Als een van jouw medewerkers al een paar weken thuis zit met vage klachten, wat doe je dan? Wat mag je vragen en zeggen als leidinggevende en wat juist niet?
Wanneer de werkdruk hoog ligt, ben je als werkgever misschien geneigd te suggereren dat het allemaal wel meevalt met die klachten. De afwezigheid van een van je medewerkers zorgt namelijk voor druk op de rest van het team en gaat ten koste van de vitaliteit binnen de organisatie.
Logisch dat je die zieke medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk wilt hebben. Toch moet je hier als manager mee oppassen.
Regels werkgever bij ziekteverzuim
Volgens de wetgeving mag een werkgever namelijk geen oordeel vellen over de ziekte van een medewerker. Sterker nog, je mag er zelfs niet naar vragen.
Daar komt bij dat medewerkers over het algemeen vitaler zijn wanneer ze het gevoel hebben dat ze op steun van hun leidinggevende kunnen rekenen als het even wat minder goed gaat.
Wanneer iemand langdurig ziek thuis zit, is goed contact tussen werkgever en medewerker essentieel. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een goede begeleiding. Daarom wil je weten wat er aan de hand is en hoe je ervoor kunt zorgen dat de medewerker in kwestie zo snel mogelijk weer goed aan het werk kan.
Toon je betrokkenheid
‘Maar,’ zegt voorzitter van de Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde (NVAB) Gertjan Beens, ‘dit kun je niet los zien van hoe je in het algemeen met jouw medewerkers omgaat. Als je nooit interesse toont in iemand kun je niet verwachten dat iemand jou bij ziekte wel in vertrouwen neemt.’
Bovendien voorkom je ziektes als een burn-out door geregeld een vinger aan de pols te houden bij je medewerkers.
Toch een zieke medewerker? Deze tips helpen jou als werkgever daar goed mee om te gaan.
Tip 1. Verdeel het werk en meld dat aan de zieke medewerker
Wanneer een medewerker wegens ziekte langere tijd thuis zit, dan kan hij zich zorgen maken over al het werk dat zich tijdens zijn afwezigheid opstapelt. Dat geldt zeker wanneer de zieke medewerker zich verantwoordelijk voelt voor het werk dat hij noodgedwongen heeft neergelegd.
De rust die deze werknemer juist nu nodig heeft, ontbreekt in die situatie. Het is daarom belangrijk dat jij als werkgever die mentale rust voor iemand creëert.
‘Zorg dat het werk van de zieke zo snel mogelijk wordt verdeeld,’ zegt Beens. ‘Meld dat vervolgens ook aan de zieke medewerker. Als je niet precies weet welke werkzaamheden hij of zij nog heeft liggen, is het slim om daar naar te vragen. Men geneest sneller als hij of zij zich over het werk geen zorgen hoeft te maken.’
Ook is het handig om alvast te kijken naar eventuele vervanging. Je wilt immers niet dat andere teamleden straks ook omvallen door toegenomen werkdruk.
Het team informeren over zieke medewerker
Het is begrijpelijk dat je de naaste collega’s van de zieke medewerker wilt informeren over de reden van diens afwezigheid. Het is echter aan je werknemer om te bepalen wat hij over zijn ziekte wil delen.
Je kunt de directe collega’s wel informeren over de verwachte duur van de afwezigheid. Ook kun je met de zieke werknemer afstemmen wat jij aan de naaste teamleden vertelt, of tegen het team zeggen dat het aan de betreffende werknemer is om meer informatie te delen.
Tip 2. Laat de zieke medewerker niet te snel weer aan het werk gaan
Natuurlijk is het fijn als iemand er weer snel bovenop is. ‘Maar, pas op,’ zegt Beens. ‘Dat iemand zegt weer aan het werk te kunnen betekent niet dat dit ook echt zo is.’
