De dag dat we weer naar kantoor mogen, komt steeds dichterbij. Als alles volgens plan gaat, heeft bijna iedereen die dat wil vóór 1 juli een eerste inenting gehad. Binnen veel bedrijven woedt een zoektocht naar de juiste balans, want wat blijft en wat was tijdelijk als het gaat om hoe we werken? Eén ding lijkt duidelijk: bij de meeste bedrijven lijkt het uitgesloten dat we ons gewoon weer vijf dagen per week op kantoor melden.
Een deel van de aanpassingen tijdens de pandemie – vooral waar het gaat om digitaal werken – blijft ook na de lockdown bestaan. We hebben er met zijn allen de voordelen van ontdekt. Zo zijn vergaderingen via Zoom of Teams vaak korter (al zijn ze dan weer wel een stuk vermoeiender) en levert het ontbreken van reistijd tijdwinst op voor andere zaken.
Voor- en nadelen
Zet als manager goed op een rijtje wat de voor- en nadelen zijn als werknemers gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor gaan werken, schreef MT/Sprout eerder. Hoe ga je dat als bedrijf organiseren? Wat is de goede verhouding? Een of twee dagen thuis? Of is drie of vier ook een optie?
De aandacht ligt vooral op praktische zaken, maar daarbij verliezen we het emotionele aspect uit het oog
Maar er zijn meer vraagtekens. De aandacht ligt vooralsnog op de praktische zaken, maar daarbij verliezen we één belangrijk onderdeel uit het oog. Want hoe gaan we om met het emotionele aspect? Voor werknemers die zich tijdens de pandemie geïsoleerd en opgesloten hebben gevoeld, zal de terugkeer naar de werkplek niet zonder spanningen zijn. Voor degenen die op afstand zijn gaan werken vanwege gezondheidsproblemen, zal het angst opwekken.
CEO Jos Baeten van verzekeraar ASR sprak tegenover MT/Sprout al eens zijn zorgen uit over de mentale aspecten van de pandemie. ‘Mijn zorg is dat veel mensen hier een psychische tik van gaan krijgen. En dat komt niet morgen of overmorgen aan het daglicht, maar misschien pas volgend jaar of zelfs later. Daar moeten we veel aandacht voor hebben.’ Daar komt bij: wij mensen veranderen niet zo graag. Simpel gezegd, de terugkeer naar kantoren zal onherroepelijk gepaard gaan met emoties.
Emoties managen
Maar hoe hou je zo goed mogelijk rekening met de emoties van werknemers? De auteurs van het boek No Hard Feelings: The Secret Power of Embracing Emotions at Work delen op MIT Sloan Management Review vijf manieren die je daarbij kunnen helpen.
Wees transparant. Wacht niet met het communiceren van je gedachten, ook al is er beperkte informatie om te delen. Onzekerheid wekt angst en iets zeggen is veel beter dan je lippen op elkaar houden. Zelfs als je nog geen specifiek antwoord kunt geven, voelen medewerkers zich meer op hun gemak in de wetenschap dat je het probleem niet links laat liggen.
Beantwoord vragen zo open en eerlijk mogelijk. En als je eenmaal een plan hebt, zorg er dan voor dat de managers zich om de details ervan bekommeren, zodat ze de verwachtingen duidelijk en vol vertrouwen aan hun teams kunnen communiceren. Onthoud: het doel van transparantie is om vertrouwen te winnen en onnodige stress te verminderen.
Detecteer vroegtijdig zorgen. Als je je mensen echt wilt ondersteunen, is het belangrijk dat je ze hoort en weet hoe ze in de wedstrijd zitten. Door in een vroeg stadium voorkeuren en zorgen te detecteren, ben je beter in staat teams weer aan het werk zetten.
