E-mail popups, instant messenger diensten , BlackBerry’s en iPhones die de hele dag op het bureau liggen te piepen, het leidt de aandacht van het werk af. Het gevolg: productiviteitsverlies. Intel rekende het uit voor grote multinationals: die lopen jaarlijks alleen al zo’n 700 miljoen euro mis.
Met deze acht tips voorkom je productiviteitsverlies:
1. Vermijd pavlovreacties
Je wilt niet dat je werknemers als slaafse hondjes bij ieder bliepje naar het scherm opkijken. Schakel alle geluidjes/venstertjes uit die attenderen op een nieuw bericht.
2. Beteugel constante checken
Beperk het checken van e-mail tot ongeveer vijf keer per dag op vaste tijden.
3. Liever telefoon of man-tot-man
Laat e-mail niet tot het voornaamste communicatiemiddel uitgroeien.
4. Zuinigheid siert
Wees zeer karig met ‘allen beantwoorden’ en collega’s in de ‘CC’ zetten.
5. Voorkom kettingreacties
Zet in het onderwerp van de e-mail : ‘geen antwoord noodzakelijk’. Zo voorkom je dat er een ketting van loze reacties ontstaat.
6. Laat doodbloeden
Ontstaat er toch zo’n ketting? Durf degene te zijn die stop met antwoorden. Hoe doe je dat? Gewoon: dood laten bloeden/negeren.
7. Heb je echt steeds bevestiging nodig?
Vermijd onnodige e-mail met daarin alleen ‘OK’ of ‘Tanks’ of ‘FYI’.
8. Schep tijd
Gebruik je ‘out of office’ om werktijd te reserveren. Het helpt om ongestoord op iets te kunnen concentreren. Schrijf: ‘Ik ben nu hard bezig met het halen van onze derde projectmijlpaal en vanaf drie uur weer online.’
