Geen producten in de winkelwagen.
Een van de vereisten voor de arbeidsovereenkomst is het betalen van (een vorm van) loon aan de werknemer. Nu laatstgenoemde veelal afhankelijk is van loon als bron van inkomsten heeft de wetgever, begrijpelijkerwijs, een aantal strenge regels opgesteld voor het inzichtelijk en accuraat betalen daarvan.
Een werkgever, privépersoon of een vennootschap, dient voor een correcte periodieke uitbetaling van het loon zorg te (laten) dragen. Hoewel er nog steeds bepaalde (industriële) sectoren zijn waar per vierwekelijkse termijnen wordt betaald, ontvangt de gemiddelde werknemer zijn salaris maandelijks. Meestal zal het salaris tussen de 20ste en 24ste van de maand worden uitbetaald. Dat is meteen ook de periode waarop de belangrijkste maandelijkse lasten worden afgeschreven.
Om ervoor te zorgen dat een salaris ook steeds op de, voor die onderneming, gebruikelijke datum wordt betaald, is in artikel 7:625 van het Burgerlijk Wetboek een soort boete (‘prikkel tot tijdige betaling’) ingevoerd. Als de werkgever niet uiterlijk binnen drie dagen na de gebruikelijke datum het salaris heeft betaald, kan de werknemer aanspraak maken op een wettelijke verhoging. Deze boete kan oplopen tot maximaal 50% van het normaliter verschuldigde salaris. Overigens geldt slechts de verplichting tot betaling van een dergelijke boete als de te late salarisbetaling door toedoen van werkgever is ontstaan. Daarnaast kan eventueel nog aanspraak worden gemaakt op de wettelijke rente over het verschuldigde salaris (plus laatstgenoemde wettelijke verhoging).
Loonstrookje
Naast de verplichting tot het periodiek en tijdig betalen, is de werkgever verplicht om een maandelijkse specificatie aan de werknemer te verstrekken; het bekende loonstrookje. Daarop moet een exacte onderbouwing van het brutosalaris, inclusief de afdracht aan sociale premies, opbouw vakantiebijslag, pensioen et cetera zijn vermeld.
Salarisadministratie
Dat het voeren van een salarisadministratie en het verstrekken van een loonstrookje accuraat moeten plaatsvinden, blijkt maar weer eens uit een recente uitspraak van de kantonrechter Sittard. De betrokken werkgever, die een uitzendorganisatie voerde, bleek niet in staat om voor haar werknemers een tijdige en correcte betaling van loon en vakantiebijslag te verzorgen. Daarnaast zouden de onkostenvergoedingen en overuren, niet (correct) uitbetaald worden. Bovendien hadden de werknemers gedurende een langere periode geen loonstroken ontvangen.
Nadat daar tevergeefs om was gevraagd, zagen de betrokken werknemers zich uiteindelijk genoodzaakt om in een kort geding correcte betaling van loon en vakantiebijslag, onkostenvergoedingen en overuren af te dwingen. Datzelfde gold voor de deugdelijke verstrekking van de loonstroken.
Verweer
Werkgever verweerde zich in deze procedure door te stellen dat er grote fouten waren gemaakt in de salarisadministratie, met als gevolg dat deze in het geheel opnieuw moesten worden opgesteld over dat hele jaar, 2009. De loonstroken konden pas over acht weken, na vervolmaking van de juiste administratie, worden verstrekt. Daarnaast stelde de werkgever dat een aantal van de gevorderde posten niet in een kort geding konden worden behandeld omdat dat een procedure van eenvoudige aard is.
Oordeel van de kantonrechter
De kantonrechter was kort en duidelijk wat betreft het verweer van de werkgever en schoof dit als onjuist terzijde. Allereerst bepaalde de kantonrechter dat het feit dat de loonadministratie niet juist is opgemaakt door interne fouten, geheel in de risicosfeer van de werkgever ligt. Als een werkgever om dergelijke reden niet in staat is om een precieze loonberekening te maken, dan moet ze maar op grond van de opgebouwde ervaringen en een reconstructie ‘van voorgaande loonbetalingen’ een redelijk voorschot op het loon betalen.
De werkgever heeft dit in dit geval nagelaten totdat de werknemers met een faillissementsaanvraag dreigden. Daarna vond slechts eenmalig een voorschotbetaling plaats en bleef een structurele oplossing uit.
Vonnis
Verder oordeelde de kantonrechter dat een (goed) werkgever te allen tijde dient te beschikken over een correcte en actuele loonadministratie. Daar voegde de kantonrechter aan toe dat juist om die reden veel werkgevers een back-up maken van de loonadministratie, dan wel deze laten verwerken door een loonadministrateur of accountant.
Om deze redenen oordeelde de rechter ook, kort en goed, dat het verweer van de werkgever dat de loonvordering dient te worden afgewezen omdat deze claims niet kunnen worden ‘nagekeken’ in de slechte administratie, (juridisch) onjuist en onzinnig was. Dat een en ander niet kan worden nagekeken, komt immers door slechte administratie, waar deze waterdicht en inzichtelijk had moeten zijn.
Nu de kantonrechter in kort geding niet tot in detail kon ingaan op vorderingen van de werknemer veroordeelde hij de werkgever tot het opmaken van een begroting naar billijkheid.
Ten slotte oordeelde de rechter dat de werkgever alsnog deugdelijke loonstroken aan haar werknemers moet verstrekken. Gezien de administratieve problemen heeft de kantonrechter de werkgever daar wel een maand de tijd voor gegeven. Met daarbij een (gematigde) dwangsom voor het geval werkgever daartoe niet zou overgaan.
Conclusie
De les die hieruit valt te trekken is dat u als werkgever uw loonadministratieve zaken het beste goed op orde heeft en bij eventuele problemen, in ieder geval, op basis van een redelijke inschatting van (gemiddelde) voorgaande betalingen tot uitbetaling van een voorschot overgaat.
Dit artikel is geschreven door Tijmen Martens van Certa Legal Advocaten. Certa Legal Advocaten adviseert u graag op het gebied van arbeidsrecht.