Dat kan bijvoorbeeld via een enquête, waarin je vragen voorlegt als: hoeveel dagen per week zou je op kantoor willen werken? Wat maakt de terugkeer naar kantoor gemakkelijker voor je? Wat voor soort werk doe je het liefst vanuit huis? Wat voor soort werk zou je het liefst doen vanuit kantoor? Zijn er omstandigheden die je bereid bent te delen waardoor een terugkeer naar kantoor moeilijk of beangstigend voor je is?
Houd de enquêteresultaten niet voor jezelf, maar deel ze met de organisatie. Als je wilt dat werknemers weer vijf dagen per week op kantoor zijn en uit het onderzoek blijkt dat werknemers twee dagen per week op kantoor willen zijn, is het onhandig om die informatie te negeren.
Gebruik het in plaats daarvan als startpunt voor open en eerlijke gesprekken en productieve compromissen. Betrek verschillende werknemersgroepen bij die discussies om ervoor te zorgen dat bij de plannen die je maakt rekening wordt gehouden met de behoeften van alle werknemers.
Bespreek de verwachtingen. Wáár je werkt, wordt minder belangrijk. Het moment waarop je werkt verdient daarom aandacht. Stel als onderdeel van je hybride werkplan een lijst op met communicatienormen die de productiviteit ondersteunen en burn-out voorkomen.
Je herkent het vast: Als je vanuit huis werkt, is het vrij gemakkelijk om dan maar gewoon altijd te werken. Om 10 uur ’s avonds nog even je laptop openklappen. Op zaterdagmiddag de mails wegwerken. De grenzen tussen werk en privé en vervagen en het is dan ook geen wonder dat veel kenniswerkers het afgelopen jaar tegen een burn-out aanliepen.
Zo ontdekte Microsoft in 2020 dat het aantal berichten dat diens werknemers na standaard werkuren verstuurden waren verdubbeld. En dat mensen die vóór de coronapandemie niet veel werkten op zaterdag en zondag, hun weekendwerk zagen verdrievoudigen.
Mensen zijn wars van verandering. Presenteer nieuwe manieren van werken daarom als een experiment
Betrek je mensen erbij. Een nieuwe start is ook dé kans om de werkplek opnieuw op de tekentafel te leggen. Maak daar een creatief proces van. Verdeel medewerkers in kleine focusgroepen om ideeën te genereren over hoe je het meeste uit je kantoorruimte én de persoonlijke interactie kunt halen. Door de gehele organisatie bij het gesprek te betrekken, kunnen niet alleen betere manieren van werken ontstaan, je creëert ook enthousiasme over de mogelijkheden om weer bij elkaar te komen op kantoor.
In plaats van eisen dat medewerkers zich klaarmaken voor een gang naar kantoor, kun je er in je communicatie ook voor kiezen de nadruk te leggen op de voordelen van persoonlijk samenkomen.
Presenteer de verandering als een experiment. Mensen veranderen niet graag. We zeggen verandering te omarmen, maar in de praktijk verzetten we er ons liever tegen. Hoewel veel mensen ernaar uitkijken om terug te keren naar kantoor, zal er nog steeds bezorgdheid zijn over de verandering, vooral omdat in begin de nieuwe manier van werken niet perfect zal zijn. Er zijn altijd kinderziektes te overwinnen.
Om de zorgen van de mensen enigszins weg te nemen, kun je de terugkeer naar kantoor als een voortdurend leerproces beschouwen. Vertel medewerkers dat je eerste versie één van een nieuwe hybride werkvorm probeert en dat op basis van feedback van medewerkers versie twee wordt ontwikkeld. Dit proces kun je vervolgens herhalen. Dit zal mensen het gevoel geven dat het in het begin niet perfect hoeft te zijn.
Hoewel de terugkeer naar kantoor misschien nog ver weg voelt, is het waarschijnlijk dat de meeste mensen binnen je organisatie hierover nadenken. Door nu de bovenstaande stappen te nemen, kun je je medewerkers helpen zich zekerder te voelen over de toekomst en enthousiast te zijn om weer in contact te komen met hun collega’s.
