Wat is het?
AcceptEmail is een webbased dienst om facturen en betalingsherinneringen te versturen per e-mail, met een link naar iDEAL waarmee klanten meteen kunnen betalen. Je betaalt er een licentiefee voor van 85 euro per maand, plus kosten per verzonden AcceptEmail (23 cent per stuk bij minder dan 10.000 per jaar, hoe meer transacties hoe goedkoper). Integratie met een eigen (facturatie)systeem kan, net als met sommige boekhoudpakketten.
Voor wie?
Iedereen die facturen verstuurt. Ook voor herinneringen, aanmaningen en betalingsafspraken via callcenters.
Hoe werkt het?
Om te werken met AcceptEmail moet je eenmalig een account laten configureren, met je iDEAL-rekening, logo, contactgegevens en een template van de brieven die je normaal stuurt naar klanten. Dat wordt omgezet in de standaard mails die verstuurd gaan worden. Vervolgens kun je aan de slag door transactiegegevens aan te leveren: afzender, bedrag, omschrijving, kenmerk en vervaldatum. Dat kan op drie manieren: handmatig (voor kleine aantallen transacties en ad hoc betalingen), als batchupload (csv- of xml-bestand) of volledig geautomatiseerd via een webservice (API). Eenmaal ingevoerd zorgt AcceptEmail voor de verzending, of je moet ervoor kiezen om zelf de mails te versturen. Je kunt ook callcenters telefonisch betaalafspraken laten maken met klanten, waarbij deze meteen de eerste betalingstermijn per e-mail kunnen voldoen.
In de mail die de klant krijgt staat bovenin een strook met de AcceptEmail, daarin ziet de klant de betalingsstatus, jouw logo en de details over de betaling. De klant klikt daarop door naar iDEAL, kiest zijn bank en betaalt. In het Dashboard van je account kun je van alle batches het overzicht zien: hoeveel procent heeft de mail ontvangen, geopend, doorgeklikt en betaald? Ook kun je inzoomen op individuele transacties, zodat je ziet of een klant laks is met betalen of dat de mail misschien niet goed aankomt. Voor mails die bouncen of in spamfilters terechtkomen, heeft AcceptEmail een uitgebreid plan met oplossingen. Mocht het nodig zijn, dan kun je ook regelen dat via partners van AcceptEmail papieren herinneringen of aanmaningen verstuurd worden.
Wat zijn de voordelen?
AcceptEmail bespaart je de kosten van het printen en versturen van facturen, is goed voor het milieu (minder papiergebruik en transport), zorgt voor tijdsbesparing door het automatisch versturen van herinneringen en levert je een betere cashflow omdat klanten sneller betalen. Ook is het erg fijn dat je kunt zien wanneer een mail ontvangen en geopend is en de klant betaald heeft, en dat de klant niet meer handmatig alle cijfertjes op een acceptgiro over hoeft te tikken in internetbankieren. Verder kunnen klanten geen verkeerde bedragen of rekeningnummers meer invoeren in de AcceptEmail – alles is vooringevuld – en het systeem is dermate flexibel dat mails door ontvangers ook kunnen worden doorgestuurd naar iemand anders die betaalt.
Wat zijn de nadelen?
Je moet zeker weten dat je de juiste e-mailadressen van klanten hebt, anders kan je factuur stranden. Ook kunnen klanten die veel e-mails ontvangen een mail weleens over het hoofd zien of deleten. AcceptEmail biedt daarvoor wel mogelijkheden om weggegooide e-mails opnieuw op te zoeken en herinneringen te sturen.
Conclusie?
AcceptEmail bespaart je veel tijd en geld, en levert je een betere cashflow op. Je moet er geld voor neertellen, maar die investering verdient zichzelf terug, en daarbij krijg je een beter overzicht in je debiteuren.
