Bouwinspecties leveren een eindeloze hoeveelheid papierwerk op. De prijswinnende app van Alphaplan hoopt dat op te lossen.
Zodra ergens asbest wordt gevonden, is het bal in Nederland. Denk aan het drama in de Utrechts wijk Kanaleneiland: 300 mensen moesten hun flat uit toen bij onderhoudswerkzaamheden een plaatje het kankerverwekkende materiaal bleek te bevatten. Uiteindelijk leverde het behalve persoonlijk en bestuurlijk leed een schadepost op van tegen de 9 miljoen. Een deel van dat geld ging naar onderzoeken en laboratoriumtesten.
Papierwerk
Een asbestinspectie is dan ook een uitgebreide klus. Als elke ruimte in een woningcomplex stap voor stap moet worden doorzocht op tientallen punten, monsters worden genomen en gelabeld, foto’s van alles wat los en vast zit gemaakt en geadministreerd levert dat een stapel papierwerk op. Papieren die vervolgens weer moeten worden ingevoerd in het systeem, waar uiteindelijk de rapportage uit moet rollen. Dat moet anders kunnen, vonden de bouwkundig ingenieurs van bouwkundig adviesbureau Alphaplan uit Alphen aan den Rijn.
Vastgoedinspectie
Want op elk moment zijn een man of twintig namens het bureau op weg om het vastgoed van bijvoorbeeld woningcorporaties te inspecteren op brandveiligheid, een oplevering of de staat van onderhoud.
'Onze mensen moeten, ook door alle regelgeving, met steeds meer en steeds meer verschillende formulieren werken', zegt Andy Wusten, projectleider bij Alphaplan. 'Terwijl ze continu op pad zijn: sommigen zijn maar één keer per maand op kantoor. We zochten naar een manier om het overdragen van alle gegevens makkelijker te maken.'
Windows tablets
Dat bleek niet van vandaag op morgen geregeld. Al vóór de tijd van 'voor alles is er een appje' werkten de Alphaplan-ingenieurs met tablets, die op de toenmalige versie van Windows draaiden. 'De inspecteurs moesten goed in de gaten houden welke formulieren en informatie ze nodig hadden, die op tijd kopiëren op hun tablet en natuurlijk het resultaat weer terugsturen naar de administratie. Laten we zeggen dat dat niet werkte zoals het zou moeten: het was te traag, niet flexibel genoeg en storingsgevoelig.'
Tablets plus cloud
De oplossing bleek te liggen in de juiste combinatie van tablets en een cloudplatform dat ze verbindt met de thuisbasis van de Alphaplan-ingenieurs. Alphaplan vond een leverancier, More Apps, die precies de juiste dienst kon leveren: een platform waarop apps voor mobiele registraties kunnen draaien. Geschikt voor iPads en iPhones, maar ook voor Android tablets en smartphones. Goed beveiligd, en draaiend in datacentra binnen de grenzen van de EU.
Eenvoud is kracht
De kracht van apps schuilt in hun eenvoud, dat bewijst de Asbestinspectie-app die Wusten demonstreert onmiddellijk. Het is weinig meer dan een digitaal formulier, dat de gebruiker dwingt alle noodzakelijke velden in te vullen nadat hij een project heeft aangemaakt. Waar nodig verschijnt een toelichting bij de punten die de inspecteurs langs moeten. Als een waarde afwijkt van wat gebruikelijk is, maakt de app daarvan melding. En de foto’s die bij elke inspectie horen, maak je vanuit de app, met de camera van de tablet, zodat ze meteen voorzien van het juiste label op de juiste plek zijn terug te vinden.
Honderden formulieren
Achter die bedrieglijk eenvoudige invuloefening gaat een uitgekiend systeem schuil, dat in de cloud draait. Doordat elk project zijn specifieke eigenschappen heeft, werkt Alphaplan met honderden digitale formulieren. Die kunnen voor elk project worden aangepast, waarna de inspecteurs in het veld de juiste versie krijgen toegewezen. Pas als een project is afgerond en alle informatie verzameld, gaat het formulier met alle bijlagen via de cloud terug de administratie in voor het samenstellen van de rapportage.
