Bent u tegenwoordig meer bezig met het afhandelen van mails, dan met uw daadwerkelijke werkzaamheden? Lees dan deze zestal tips van Microsoft, samengevat door Volkskrant Banen.
1. Zorg voor minder mail
Zeg alle abonnementen op van mailings die u toch nooit leest. En zorg dat er een goede spamfilter op de pc zit. Vraag ook vrienden en familie om niet altijd al die grappige e-mails door te sturen naar uw werkmail.
2. Antwoord adequaat
Niet elke mail vraagt om antwoord. Reageer eens niet op een enkel informatieve mail. Als u moet antwoorden, antwoord dan niet naar iedereen, maar alleen naar degene die op antwoord zitten te wachten. En zorg altijd dat het antwoord kort is. Lukt dat niet, bel dan op of loop naar diegene toe.
3. Gebruik de onderwerpbalk
De onderwerpbalk is er om emailen makkelijker te maken. Zorg daarom dat wat u invult, duidelijk is. 'Hoi' is niet voldoende.
4. Forward voorzichtig
Stuur niet zomaar een mail door. Als u dat al doet, vat de email dan zelf samen en leg uit waarom u deze doorstuurt. De ontvanger kan op basis daarvan zelf kiezen om zich door de mail te worstelen.
5. Zorg voor discipline
Check uw email niet elke paar minuten. Afhankelijk van uw werkzaamheden zou u elk uur, of om het uur, uw mail kunnen bekijken. Loop in ieder geval uw inbox 's ochtends en aan het einde van de dag even door. Plan die tijd in en zorg dat uw inbox daarna echt leeg is. Helemaal leeg dus. Geef ook zoveel mogelijk direct antwoord op een mail. U hoeft dan later de mail niet nog een keer te lezen, dat scheelt veel tijd.
6. Gebruik de extra's
Een mailprogramma kan veel meer dan mails versturen en beantwoorden. Maak mappen om belangrijke mails op te slaan. Installeer een out-of-officereply als u een tijdje niet op kantoor bent. Ook een goede: u kunt taken koppelen aan mailtjes. Open de mail en klik op het vlaggetje in de balk bovenin het scherm en geef aan wanneer u wat gedaan moet hebben. Scheelt weer veel leestijd als u aan de mail toekomt.
