Wat zoek jij in nieuwe werknemers? Jason Fried, ceo van de Amerikaanse projectmanagement-tool Basecamp, gaf daarop in een sessie over de toekomst van werk tijdens FT’s Global Boardroom-conferentie een opmerkelijk antwoord: goede schrijfvaardigheden.
Natuurlijk is het belangrijk dat mensen de juiste persoonlijkheid hebben, al is dat natuurlijk subjectief, stelt Fried. En natuurlijk staat flexibiliteit hoog op zijn lijstje, een ‘no big deal-houding’, bijvoorbeeld als het over werken op afstand gaat. ‘Minstens zo belangrijk is dat iemand goed met feedback en kritiek om kan gaan, zowel ontvangend als gevend. Maar boven dat zoek ik mensen die fantastisch kunnen schrijven.’
Wie een pakkende, intelligente zin weet te formuleren, kan immers effectiever communiceren. ‘Helder schrijven betekent helder denken’, schreef Harvard-professor Marvin H. Swift al in de jaren 70, met als resultaat een net zo heldere boodschap.
Doordachter reageren
‘Tegenwoordig geven veel mensen de voorkeur aan video of persoonlijk overleg, wat prima is’, zegt Fried. ‘Maar schrijven is een hele goede manier om diep na te denken, om je ideeën in één geheel naar buiten te brengen én een mooie manier om doordacht te reageren. Langere stukken schrijven gaat een comeback maken, denk ik. Het is een hele waardevolle tool.’
Kort schrijven is tegenwoordig meer de norm, aldus de Basecamp-baas, ingegeven door bijvoorbeeld digitalisering. ‘Chatten, snel reageren… Maar ik denk dat dat meer een kwestie van reageren is, het is niet zo betekenisvol als een goede volzin, een goede paragraaf. Of als een artikel, een essay – iets wat mensen op hun bureau willen laten liggen om er een nacht op te kauwen en er de volgende dag bij je op terug te komen. Dáárom hebben we bij Basecamp altijd gezocht naar goede schrijvers.’
Niet de hele dag in calls
Die schrijfvaardigheid komt volgens Fried ook bij andere bedrijven hoger op de wensenlijst te staan, juist als we vaker op afstand gaan werken. ‘We kunnen simpelweg niet de hele dag in zoomcalls zitten. We moeten dingen opschrijven.’
Diepgang dus, en contemplatie, daar zit het ‘m in. Hoe hoog of laag je ook in het organogram te vinden bent, vroeg of laat moet ook jij je schrijfskills laten zien. Bij het opstellen van een mail, een memo, een offerte, een speech of simpelweg op je eigen sociale media. Maar hoe schrijf je dan ‘goed’? Vijf tips.
1. Bepaal je doel
First things first: bedenk wat je wilt zeggen. Wat is je doel, welke vragen wil jij beantwoorden voor je lezer? Wie wil je bereiken of activeren? En welke toon past bij die doelgroep, houd je het zakelijk of mag het best wat luchtiger? Zet ook op een rij welke bronnen je kunt gebruiken om je boodschap te onderbouwen.
Een goede oefening om te testen of je op de juiste weg bent, is om alvast een paar concepttitels te formuleren. Dekt dit de lading van wat je wilt overbrengen? Prikkelt het voldoende? Is het voor iedereen te begrijpen en niet te vaktechnisch of te abstract? Kost het je heel veel moeite om zo’n kop (in feite een korte kernzin) te bedenken, dan is wat je wilt zeggen mogelijk ook te ingewikkeld of nog niet goed genoeg doordacht.
2. Zorg voor structuur
Noteer de grote lijn van wat je wilt vertellen. Denk aan de opbouw van veel boeken, of de manier waarop je ooit je scriptie hebt geschreven. Elk artikel, elk verhaal, heeft een inleiding, een kern en een conclusie. Dit ‘rond’ schrijven, met een kop, romp en een staart, is op vrijwel alle niveaus toe te passen: op zinnen, alinea’s, hoofdstukken en complete boekwerken.
