De huidige economische situatie ziet er dan wat florissanter uit dan een jaar geleden. De crisis is nog lang niet voorbij en economische vorsers zien slechts een broos herstel of denken zelfs aan de mogelijkheid van een dubbele dip. Wat het ook gaat worden, er moet bespaard worden.
Kostenbeheersing of beter: kostenbesparing staat voorlopig nog bovenaan de agenda’s van directie-overleggen. De opdracht aan de CIO en IT manager/director is helder en ondubbelzinnig: ‘Dezelfde diensten leveren met dezelfde kwaliteit, maar tegen flink lagere kosten’.
De kaasschaaf
Kosten drukken en plat bezuinigen is niet moeilijk. Een beetje afhankelijk van de situatie wordt de kaasschaafmethode gebruikt of de botte bijl gehanteerd.
Bij de kaasschaaf gaat gewoon om-en-nabij de 10 procent van ieders budget af. De desbetreffende budgethouder lost het verder maar op. Sommige zijn daar beter in dan anderen. Hier en daar zal het best wat knellen maar dat is het dan. En daar waar een ‘oeps’ moment zit, wordt dit achteraf gecorrigeerd.
De botte bijl
Vervelender wordt het wanneer grotere bedragen moeten worden bespaard. Dan komt de botte bijl er aan te pas. Door wijzigingen in de organisatie probeert men onderdelen (lees: medewerkers) overbodig te maken en hen af te laten vloeien. Projecten worden gestopt, externe medewerkers en ‘kortverbanders’ worden als eerste bedankt voor hun diensten.
Om voor de volgende kwartaalrapportage aantoonbaar maatregelen genomen te hebben, gaat een en ander gepaard met haast en is zorgvuldigheid ver te zoeken.
Grote kans dat het kind met het badwater wordt weggegooid. Afscheid nemen van medewerkers is afscheid nemen van opgebouwde kennis, vaardigheden, relaties en netwerken. Die zullen node gemist zullen worden in de volgende fase van de economische cyclus.
Het bedoelde wegsnijden van vet loopt uit op hakwerk in gezond vlees en bot met averechtse gevolgen voor de langere termijn continuïteit.
Is er een derde optie?
Is de vergelijking met ‘paniekvoetbal’ hier op zijn plaats? Je zou het wel denken. Alle aandacht is intern gericht, klanten en leveranciers worden genegeerd. Een Pavlov reactie en zo voorspelbaar.
Moet er dan niet bespaard worden? Ja zeker, er kan altijd bespaard worden. De kosten van ICT zijn bij de meeste bedrijven tot wel 30 procent hoger dan noodzakelijk.
En de kwaliteit dan? Die hoeft zeker niet te leiden onder besparingen mits deze doelgericht worden uitgevoerd. Vaak gaat deze nog omhoog ook.
Hiervoor hoeft niet gewacht te worden op een mondiale crisis. De baten van besparingen kunnen elk moment geïncasseerd worden en dragen dan mooi bij aan de winst.
Besparen met visie
Klinkt besparen met visie onwaarschijnlijk en als te mooi klinkt om waar te zijn? Niet wanneer wordt uitgegaan van een visie waarbij besparingen worden gerealiseerd door het opsporen en wegnemen van verspillingen en kosteninefficiëntie.
Bij sommige bedrijfsonderdelen zijn grote besparingen mogelijk zonder dat dit invloed heeft op de kwaliteit van de ‘productie’. Daar staat tegenover dat bij andere afdelingen misschien wel extra budget nodig is om optimaal te functioneren.
Nu is 10 procent besparen meestal wel mogelijk door net even wat scherper te zijn. Om naar de 30 procent en hoger te gaan met behoud van kwaliteit, is een strategie nodig.
Keuzes maken
Strategie is vooral keuzes maken wat wel te doen en vooral ook: wat niet te doen om zo de focus te houden op een gesteld doel. Dat klinkt goed, maar het is ook eng want wie kiest kan ook een verkeerde keuze maken. En beoordelingsfouten worden niet gewaardeerd. Leren doe je maar in je eigen tijd en voor eigen rekening.
Ziehier, de reden waarom de kaasschaaf zo populair is. Daarmee hoeven geen keuzes te worden gemaakt, niets uitgelegd of verdedigd te worden en het past lekker in het poldermodel van 'iedereen hetzelfde’. Bovenal is deze aanpak vooral veilig.
De kans om boven het maaiveld uit te steken en een voorsprong te pakken op de concurrentie is daarmee natuurlijk wel bekeken.
Dan is het beter om toch maar een strategie te ontwikkelen voor het besparen op ICT-kosten en deze gelijk aan te vullen met een visie en aanpak om onnodige ICT-kosten in de toekomst te voorkomen.
