Wel zo makkelijk: iedere afdeling zelfstandig externen laten inhuren. 5 redenen om het toch centraal te regelen.
Het vreet tijd: een uitzendkracht zoeken, selecteren en inhuren en vervolgens de urenbriefjes afvinken. Om de druk te verdelen, kan je iedere afdeling afzonderlijk dit proces laten afhandelen. Toch zitten er voordelen aan een centrale benadering, zegt Marieke Kruidhof, die binnen KPN verantwoordelijk is voor KPN Flexconnect, de beheersafdeling die het inhuren van externen voor het hele bedrijf aanstuurt.
#1. Tijdwinst voor managers
Kruidhof: ‘Voorheen was het inhuurproces bij KPN erg versnipperd. Iedere manager was verantwoordelijk voor zijn eigen tijdelijke krachten: interimmers, gedetacheerden, zzp’ers en uitzendkrachten. Zoveel managers er waren, zoveel contactpersonen met onze leveranciers hadden we. Werven, selecteren en afhandelen deden ze zelf. De leveranciers liepen te kust en te keur door onze organisatie heen. En wij wisten vaak niet waar we aan toe waren. Eind 2010 besloten we daarom te centraliseren. En nu? Onze managers zijn erg enthousiast over de veranderingen. Wij zelf overigens ook. Zij worden ontzorgd. Als een manager de aanvraag heeft ingediend, komt die bij ons terecht. Het uitzetten van de vraag en de voorselectie van de cv’s verzorgen wij. De manager kiest de kandidaat uit. En wij komen pas aan het eind van het proces weer bij de manager terug voor een klik-gesprek. Het moet namelijk wel klikken tussen manager en kandidaat.’
HET KERNPROCES VAN HR
Wie zijn flexinhuur centraliseert, kan ervoor kiezen het complete beheer uit te besteden aan zogeheten Managed Service Providers (of MSP's). KPN deed dat niet. Manager KPN Flexconnect, Marieke Kruidhof: ‘Wij vinden dat het managen van de tijdelijke inhuur tot het kernproces van de HR-kolom behoort. KPN wil namelijk de beste dienstverlener zijn voor de klanten. En onze tijdelijke krachten, in de klantcontactcentra en in onze winkels, staan veel in contact met onze klanten. Dat zijn dus niet zomaar externen. De mensen die voor KPN werken zijn om dat doel te bereiken cruciaal.’ En dus schakelde het telecombedrijf adviesbureau Accenture in om de centralisatie te verzorgen, maar trok het proces daarna weer 'binnenshuis'.
#2. Soepelere afhandeling
Kruidhof: ‘Als de manager zijn keuze voor een kandidaat heeft gemaakt, wikkelen wij de rest af. Wij regelen een toegangspas, richten een werkplek in en factureren ook de gewerkte uren. Dat doen we via self-billing: wij draaien de facturen namens de klant uit en betalen ze automatisch. De ondersteunende VMS-applicatie (ofwel Vendor Management System, een ICT-tool voor inhuurbeheerders) geeft ons een totaal inzicht in de keten, en in bijvoorbeeld de conversieratio’s. Daarmee weten wij waar we kunnen optimaliseren.’
#3. Een eigen talentenpool
Kruidhof: ‘Onze externen zijn feitelijk in eigen dienst of in loondienst van een uitzendbureau of detacheringsbedrijf. Maar feitelijk werken ze bij KPN en niet bij Randstad of StudentenWerk. Onze flexpool is voor ons een belangrijk kanaal voor de vaste kern van werknemers. Wij werven namelijk bij voorkeur mensen die voor ons bedrijf graag willen werken. Dat geldt ook voor de vele studenten in onze winkels. Die zouden vanuit de flexibele schil zo bij ons kunnen binnenstromen als vaste werknemer. Als flexkrachten talentvol zijn, komen ze terecht in een talentenpool van KPN. Van daaruit kunnen ze doorgroeien naar managementposities in bijvoorbeeld de winkels of contactcentra. Ook daarom willen wij zelf greep houden op onze inhuurorganisatie.’
#4. Externen horen erbij
Kruidhof: ‘Wij hebben besloten onze arbeidsmarktcampagnes voor onze vaste werknemers ook in te zetten voor onze flexibele krachten. Tijdelijke krachten krijgen van ons ook een inzetbaarheidsbudget voor opleidingen. En, om nog iets kleins maar veelzeggends te noemen: wij hebben ervoor gezorgd dat alle externe werknemers van KPN ook een kerstpakket krijgen. Onderscheid maken wij niet meer.’
#5. Meer inzicht voor HR
Kruidhof: ‘Wij krijgen beter inzicht in de effectiviteit van onze HR-doelstellingen. Dat is prettig, want zo hebben wij een betere greep op de uitvoering daarvan. Met de data-analyses die we nu kunnen maken, krijgen we een overzicht van onze tijdelijke krachten.' 'Overigens zit daar nog veel ruis in. Ik zou nog wel beter inzicht willen hebben in de achtergronden en kwaliteiten van onze kandidaten. We kunnen in het proces met onze leveranciers dat nog wel slimmer doen. Het zou bijvoorbeeld heel fijn zijn als we nog beter inzicht krijgen in de achtergronden van de mensen die bij ons werken en geïnteresseerd zijn een verdere carrière binnen ons bedrijf. Daarom zijn wij bezig uitzendkrachten op te nemen in onze beoordelingssystematiek. Als wij dan bijvoorbeeld een marketingvacature hebben, dan zouden Flexconnect de kansrijke kandidaten uit onze flexpool zo moeten kunnen ophoesten. Vanaf volgend jaar zou dat goed moeten werken.’
Beeld via Flickr.
