Met deze 8 tips voorkom je dat niet-strategische kosten, zoals aanschaf van kantoorbenodigdheden, oplopen. Bespaar ze allemaal.
De niet-strategische kosten vertegenwoordigen gemiddeld zo'n tien procent van de omzet van bedrijven, zeggen de consultants van Expense Reduction Analysts. Volgens managing director Bert Hummel kunnen deze kosten gemiddeld met twintig procent verbeterd worden. Het zou betekenen dat een bedrijf een procentpunt netto resultaat misloopt, als de niet-strategische kosten niet goed uitgeplozen worden.
Hummel geeft daarom acht simpele tips om te besparen op niet-strategische kosten:
1. Neem rendementsverbetering serieus
"Zet er niet iemand op die het ‘even snel’ naast zijn werk moet doen, maar besteed het bijvoorbeeld uit. Een werknemer die het erbij doet en het leuk vindt om inkoper te spelen, kijkt er anders naar dan een expert die verstand van zaken heeft en het klappen van de zweep kent."
2. Doe niet aan cherry picking
"Dat wil zeggen, zoek niet zes of acht leveranciers uit om bij de een goedkoop papier te halen en bij de ander een goede deal op pennen te sluiten. Mensen staan er vaak niet bij stil, maar meer leveranciers betekent ook meer facturen, en dus meer indirecte kosten. Kies voor een leverancier en neem daar al je kantoorbenodigdheden af. Dat leidt tot een grotere order voor de leverancier, die geneigd is een grotere totaalkorting te geven."
3. Probeer niet om de zoveel maanden te tenderen
"Zo proberen de leverancier wakker te houden levert slechts kleine successen op. Toon loyaliteit tegenover een leverancier, ga een overeenkomst aan en doe dat voor drie jaar. De leverancier is na een dergelijke periode eerder bereid een goede deal te sluiten dan wanneer dit elke drie maanden gebeurt."
4. Staar je niet blind op merkartikelen
"De Xerox-printer heeft echt niet papier van Xerox nodig om goed te werken. Zoek goed naar huismerken. Daarmee is al snel 30 procent besparing gerealiseerd."
5. Reduceer voorraden
"Een bomvolle voorraadkast is niet nodig. Een noodrantsoen voor enkele dagen is vaak voldoende. De meeste leveranciers leveren dagelijks. Daarmee bespaar je op opslagruimte. Bovendien, als het er ligt, wordt het ook makkelijker gebruikt en is de consumptie veel hoger. Mensen pakken even snel een nieuw opschrijfblok, terwijl dat niet altijd nodig is."
6. Inkopen betekent uitbesteden
"Vertel de leverancier niet hoe hij zijn werk moet doen, maar laat het los en houd daarmee tijd over voor andere zaken. Als de receptiediensten zijn uitbesteed en er een nieuwe receptiemanager wordt geplaatst, dan is het niet nodig deze nogmaals te laten screenen door de eigen facility manager. Dat is dubbel werk. In het geval van technisch onderhoud weet de leverancier doorgaans meer dan de klant. Als de klant vertelt wat de leverancier moet doen, worden er vaak concessies gedaan die niet altijd voordelig uitpakken voor de klant."
7. Investeer om kosten te besparen
"Dit geldt niet altijd, maar het kan in sommige gevallen een mooi voordeel opleveren. Bijvoorbeeld bij energiekosten, wanneer er in spaarlampen wordt geinvesteerd, gaat de energierekening omlaag."
8. Loop samen met de leverancier de werkzaamheden door
"Zeker als dit lang niet is gebeurd. Kijk of alles nog logisch en efficiënt is. Ga met regelmaat, zeg iedere drie jaar, om de tafel zitten met je schoonmaakleverancier, de koerier en andere leveranciers. Vaak worden overeenkomsten bij de start van het bedrijf gesloten en wordt er vervolgens niet meer naar gekeken. Ook hier moet je meegaan met veranderingen."