Grote klappen, snel thuis
Om een strategie vast te stellen kan natuurlijk een werkgroep worden gestart die eerst drie vergaderingen nodig heeft om de agenda samen te stellen en een aantal wielen uit te vinden. Daarna moet een projectteam worden geformeerd, liefst met een aantal senior service- procurement- en projectmanagers, die ernstig kijken en een stevig tarief per uur schrijven.
Laten we dat niet doen want het geld stroomt nog harder weg, elke dag weer. Het lek moet gedicht worden, zo snel mogelijk.
De benodigde strategie betreft een aanpak waarin snel, risico-arm en bij voorkeur zonder substantiële investeringen veel kosten bespaard worden.
Ongeveer 80 procent van de kosten tijdens de lifecycle van een informatiesysteem zit in exploitatie- en beheerfase. Dit is natuurlijk de plek om focus op te leggen. Terwijl de managementattentie op projecten gericht is, zitten de meeste 'bleeders' in de exploitatie-, en beheerfase.
De focus is daarmee vastgesteld. Vervolgens moet in de strategie opgenomen worden hoe besparingen gevonden en gerealiseerd gaan worden.
Eerst inzicht
Het begint met inzicht in de kostenbesteding. Welke ICT kosten worden gemaakt en ten behoeve van wat en wie. Dit lijkt een schot voor open doel maar heel veel organisaties hebben dit inzicht niet. Het ontbreekt hen simpelweg aan inzicht in de kosten, maar ook in de gebruikte middelen en diensten.
Echt inzicht in de kosten bevindt zich altijd in De Gulden Driehoek tussen de 3 C's: Cost, Configuration en Capacity. Verlies er eentje uit het zicht en de kosten gaan omhoog. Gegarandeerd.
Al tijdens de inventarisatie-fase wordt inzichtelijk dat er kosten worden gemaakt die aan niemand zijn toe te kennen. De eerste besparingen dienen zich aan: we betalen voor zaken die eigenlijk niemand gebruikt. Actie: strepen in deze posten! Het is laag hangend fruit wat onmiddellijk geconsumeerd dient te worden. De kosten staan immers elke maand opnieuw op de rekening.
Gestructureerd zoeken
Strategie staat voor plannen en dat is precies wat gedaan moet worden nadat het inzicht is gekregen in de kostenstructuur van het ICT landschap. In de zoektocht naar de snelste en grootste besparingen heeft het de voorkeur om een snelle methodiek te hanteren waarmee binnen het ICT landschap juist die sectoren eruit worden gelicht waar het grootste besparingspotentieel ligt. Hoe? Met een vergelijkend warenonderzoek, een benchmark.
Reken uit wat de kosten per gebruiker, per soort dienst zijn. Doe dit bijvoorbeeld op het gebied van KA of Rekencentrum-diensten en vergelijk de uitkomst met de waardes die worden gerealiseerd door anderen in een vergelijkbare positie: de Peer Group. Zo kan eenvoudig vastgesteld of in deze sector een besparingspotentie zit en hoe groot deze is.
De sectoren waarvan de kosten aanzienlijk hoger liggen dan 'marktconform' worden vervolgens verder uitgediept om te achterhalen wat de oorzaak is van deze afwijking.
Daar waar de kosten niet opmerkelijk hoger zijn dan elders hoeft voorlopig geen tijd te worden besteed aan een uitgebreid onderzoek. Scheelt tijd, scheelt geld.
Rationaliseren
Op basis van de verkregen informatie wordt vervolgens een keuze gemaakt tussen de diverse besparingsmogelijkheden. Welke als eerste, welke kunnen gecombineerd worden, etcetera. Deze volgorde hangt af van een aantal aspecten, zoals: grootte van de besparing, benodigde inspanning, ingangsdatum, doorlooptijd, risico, invloed kwaliteit, relatie met lopende projecten, etc.
Hieruit volgt een kalender voor de Rationalisatieslag, waarin de besparingen vlot en doelgericht gerealiseerd en geeffectueerd worden.
Besparen zonder investeren
Verrassend genoeg zal bij deze aanpak een fors aantal besparingen gerealiseerd kunnen worden waarbij nauwelijks investeringen nodig zijn. Besparingen die direct geld opleveren en waarbij de kwaliteit onveranderd blijft of in en aantal gevallen zelfs stijgt.
Hierbij is een goed doordachte strategie nodig, die er op gericht is om verspillingen en inefficiënties snel te vinden, weg te nemen en te voorkomen.
Zo kan veel beter voldaan worden aan de initiële opdracht dan het inzetten van een fantasieloze kaasschaaf, of de lompe bijl die meer stuk maakt dan lief is. Uiteindelijk lopen de werkelijk gerealiseerde besparingen vanzelf op zonder dat de business als ICT afnemer dit merkt in functionaliteit, service en werkwijze.
Dit podium artikel is geschreven door Kurt de Koning, managing partner Ratio Consultants
