Hoewel het voor veel werknemers een doorslaggevende factor is om wel of niet bij u te komen werken, is het niet verplicht om een reiskostenvergoeding te verstrekken. Met uitzondering van een aantal cao’s. Deze mag u dan wel tot op zekere hoogte onbelast verstrekken.
Vergoedingen
Het woon-werkverkeer kunt u simpelweg in kilometers uitbetalen (19 eurocent per kilometer is onbelast). U kunt werknemers ook openbaarvervoerkaartjes laten declareren of hen een ov-abonnement aanbieden. Tijdens wegwerkzaamheden mag u onbelast vervoerspassen aan het personeel verstrekken, náást de normale reiskostenvergoeding. Ernstige verkeershinder kan zo voorkomen worden. Een belangrijke voorwaarde is dat de pas grotendeels door de overheid wordt gefinancierd. De vervoerspas mag 24 maanden achter elkaar aan een werknemer worden verstrekt.
Vervoerswijzen
De leasebak, menig manager heeft hem zelf en weet dus aardig goed welke haken en ogen daar aan zitten. Maar naast de auto van de zaak, mag u een werknemer ook eens in de zoveel tijd een fiets ter beschikking stellen. Wil iemand liever dagelijks meerijden met een collega, oftewel carpoolen, dan mag u behalve aan de chauffeur, ook aan elke meerijder maximaal 19 eurocent per kilometer vergoeden op basis van de werkelijke reisafstand per werknemer. Echter let erop dat omrijkilometers om andere werknemers op te halen in dat geval niet worden vergoed.
Verhuizen
Carpoolers zorgen al voor minder verkeer op de weg. Maar nog makkelijker is het als werknemers vlak naast hun kantoor komen te wonen. Onder voorwaarden kunt u werknemers die dichter bij kantoor komen wonen een onbelaste verhuiskostenvergoeding geven. In 2009 is dit bepaald op maximaal 7.750 euro, te besteden aan herinrichtingskosten. De werknemer hoeft de omvang van de kosten van herinrichting niet aan te tonen. Ook de kosten voor een verhuisbedrijven mag u onbelast vergoeden, mits de werknemer dit bij u kan aantonen middels een nota. Belangrijke voorwaarde is overigens wel dat de verhuizing zakelijk moet zijn.
Telewerken
Het is al vaak gezegd, maar gebeurt nog veel te weinig: telewerken is een goed middel tegen files. Hoe kunt u de medewerker daarin tegemoet komen? Onbelast een computer verstrekken is haast onmogelijk omdat het apparaat daarvoor meer dan negentig procent zakelijk moet worden gebruikt, wat niet aan te tonen is. Wel mag u onder strikte voorwaarden eens per vijf jaar ter waarde van 1.815 euro onbelast artikelen voor de inrichting van de werkkamer verstrekken of vergoeden.
Door: Mariska Habets
