Heb je al een jaarplanning gemaakt voor 2012? En denk je alle targets en doelstellingen te gaan halen? Podiumauteur Jaldhara Groeneveld geeft 7 tips om dit jaar een haalbare jaarplanning te maken.
De artikelen over ‘goede voornemens’ en ‘je beste jaar ooit’ vlogen je afgelopen maand om de oren. De één belooft nog meer dan de ander. Maar hoe zit het met de haalbaarheid van alle tips en ideeën? Ik bedoel: het is niet dat ik niet van plannen maken houd. Sterker nog, ik houd er erg van. Maar ik houd nog veel meer van plannen waarmaken.
Niet realistisch
In de praktijk blijkt vaak dat we ontzettend veel willen. We beloven onszelf én de ander van alles zonder van te voren te checken of dit wel haalbaar is. We denken dat we het wel redden als we maar een beetje plooibaar zijn. De uitdrukking ‘onder druk wordt alles vloeibaar’ wordt dan ook vaak te pas en te onpas gebruikt.
Een organisatie is niet realistisch bezig als de planning van de individuele medewerkers niet op orde is. Maar hoe maak je een haalbare planning, voor jezelf en voor je organisatie? Of het nu een jaarplanning, een weekplanning of een planning voor het behalen van een ander persoonlijk doel is, voor alle situaties krijg je te maken met dezelfde valkuilen. Ik beschrijf hieronder de grootste fouten en dé manier om wel een realistische jaarplanning te maken.
Demotiverend
Een voorbeeld van de problemen die een niet realistische jaarplanning met zich meebrengt: Een gemeente vraagt mij om met het beleidsteam een realistische jaarplanning voor het komende jaar te maken. Ik begin met een persoonlijke, haalbare planning voor alle teamleden. We zorgen dus eerst dat hun eigen planning op orde is. Aan de hand van hun kerntaken maken de teamleden duidelijk wat ze moeten doen, hoeveel tijd dit kost en wanneer dit moet gebeuren.
Daarna zijn we toe aan de gezamenlijke jaarplanning en komen de wensen van de gemeente op tafel. Wat is er bijvoorbeeld al aan het college beloofd? Al snel lopen we tegen een aantal pijnpunten aan:
- De medewerkers hebben minder tijd over dan ze dachten.
- Dat wat ingepast móét worden, kost veel meer tijd dan aanvankelijk werd gedacht.
- Er zijn al toezeggingen gedaan. Hier komt de ach-dat-kan-er-toch-wel-bij-gedachte om de hoek kijken.
- Er is onvoldoende nagedacht over wie er allemaal betrokken zijn en of de betrokkenen hier wel tijd voor hebben.
- Er is te weinig nagedacht over wie het werk moet uitvoeren.
- Er is eigenlijk geen mogelijkheid meer om klussen terug te geven aan het college.
Nu deze problemen boven water zijn gekomen, dreigt het team de moed te verliezen. Ze zijn niet meer gemotiveerd een jaarplanning te maken. Ze zeggen: ‘waarom gaan we ons jaar plannen als we niet zelf mee kunnen denken over de haalbaarheid van de beloftes van de wethouders en burgemeester?’
En dát is nu net de reden waarom deze gemeente mij heeft ingehuurd om tóch een jaarplanning te maken. Ze wil de vicieuze cirkel van ‘een gemeente die z’n afspraken toch niet nakomt’, doorbreken. Ze wil specifiek dit jaar gebruiken als opmaat voor volgende jaren. En daarbij neemt ze op de koop toe dat het dit jaar geen perfecte planning krijgt. Als het team dit hoort van de gemeentesecretaris zijn ze bereid de handschoen op te pakken.
Richting en focus aanbrengen
In het bovenstaande voorbeeld zijn we op het punt aangekomen waarop het puzzelen begint. Want een jaarplanning maken is een puzzel waarin keuzes moeten worden gemaakt en keuzes moeten worden voorgelegd. Zodat jij én de ander richting en focus kunnen aanbrengen in de dagelijkse praktijk. We weten dit eigenlijk allemaal en toch blijkt het in de praktijk lastig te zijn. Niet omdat het an sich moeilijk is een jaarplanning te maken, maar wel omdat een jaarplanning zoveel mensen en werkgebieden raakt.
De jaarplanning van deze gemeente was een voorbeeld, maar ik durf te wedden dat je er wel wat van herkent. Daarom wil ik mijn 7 geheimen van een goede jaarplanning met je delen, zodat ook jij in staat bent om een effectieve en efficiënte jaarplanning te maken.
- Begin met je eigen tijd inzichtelijk te krijgen: is wat je wilt doen haalbaar en realistisch
- Kijk kritisch of jouw kerntaken nog dezelfde zijn als vorig jaar en of ze helder gedefinieerd zijn.
- Pak de jaardoelen van de organisatie erbij en kijk wat specifiek voor jou bestemd is. Kijk ook in welke werkprocessen van anderen jij verwacht wordt te presteren. Bereken hoeveel tijd deze werkzaamheden kosten.
- Definieer van wie jij afhankelijk bent en wie afhankelijk van jou is. Zijn jullie agenda’s op elkaar afgestemd? Zo niet, wat moet er gebeuren om deze afgestemd te krijgen?
- Benoem wat je, vanuit de jaardoelen, moet doen. Kijk hoeveel tijd je daaraan kwijt bent en wanneer je deze tijd, ook weer gezien vanuit de organisatieplanning, moet inplannen.
- Je weet nu wat je moet doen vanuit de bedrijfsdoelen (punt 3 t/m5). Doe nu een dubbelcheck of dat wat je moet doen past in je persoonlijke tijdsplanning. Kijk dus of je de verwachtingen kunt waarmaken. Zijn je inschattingen realistisch?
- Ga met de andere betrokkenen om tafel zitten en maak keuzes in wat kan en niet kan. Zo komen alle neuzen dezelfde kant op te staan.
Samenwerken
Voor mij is het maken van een jaarplanning een ultieme vorm van samenwerking: samen werk je aan het nieuwe jaar. Samen omdat je elkaar nodig hebt, omdat je afhankelijk van elkaar bent. Een jaarplanning is ook een kwestie van met elkaar de schouders eronder zetten. Waarin iedereen vanuit z’n eigen functie z’n verantwoordelijkheid pakt en iedereen z’n eigen talent inzet om de jaarplanning voor elkaar te krijgen.
Individuele verantwoordelijkheden
Een goede samenwerking kan echter niet zonder het oppakken van eigen verantwoordelijkheden. Het kan ook niet zonder los te laten wat niet bij jou hoort. Het vraagt dat je je eigen en andermans kennis en kunde effectief én efficiënt inzet. Voor een goede jaarplanning moet je daarom altijd weten:
- Wat de klus is die geklaard moet worden;
- Wat jij moet doen;
- Welke keuzes c.q. afspraken jullie moeten maken;
- Wat de context is waarin dit zich afspeelt.
En jij? Hoe maak jij een jaarplanning? Ik lees je ervaringen, maar ook jouw tips, graag. Daarvoor kun je hieronder een reactie achterlaten.
Eerdere bijdragen
- Checklist effectief delegeren
- Een open bedrijfscultuur met ruimte voor fouten
- Doorbreek de productiviteitscirkel niet
- Het actie-consequentiemodel
Over de auteur:
Jaldhara Groeneveld is eigenaar van trainingsbedrijf Moeiteloos Meer Resultaat
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder ‘activiteiten’ uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek ‘Het beste van MT Podium’.
Afbeelding via Dashmote
