Op 24 maart start de Nuclear Security Summit, de 'grootste top ooit' in Nederland. 8 vragen over de organisatie van dit event.
Obama komt (en gaat ook een kwartiertje naar Het Rijksmuseum), Poetin waarschijnlijk niet. De komende dagen staat Den Haag (en omgeving) in het teken van de tweejaarlijkse Nuclear Security Summit (NSS), een internationale top over nucleair terrorisme waar tientallen regeringsleiders, staatshoofden en internationale organisaties voor zijn uitgenodigd. Nederland heeft 2 jaar aan de voorbereiding gewerkt. Wat komt er allemaal kijken bij de organisatie van zo'n evenement? De belangrijkste vragen beantwoord:
1. Wie zijn de sleutelfiguren?
Voor de buitenwereld is minister-president Mark Rutte officieel gastheer in Den Haag, maar de organisatie van het evenement wordt in werkelijkheid aangestuurd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Daar is Frans Timmermans eindverantwoordelijke. Namens zijn departement hebben Han-Maurits Schaapveld en Marc Gerritsen de dagelijikse leiding over de organisatie, respectievelijk als projectdirecteur en plaatsvervangend directeur van het projectteam. Zij zijn beiden diplomaten met een lange staat van dienst. Schaapveld trad in 1981 in dienst bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken en werkte voor de Nederlandse ambassades in Senegal, Lagos, Bolivia, Nigeria en Kuala Lumpur. Voordat hij leiding kreeg over het projectteam NSS 2014 zat hij in Parijs voor BuZa, als de top voorbij is wordt hij uitgezonden naar de Filippijnen. Gerritsen werkt ook al jaren voor de overheid, zo zat hij in Ramallah en bij de ambassade in Rome voor hij zich ontfermde over NSS 2014.
2. Wie zijn nog meer betrokken bij de organisatie?
De organisatie van een top als NSS is een ingewikkelde zaak, er zijn 'ontzettend veel partijen bij betrokken', zo vertelde Marc Gerritsen vorig jaar. Het gebeurt niet elke dag dat zoveel bekende/belangrijke hoogwaardigheidsbekleders naar Nederland komen, dus is enorm veel tijd gaan zitten in het beveiligen van de NSS. De top is aangewezen als zogeheten Nationaal Evenement, waardoor de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid verantwoordelijk is gemaakt voor de veiligheid. De instantie zorgt dat ministeries, lokale overheden, de politie, de marechaussee en ook betrokken bedrijven als KLM, Schiphol, NS en ProRail samenwerken bij de voorbereiding. Vanuit BuZa hielpen zo'n 20 ambtenaren Schaapveld en Gerritsen, daarnaast zijn bij de andere instanties dagelijks 'tientallen mensen met de NSS bezig', aldus Gerritsen vorig jaar. Nederland is ook verantwoordelijk voor de inhoudelijke invulling van de top. Hiervoor ligt de druk op de schouders van Piet de Klerk.
3. Wanneer is begonnen met de voorbereidingen?
De NSS vond eerder plaats in Washington (2010) en Seoul (2012). In 2012 werd aan Nederland gevraagd of het in 2014 een nieuwe nucleaire top wilde organiseren, waarna direct met de voorbereidingen is begonnen. 'Toen het ministerie in maart 2012 de opdracht kreeg, hebben we meteen 8.000 hotelkamers geboekt’, vertelde Gerritsen eerder tegen Omroep West. Die kamers werden geboekt in en rond Den Haag, de stad kreeg de voorkeur door 'de reputatie als stad van vrede en recht', door de goede ligging en – jawel – het aantal hotels in de buurt. Ook Amsterdam, Rotterdam en Maastricht zouden interesse hebben gehad om als gaststad te dienen. Het voordeel van Den Haag was verder dat de stad een internationale zone heeft waar al veel instellingen standaard beveiligd worden, vertelde Gerritsen. Het World Forum in Den Haag is de centrale locatie van de top.
4. Wat was het startpunt voor de organisatie?
Nog nooit heeft Nederland zo'n belangrijk en groot evenement georganiseerd, schreef Minister Timmermans eerder dit jaar in een brief aan de Tweede Kamer. 'Daarom is in de voorbereidende fase niet alleen gebruik gemaakt van de evaluatie van eerdere evenementen in Nederland, zoals het EU-voorzitterschap in 2004 en de Afghanistan-conferentie in 2009, maar is ook gekeken naar de ervaringen van evenementen.'
Twee weken voordat de NSS-top in Seoul van start ging, kreeg Nederland te horen dat het de NSS in 2014 kon organiseren. Dat kwam goed uit, zo vertelde Han-Maurits Schaapveld eind vorig jaar tegen Kernvisie. Hij vertrok direct naar Zuid-Korea om te zien hoe de organisatie daar in elkaar stak en ook enkele teamleden brachten een bezoek aan de organisatie in Seoul. Schaapveld vertelt dat ook de Britten invloed hebben gehad op de Nederlandse organisatie: 'In Seoul stonden enkele landen erop dat veiligheidsdiensten letterlijk in de keuken mochten kijken bij het bereiden van de maaltijden. Onze Britse collega’s hebben geadviseerd dat niet toe te staan en een duidelijke streep te trekken om de organisatie helder te houden.'
