Uw werknemer zegt op en een maand later is hij verdwenen. Dat vindt u jammer – of niet – maar hoe dan ook er is nog van alles te doen voordat de laatste werkdag is aangebroken. En dan hebben we het niet over het regelen van een afscheidsborrel en de bloemen.
Checklist:
- De medewerker moet schriftelijk zijn opzegging bevestigen, ondertekend en al. Dit is wettelijk verplicht!
- Nodig de werknemer uit voor een exitgesprek, daar kunt u van leren!
- Bereken het aantal opgebouwde vakantiedagen en ga na of deze vakantierechten uitbetaald moeten worden of dat de werknemer ze liever opneemt tijdens de opzegtermijn.
- Regel de eindaflossing – of laat uw administratiekantoor dit regelen. Maak daarbij gebruik van het salaris, vakantiegeld, overuren, snipperdagen, enzovoorts. Vat deze samen in een eindverrekening.
- Heeft de werknemer recent – op uw kosten – een studie afgerond? Sla dan de studieovereenkomst er nog eens op na. Waarschijnlijk kunt u een gedeelte van de kosten terugvorderen.
- Stuur informatie of een brochure over ’Pensioen en Ontslag’. De meeste pensioenfondsen hebben een speciale folder waarin allerlei zaken staan ter informatie. Als uw medewerker geen overdracht van pensioen doet, meldt u hem af.
- Verwerk de mutatie in uw personeelsinformatiesysteem of anders op een overzicht ’medewerkers uit dienst’. Voorkom dat u bedrijfspost stuurt aan ex-werknemers.
- Zorg ervoor dat laptop, mobieltje, toegangspas en sleutels ingeleverd worden. Zorg voor een lijst van bedrijfsspullen die in bezit zijn. En laat uw vertrekkende medewerker tekenen voor akkoord.
- De overdracht van de lease-auto gaat meestal gepaard met het inleveren van kentekenbewijzen, sleutels, groene kaart en eventueel het tankpasje (noteer de laatste kilometerstand). Meld in ieder geval bij de leasemaatschappij dat deze medewerker geen gebruik meer maakt van de auto. En voorzie de medewerker van de leaserapporten, autoritstaten etc. Deze heeft hij nodig bij zijn belastingaangifte .
- Vraagt uw medewerker om een getuigschrift? Gewoon doen! U bent verplicht om als werkgever aan te geven in welke periode en in welke functie de medewerker bij u in dienst is geweest. Meer hoeft niet. Maar bent u tevreden over zijn functioneren, samenwerken, collegialiteit, inzet, enthousiasme, etc. vermeldt dit dan in het getuigschrift. Uw medewerker is er trots op.
- Tot slot: geef de vertrekkende medewerker een aandenken of een relatiegeschenk. Zorg ervoor dat ex-medewerkers met een positief gevoel terugdenken aan uw bedrijf.