‘Mensen die uitvallen omdat ze over hun grenzen zijn gegaan snappen vaak niet goed wat hen is overkomen. Ze voelen zich de eerste periode na de ziekmelding erg schuldig en zijn geneigd om te snel weer te beginnen.’
Het is dan belangrijk dat de leidinggevende hen tegen zichzelf in bescherming neemt. Bijvoorbeeld door te vertellen dat ze beter nog even thuis kunnen blijven, of door hun takenpakket langzaam op te bouwen.
Als je alert bent kun je als werkgever veel gevallen van ziekteverzuim zien aankomen en dus voorkomen. Let bijvoorbeeld op de volgende zaken:
Heeft iemand minder plezier in zijn werk? Oogt hij vermoeid of afwezig, of is hij vaak te laat? Is er een slechte werksfeer door conflicten in het team, discriminatie of pesten? Of speelt er in de thuissituatie iets dat veel spanning met zich meebrengt, zoals een scheiding of een sterfgeval?
Kom bij dergelijke signalen snel in actie en toon je betrokkenheid bij de werknemer. Maak bijvoorbeeld regelmatig tijd vrij voor een praatje en vraag hoe het gaat. Een open cultuur bevordert de motivatie van medewerkers en kan veel verzuimgevallen voorkomen.
Laat als werkgever daarnaast je waardering blijken voor de prestaties van het team en zorg voor voldoende ontspanning en pauzes. Houd ook rekening met de werk-privébalans van je medewerkers. Val hen bijvoorbeeld ’s avonds niet lastig met appjes of e-mails die ook kunnen wachten tot de volgende werkdag.
Tip 3. Vraag als werkgever niet door naar klachten
Natuurlijk wil je als werkgever weten wat er aan de hand is met een medewerker, maar wettelijk gezien is een zieke medewerker niet verplicht om de leidinggevende te vertellen wat hem of haar mankeert. Binnen de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) worden medische gegevens namelijk beschouwd als gevoelige informatie.
Nu vertellen de meeste mensen hun werkgever wel wat eraan scheelt, maar formeel hoeven ze dat niet te doen. De boodschap dat ze niet kunnen werken omdat ze ziek zijn, is voldoende.
Zet de medewerker niet onder druk
Het is in ieder geval belangrijk dat de werknemer zich niet onder druk gezet voelt om informatie over de ziekte te delen. Dit speelt een extra belangrijke rol in de relatie werkgever-werknemer.
De werknemer staat namelijk onder jouw gezag als manager. Hij kan zich hierdoor eerder verplicht voelen om informatie te delen wanneer je daarnaar vraagt.
Vragen voor een werkgever bij ziekteverzuim
Wat mag je dan wel als werkgever? Een zieke medewerker kan je niet eeuwig in het ongewisse laten. Je moet immers weten wanneer je weer op diegene kunt rekenen. Als manager mag je daarom wel vragen stellen die te maken hebben met de planning van het werk. Bijvoorbeeld hoelang iemand denkt afwezig te zijn en of hij of zij wel aangepast werk kan doen.
Je mag volgens de AVG de volgende informatie vragen en registreren over een werknemer die uit de running is:
- Het telefoonnummer waarop de werknemer te bereiken is en het (verpleeg)adres.
- Hoelang je werknemer denkt dat de ziekte gaat duren.
- Wat zijn/haar lopende werkzaamheden en afspraken zijn.
- Wat je als werkgever kunt doen om te helpen.
- Welke werkzaamheden de zieke medewerker mogelijk nog wel kan doen.
- Of de ziekte van de medewerker verband houdt met een arbeidsongeval. (Let op: hierbij mag je niet vragen of het verzuim werkgerelateerd is).
- Of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid. Dat houdt in dat je de kosten van het ziekteverzuim en re-integratie mogelijk kunt verhalen op de veroorzaker van het ongeval.
- Of de werknemer onder 1 van de 4 vangnetregelingen valt op grond van de Ziektewet. (Goed om te weten: de werknemer is daarbij niet altijd verplicht om te melden onder welke regeling hij valt).