5. Hoe gedetailleerd wordt alles geregeld?
Dat er een streep werd getrokken, wil niet zeggen dat het buitenland niks te zeggen had over de organisatie van de Nederlandse NSS. Verschillende landen, waaronder Amerika, zijn betrokken bij de beveiliging, zo vertelde Gerritsen eerder. Verschillende afgevaardigden kwamen naar Nederland om zaken door te spreken. De organisatie heeft de top benaderd alsof het tientallen afzonderlijke staatsbezoeken zijn, omdat er zoveel verschillende wereldleiders komen. Tegen Kernvisie vertelde Schaapveld hoe gedetailleerd daarbij te werk is gegaan. Als voorbeeld gaf hij een anekdote over een staatshoofd dat wil roken in de hotelslaapkamer: 'Als iemand dat wil, moeten we dat vooraf goed regelen. In dit geval hebben we, in een totaal van 10.000 gereserveerde hotelkamers, er één gevonden met een balkon.'
Nog een voorbeeld van details: begin dit jaar zei de organisator dat de verschillende wereldleiders die naar Nederland komen speciale labels aan hun bagage krijgen, zodat deze snel herkend wordt en naar de hotels kan worden vervoerd.
6. Wat als er iets onverwachts gebeurt?
Je hoopt natuurlijk dat er niets raars of vervelends gebeurt, maar het kan altijd, zo weet ook Gerritsen. 'Er kan van alles en nog wat niet vlekkeloos verlopen', vertelde hij tegen de NOS. 'De dreiging van een aanslag is iets waarmee je rekening moet houden. Daarop zijn we natuurlijk wel voorbereid.' De organisatie is ver gegaan om de veilligheid van NSS-deelnemers te garanderen. Zo zijn er extra beveiligde auto's geregeld en lopen er tijdens de top speurhonden met camera's op hun hoofd rond. De impact van alle veiligheidsmaatregelen op de regio is groot: de maatregelen zijn strenger naarmate je dichter bij de locatie van de top komt, schreef Minister Timmermans in zijn brief. Het gevolg? In sommige gebieden mogen geen voertuigen komen, toegang voor mensen wordt beperkt, vliegverkeer in een straal van 17 kilometer is bijna niet toegestaan, de Polderbaan op Schiphol is gereserveerd voor regeringstoestellen en sommige snelwegen worden afgezet. Mensen uit de regio wordt aangeraden om thuis te gaan werken, sommige bedrijven moeten zelfs dicht.
7. Hoeveel mensen moeten de top in goede banen leiden?
De draaiboeken houden overal rekening mee, behalve met het afblazen van de conferentie, vertelde Gerritsen eerder deze maand tegen Elsevier. Betrokkenen moeten dus hoe dan ook aan de bak, en alleen al om de top veilig te houden zullen er duizenden mensen aan het werk worden gezet. Iedere dag gaat het om 13.000 politieagenten en 8.000 man defensiepersoneel, meldde Timmermans in zijn brief aan de Tweede Kamer. Tijdens de top zelf zullen er nog eens 2.000 medewerkers actief zijn, vertelde Gerritsen vorig jaar. 'Zij moeten de top in goede banen leiden.' Het gaat bijvoorbeeld om bedienend personeel, maar ook om technici. 'Het is bijvoorbeeld een hele ict-operatie om het perscentrum op orde te krijgen.'
In totaal worden zo'n 5.000 afgevaardigden (bezoekers dus) verwacht, plus nog eens 3.000 journalisten.
8. En, wat kost dat allemaal?
Zo'n groot evenement organiseren gaat aardig in de kosten lopen natuurlijk. In zijn brief meldt Timmermans dat de begroting uitgaat van 24 miljoen euro. De Minister schrijft: 'Het gaat om kosten voor inhoudelijke voorbereidingen, locatie, inrichting, vervoer, techniek en ICT, tolkendiensten, registratiesysteem, aankleding en gastvrijheid, catering, interne zaken en communicatie. Dit is exclusief de kosten voor de beveiliging.'
Over dat laatste zijn geen concrete bedragen vrijgegeven, maar het is niet onwaarschijnlijk dat daar nog flink wat geld voor is uitgetrokken. Naast de personele kosten en speurhonden, gaat het bijvoorbeeld om zaken als drie patrouillerende marineschepen, F16-straaljagers, mobiel luchtafweer langs de kust en tientallen helikopters die worden ingezet. Het gaat om de grootste operatie die Defensie ooit heeft uitgevoerd, aldus Luitenant-Generaal Hans Wehren. Hij zegt: 'Over de kosten van veiligheid worden geen mededelingen gedaan.'
Om over de kosten van bedrijven die last van de top ondervinden nog maar te zwijgen… Die is voor eigen rekening, heeft het ministerie al meermaals laten weten.
