getallen
- De spreker mag na afloop worden aangesproken; dat gebeurt te weinig
- Stel u actief op, zeker bij discussies
- Maak een kleine presentatie over het congres voor uw collega’s
- Noteer voor uzelf één ding wat u aan het congres hebt gehad
- Voer de volgende dag uw nieuwe contacten in op LinkedIn
Met dank aan Leen Jan van Dijke, projectmanager bij congresorganisatie Focus
