Arbodiensten willen steeds vaker niet meewerken aan het overdragen van de verzuimdossiers. Daarbij beroept men zich op het medisch beroepsgeheim en de privacywetgeving. Mag de arbodienst dit doen?
Ondernemers besteden veel van hun administratieve taken uit. Bij het beëindigen van een dergelijke overeenkomst wil de ondernemer de gegevens van de ’oude’ contractspartij overdragen aan de nieuwe contractspartij. De ’oude’ contractspartij is contractueel verplicht om daaraan mee te werken.
Privatisering
Op ondernemers is een zware verplichting gelegd voor de verzuimbegeleiding van zieke werknemers. Belangrijk onderdeel daarvan is de rol die de arbodienst speelt. Vroeger werden die taken uitgevoerd door de overheid. Sinds de liberalisering/privatisering van die overheidstaak zijn het normale, privaatrechtelijke, ondernemingen, vaak opgezet door bedrijfsartsen, die die taak uitoefenen. Dit betekent dat de ondernemer een overeenkomst moet sluiten met zo’n arbodienst.
Verzuimdossier
Hoe gaat dit in zijn werk? In de database van de arbodienst worden de gegevens van de werknemers ondergebracht. Het betreft dan NAW-gegevens, verzuimverleden, correspondentie met de werknemers, gespreksverslagen met leidinggevenden, etc.. Feitelijk wordt het gehele verzuimdossier opgemaakt en bijgehouden in een digitaal systeem. Tot dit systeem hebben uitsluitend enkele geselecteerde personen toegang via een beveiligde internetportal.
In het verzuimdossier bevinden zich twee soorten gegevens. Allereerst zijn dit de medische gegevens. Deze zijn uitsluitend toegankelijk voor de arbo-arts. Daarnaast zijn er de niet-medische gegevens. Deze zijn alleen toegankelijk voor de direct leidinggevende en – indien aanwezig – de personeelsfunctionaris. Veel ondernemingen leggen geen papieren verzuimdossiers meer aan en hanteren uitsluitend digitale dossiers.
Switchen van arbodienst
So far so good. Tot het moment dat de ondernemer besluit in zee te gaan met een nieuwe arbodienst. De oude arbodienst wordt verzocht om de verzuimdossiers elektronisch over te dragen. Doet deze dit niet, dan moeten alle verzuimdossiers opnieuw worden aangelegd. Dit leidt tot (heel) veel werk, kosten en onrust.
Arbodiensten zijn steeds onwilliger om de verzuimdossiers over te dragen. Allereerst stellen zij daarbij dat zij de medische gegevens niet mogen overdragen op grond van het medisch beroepsgeheim. Dit lijkt juist te zijn, al zou nog betoogd kunnen worden dat gezien de bijzondere positie die de bedrijfsarts inneemt, de nieuwe bedrijfsarts wordt gezien als vervanger van de oude.
Overdracht niet-medische gegevens
Met betrekking tot de niet-medische gegevens wordt vaak gesteld dat deze niet mogen worden overgedragen omdat dat in strijd zou zijn met de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze wet is van toepassing, omdat persoonsgegevens van de werknemers worden verwerkt.
De arbodiensten dragen alleen verzuimdossiers over als de werknemers daarvoor ondubbelzinnige toestemming gegeven. Dit laatste is nu juist niet mogelijk. Ondubbelzinnige toestemming kan niet worden verkregen van een werknemer vanwege de afhankelijkheidspositie waarin hij verkeert ten opzichte van zijn werkgever.
Wettelijke basis overdracht gegevens
Naar mijn mening biedt de Wet Bescherming Persoonsgegevens wel de mogelijkheid dat niet-medische gegevens uit de verzuimdossiers mogen worden overgedragen. Een ondernemer mag (of beter: moet) verzuimdossiers aanleggen. Dit volgt allereerst uit de arbeidsovereenkomst. Daarnaast rusten op de ondernemer allerlei wettelijke verplichtingen in het kader van het voorkomen van ziekte en het bevorderen van herstel van de werknemers (Wet Verbetering Poortwachter, Arbowet). Zo moet een ondernemer ziekte- en herstelmeldingen registreren en bij langdurige ziekte een plan van aanpak opstellen. Bij de uitvoering van die verplichtingen wordt een arbodienst ingeschakeld.
Het is de ondernemer toegestaan de persoonsgegevens van de werknemer te verwerken. Ook is het toegestaan om de niet-medische gegevens uit de verzuimdossiers over te dragen aan die nieuwe arbodienst.
Onwerkbaar systeem
Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) heeft zich over deze problematiek eerder dit jaar uitgelaten en daarbij gesteld dat overdracht niet mogelijk is. Nadat ik daarover contact heb gehad met het CBP, heeft het CBP besloten een nader onderzoek uit te gaan voeren. (zie: Gegevens zieke werknemer mogen niet naar nieuwe arbodienst).
De Voorzieningenrechter van de Rechtbank te Zwolle-Lelystad heeft inmiddels in een kort geding uitgesproken dat overdracht van niet-medische gegevens niet in strijd is met de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Hoewel de materie ingewikkeld is en ongetwijfeld nog de nodige stof zal doen opwaaien, zou het onwerkbaar zijn voor ondernemers, maar ook voor arbodiensten, wanneer de privacywetgeving overdracht van verzuimdossiers onmogelijk zou maken. Gelukkig biedt de wetgeving die mogelijkheid.