Flexibele App
De apps van Alphaplan worden door de gebruiker op de vertrouwde manier gedownload vanuit de App Store of Android-winkel, maar de inhoud die ze vertonen is aan te passen. 'Doordat hij deels gebaseerd is op een mobiele website, is de app geschikt voor alle mobiele apparaten en het voorkomt dat je voor elke aanpassing aan de inhoud een nieuwe versie moet downloaden', zegt Thom Bokelaar, commercieel directeur van More Apps. Die flexibiliteit is een belangrijk vereiste voor apps die de formulierenbrij moeten vervangen.
Offline werken
En hoewel het een cloudtoepassing betreft, is een andere voorwaarde voor het toepassen van digitale formulieren dat de gebruiker niet altijd online hoeft te zijn. 'Je moet kunnen werken op plaatsen waar het mobiele netwerk geen ontvangst biedt, of waar het gebruik niet is toegestaan', zegt Bokelaar. In een enorme bouwput, een desolaat sloopcomplex of een boorplatform kun je je daar wat bij voorstellen.
Tijdwinst
Sinds mei zijn de inspecteurs van Alphaplan op pad met apps voor asbest- en onderhoudsinspectie. Harde ervaringscijfers over hoeveel tijdwinst of foutenreductie ze hebben opgeleverd, zijn nog niet voorhanden. 'Als we een woningcomplex moeten controleren op brandveiligheid, lukt ons dat nu in acht uur tijd. Dat kostte ons voorheen vier keer zo veel tijd, inclusief de verwerking van alle gegevens.'
Eurocloud award
De manier waarop Alphaplan zijn ingenieurs tegenwoordig op pad stuurt heeft ook de jury overtuigd van de Eurocloud, de jaarlijkse prijzen voor beste voorbeelden van de inzet van cloudtechnologie binnen bedrijven en overheid. ‘Ze hebben aangetoond dat deze digitalisering kostenbesparingen heeft gebracht in een tot nog toe papieren proces. De oplossing is flexibel, innovatief en draagt direct bij aan de bedrijfsdoelstellingen van Alphaplan om efficiënt en effectief gebouwinventarisaties uit te voeren,’ aldus het jury-oordeel. Na het bereiken van de Nederlandse finale kwamen Bokelaar en Wusten met hun apps vorige week niet onverdienstelijk tweede geworden in de Europese eindronde.
Zorg, landbouw
Bij bouwkundige inspecties blijken flexibele apps een eind te kunnen maken aan papierwerk, maar er zijn natuurlijk talloos veel andere branches en processen waar het papier zijn langste tijd heeft gehad. Andere gebruikers van de cloudapps van More Apps doen hun urenregistratie via het platform, een tuinbouwbedrijf inspecteert er zijn planten mee en in de zorg zijn de eerste gesprekken gaande over de mogelijkheden van het tablet aan het ziekenhuisbed.
Businessmodel cloud
Het businessmodel achter de formulieren-apps is ook volledig cloud: gebruikers rekenen af per ‘registratie’, de app zelf is gratis. 'We geloven niet in een vergoeding per gebruiker; dan gaan bedrijven proberen met zo min mogelijk mensen zoveel mogelijk administratie te doen', zegt Bokelaar. 'Je moet juist zo veel mogelijk gebruikers binnen je organisatie hebben om maximaal profijt uit het platform te halen.' Per via de app verwerkt formulier rekenen gebruikers maximaal een kwartje af. 'Amerikaans onderzoek heeft uitgewezen dat het invullen, versturen en weer overtypen van papieren formulieren gemiddeld 2 euro kost. Elke registratie via de cloud levert dus geld op.'
Meer over cloud?
Gratis kennissessie
Benieuwd hoe je succesvol de cloud instapt? Laat je op 21 november 2013 inspireren door het succes van Plan Nederland en krijg waardevlle tips van expert Sander Duivestein.
Meld je vandaag nog aan voor de gratis kennissessie Succes met de cloud.