De grote lijnen staan op papier? Oké, aan de slag. In de inleiding, dat kan een heel hoofdstuk zijn maar ook een pakkende eerste zin van een e-mail, grijp je de aandacht van de lezer en bereid je deze voor op wat gaat volgen. In het ‘middenstuk’ diep je je boodschap uit, geef je je argumenten. Uiteindelijk knoop je in de conclusie of je slot alles wat je eerder hebt verteld aan elkaar. Sluit af met bijvoorbeeld een advies of een opdracht voor je lezer. Bonuspunten krijg je voor een slimme, confronterende of grappige uitsmijter: iets wat de lezer bij zal blijven.
3. Geef voorbeelden, onderbouw
Wees concreet en laat geen vragen onbeantwoord. Een tekst gaat leven als je voorbeelden geeft. Een lezer kan zich daarin niet alleen herkennen, wat helpt om zijn aandacht te grijpen en vast te houden, maar hij kan zo ook controleren of wat jij zegt wel klopt. Een gemiddelde millennial zou zeggen: ‘pic or it didn’t happen’. Oftewel: kom altijd met voldoende bewijs ter onderbouwing van wat je zegt.
4. Let op fouten
Voorkom tik, spel- en taalfouten. Schenk daarbij ook aandacht aan interpunctie (een punt, spatie of komma maakt echt wel verschil). Wees extra alert op veel voorkomende fouten, en probeer eventueel een persoonlijke lijst bij te houden met fouten die je regelmatig maakt. Een goed gesprek met je copywriter, een check door een eindredacteur of een schrijfcursus kan je op dat gebied veel input opleveren. En wees niet te lui: bij twijfel over spelling of grammatica heb je het zo gecheckt op woordenlijst.org of onzetaal.nl.
Maar misschien nog wel belangrijker: laat je schrijfsel tegenlezen door iemand anders. Je eigen foutjes zie je namelijk minder snel. En fouten maak je geheid. Dat komt doordat je al schrijvend meer bezig bent met inhoud, met betekenis, zo legt Tom Stafford, psycholoog, ‘typo-expert’ en co-auteur van onder meer Mind Hacks: Tips and Tools for Using Your Brain, uit in Wired. Je brein heeft dan dus even minder aandacht voor waar een lettertje of tekentje exact zou moeten staan. ‘Je eigen typo’s zie je niet, omdat de versie op je beeldscherm op dat moment concurreert met de versie in je hoofd.’ Lees jij de tekst van iemand anders, dan hebben je hersenen als het ware meer capaciteit beschikbaar om zowel naar de inhoud als de details te kijken.
Is er niemand die je tekst kan controleren? Neem dan even afstand tot je e-mail, presentatie of artikel. Al is het maar een half uurtje. De truc is om je brein het idee te geven dat je de tekst voor het eerst leest. Tip van Stafford: probeer de tekst zo ‘onbekend’ mogelijk te maken, bijvoorbeeld door het lettertype of de achtergrond te veranderen, door de tekst uit te printen of – iets milieuvriendelijker- je stuk op een ander device te bekijken.
5. Maak van lezen een gewoonte
Ten slotte: lees meer! Kranten, boeken, webartikelen, noem maar op, alles wat je kan inspireren en verrijken. Goed voorbeeld doet goed volgen, dus lees en leer, probeer te vatten waarom de ene tekst wel bij je beklijft en de andere niet.
En zoals de Huffington Post het formuleert: kun jij je een grote muzikant voorstellen die zelf nooit naar muziek luistert? Nee, dus als je echt wilt leren schrijven, is lezen een must. ‘Te druk’ is dan geen excuus. Als je geen tijd hebt om te lezen, heb je ook geen tijd noch de vaardigheden om te schrijven, zegt Stephen King in zijn boek On Writing: A Memoir of the Craft. ‘Lezen is het creatieve centrum in het leven van een schrijver’, aldus de beroemde auteur. ‘Ik neem overal een boek mee naartoe, en duik er af en toe in. De truc is om jezelf aan te leren in zowel kleine teugen als grote halen te lezen.’