Tip 4. Oordeel niet zelf over de ernst van de ziekte
Soms is het duidelijk dat iemand niet kan werken. Denk bijvoorbeeld aan een ziekenhuisopname. Maar vaak zijn klachten minder duidelijk, zoals bijvoorbeeld in het geval van buikpijn en hoofdpijn.
‘Werkgevers kunnen dan in de verleiding komen een oordeel te vellen over werkmogelijkheden,’ zegt Beens. ‘Maar daarmee begeef je je op glad ijs. Je weet immers nooit wat er achter zulke klachten zit.’
Hij geeft een voorbeeld. ‘Ik heb onlangs een medewerker begeleid die in eerste instantie vooral buikpijnklachten had. Na verloop van tijd vertelde hij dat hij behandeld werd voor een erfelijke aandoening. Maar dat wilde hij zijn leidinggevende dus niet vertellen.’
Je kunt als manager dus lang niet altijd inschatten hoe de echte situatie bij de zieke medewerker is. Dit kun je beter aan de bedrijfsarts overlaten.
Informatie van arbodienst
De bedrijfsarts deelt in principe alleen de informatie over een zieke medewerker die voor jou als werkgever noodzakelijk is. Alleen in uitzonderlijke gevallen kan de arbodienst op basis van toestemming van de werknemer extra medische informatie geven.
Standaard informatie
De bedrijfsarts mag zonder toestemming van de werknemer onderstaande informatie aan de werkgever verstrekken:
- Dat de werknemer (tijdelijk) arbeidsongeschikt is;
- Hoelang de afwezigheid ongeveer gaat duren;
- Wat de belastbaarheid van de medewerker is als deze (gedeeltelijk) weer aan het werk gaat;
- Welke eventuele werkaanpassingen gewenst zijn.
Op andere medische gegevens heb je als werkgever geen recht, omdat dat de privacy van de werknemer te veel aantast. Bovendien heb je die informatie niet nodig om te bepalen hoe het verder moet met de lopende werkzaamheden.
Medische informatie medewerker delen
In uitzonderlijke situaties mag de arbodienst – met toestemming van de zieke medewerker – meer medische informatie delen.
Het moet dan wel gaan om noodzakelijke informatie. Bijvoorbeeld als de werknemer epilepsie of diabetes heeft, en naaste collega’s moeten weten hoe zij moeten handelen in een noodsituatie. Het staat de medewerker natuurlijk vrij om deze informatie uit zichzelf te delen met jou als leidinggevende. Hij is het echter niet verplicht, en jij mag er niet naar vragen.
Wat je als werkgever wilt weten bij ziekte van een medewerker
Wat mag ik vragen aan mijn zieke medewerker?
Een werkgever mag zijn zieke werknemer niet vragen wat hem mankeert. Je kunt wel vragen stellen die te maken hebben met de planning van het werk. Bijvoorbeeld hoelang iemand denkt afwezig te zijn en of hij aangepast werk kan doen.
Wat kan ik als werkgever doen aan ziekteverzuim?
Als werkgever kun je ziekteverzuim in veel gevallen zien aankomen. Herken de signalen van verzuim en kom snel in actie. Houd daarnaast tekening met de werk-privébalans van medewerkers en uit je waardering voor hun prestaties. Zo zorg je voor een gezonde en open bedrijfscultuur en daarmee kun je veel verzuimgevallen voorkomen.
Welke informatie deelt de bedrijfsarts over mijn zieke werknemer?
De bedrijfsarts deelt alleen informatie over een zieke medewerker die voor jou als werkgever noodzakelijk is. Denk aan de verwachte duur van de afwezigheid en welke werkaanpassingen eventueel gewenst zijn. In uitzonderlijke gevallen kan de arbodienst – op basis van toestemming van de werknemer – extra medische informatie geven.
